Samordnet rapportering for 2023
Samordnet rapportering til NIF for idrettsåret 2023 åpner 1. april. Besøk gjerne NIF sin informasjonsportal om rapportering for mer informasjon og nyheter fra dem. Er du ny til rapportering kan du eventuelt ta en kikk på NIFs webinar om rapportering fra i fjor.
Når Samordnet rapportering åpner kan klubben logge inn hos NIF for å se medlemstall som er rapportert inn i året som gikk. Hvis klubben byttet til Spond Club i løpet av fjoråret vil du se tall rapportert både fra Spond Club og det andre medlemssytsemet.
Hvis du mener det er avvik, har du mulighet til å dokumentere dette ved å bruke rapport fra Spond Club under Innsending til NIF (og event rapporter/utskrifter fra annet medlemssystem dersom klubben byttet til Spond Club i fjor).
Hvordan kan klubben forberede seg i Spond Club?
Under vil vi ta for oss hva klubben konkret bør gjøre for å få best mulig uttelling på rapporteringen for idrettsåret 2023.
Jo mer dere har på plass før samordnet rapportering åpner 1. april, jo riktigere vil rapporteringen deres bli.
Verdt å huske på!
Medlemmer som har betalt medlemskontigent for kalenderåret 2023 vil være tellende medlemmer hele året, selv om de meldes ut i løpet av året. For aktive medlemmer vil Nif-gren bli løpende registrert hos NIF.
For å få ut din klubbs rapport for 2023 i Spond club, går du til:
Medlemmer -> Innsending til NIF og Last ned grunnlag for samordnet rapportering 2023
Dette må klubben ha kontroll på:
Innsending av medlemmer til NIF
Medlemmer -> Innsending til NIF. Dersom klubben har mange som ikke er innsendt så må dere ha det på plass så fort som mulig. Husk at det er to faner De som Venter på innsendelse og Mangler informasjon.
Medlemmer som er fritatt for kontingent vil ikke bli regnet som medlemmer hos NIF. Dersom noen er fritatt ved en feil kan du fjerne fritaket slik at de kan betale likevel. Hvis de betaler innen 30.mars så vil de telle.
Sjekk betalingsforespørsler med meldemskontingent og treningsavgift
Ved å gå til de betalingsforespørslene som gjaldt kontingent eller treningsavgift i 2023 kan man se status på innbetaling.Er det mange som skulle ha fått kontingent, men som dere ikke har sendt til enda? Send de ut nå selv om det er 2024.
Er det mange som ikke har betalt? Send purringer , selv om frist har gått ut. De må bruke den opprinnelige betalingsforespørselen hvor betalingen er NIF -registrert for 2023. Dersom medlemmer betaler kontingent før 30.mars vil de telle. Medlemmer som er sendt inn, men som ikke har betalt blir ikke regnet som tellende medlemmer. En ting man kan gjøre for å sende betalingen på ny er å frita og så ta vekk fritaket igjen, da blir det sendt nytt varsel og epost. Dette må gjøres på ett og ett medlem.
Når dere har tatt ut rapporten fra Spond Club
På forsiden av rapporten vil dere se en oversikt basert på totalt antall medlemmer (aktive og andre), samt en oversikt over en fordeling på grener.
Dersom tallene ikke stemmer, må man gå til fane nr 2 i filen og sjekke at kjønn og alder er registrert på alle og eventuelt gå gjennom og oppdatere det.
Grenen er basert på hvem som har grenen i øyeblikket man tar ut rapporten.
Spond Club har ikke lagret grener gjennom året før januar 2024. Så de som har hatt en gren i løpet av 2023 og deretter har sluttet i grenen før rapporteringen, vil personen ikke være registrert i dette grunnlaget med den grenen. Gjelder også deaktiverte. Dersom medlemmet var sendt inn til NIF, vil grenen likevel være oppdatert hos NIF. For idrettsåret 2024 vil grener gjenspeiles gjennom hele året i grunnlaget i Spond Club ved samordnet rapportering i 2025.
Når det virker som om noe ikke stemmer
Det kommer ikke opp noe på grunnlaget under Innsending til NIF
Det kommer ikke opp noe på grunnlaget under Innsending til NIF
Årsaker til at det enten mangler betalinger eller grener kan være at
Betalingsforespørselen er ikke satt opp til å være NIF medlemskontingent. Ta kontakt med Spond Supportteam for å få hjelp med dette.
Det er ikke satt NIF-gren på alle gruppene, slik at mange mangler gren. Gå på Avdelinger og Grupper og gå gjenneom gruppene og velg gren for de som har aktive medlemmer. Når det er gjort, ta kontakt med Spond Support så dette kan synkroniseres manuelt med NIF.
Medlemstypen er ikke satt opp til å synkronisere med NIF. Gå til Klubbinnstillinger -> Medlemstyper og kryss av om medlemstype skal synkronisere. De som har denne medlemstypen vil da dukke opp under Innsending til NIF og kan sendes inn.
Les mer om oppsett av NIF-integrasjonen.
Det er stor forskjell på antall innsendte medlemmer og de som burde være innsendt
Det er stor forskjell på antall innsendte medlemmer og de som burde være innsendt
Årsaker til at dette tallet er er lavere eller høyere enn forventet kan være at
Medlemmer har en medlemstype som ikke er NIF-synkronisert
Medlemmer har feil medlemstype
Medlemmer har endret medlemstype i løpet av året
Klubben nettopp har blitt integrert med NIF og har meldt inn dette i annet system for 2023.
Det er stor forskjell på antall medlemmer som burde ha fått medlemskontingent og det som er registrert hos NIF
Det er stor forskjell på antall medlemmer som burde ha fått medlemskontingent og det som er registrert hos NIF
Årsaker til at dette tallet er er lavere eller høyere enn forventet kan være at:
Medlemmer er fritatt, de vil ikke telle hos NIF. Minimum sats er 50 kr/ pr medlem
Det er mange som er klare til å bli lagt til på betalingsforespørselen med medlemskontingent, men det er ikke sendt ut til dem. Så lenge de sendes ut og betales før 1. april vil de bli registrert, så det er ikke for sent å sende de ut / betale.
Betalingsforespørselen er ikke satt opp med NIF-rapportering, og betalingene blir dermed ikke innrapportert. Krever teknisk hjelp fra Spond.
Klubben har ikke sendt ut en betalingsforespørsel med medlemskontingent i Spond Club for 2023.
Klubben startet med Spond midt i året 2023 og en del krav ble sendt ut via et annet system. Da vil ikke tallene fra det andre systemet vises i Spond Club.
Klubben har nettopp har blitt integrert med NIF og alt i 2023 ble meldt inn i annet system.
Feilkilder og feilsøking
Feilkilder og feilsøking
Under medlemshåndteringen vil det oppstå situasjoner hvor man ikke får gjort ønsket handling.
Noen typiske feil ved innsending til NIF:
Barnet er registrert med foresattes kontaktinformasjon, eller er foresatt på seg selv.
Det er flere enn ett etternavn i etternavnfeltet (I Folkeregisteret er det kun tillatt med et etternavn. Etternavn med bindestrek regnes som ett etternavn.) Mellom navn skal stå i fornavnfeltet
Medlemmer og foresatte godkjenner ikke medlemsskapet. Man må dessverre bare fortsette å purre og forsøke å få de til å gjøre det.
Feilmeldinger leses ikke ordentlig, så clubadministrator skjønner ikke hva som er feil.
Man mangler mye av informasjonen som NIF krever og medlemmet blir ikke klar for innsending. Dersom man ikke har en epost på medlem eller foresatt må man kontakte de manuelt om dette.
Vi har samlet viktig og generell informasjon om integrasjonen til NIF i en egen guide.