Informations sur les membres

Cet article donne un aperçu des types d'informations que vous pouvez voir et gérer pour un membre dans Spond Club. Voici un résumé des points clés :

Informations de base

Lorsque vous ouvrez le profil d'un membre, vous verrez d'abord les informations de base sur le membre. Cela inclut le nom, la date de naissance, les coordonnées et le statut de membre. Ces informations vous donnent un aperçu rapide de qui est le membre et de ses détails. La fonction 'Modifier' des informations sur le membre vous permet de mettre à jour et de modifier les informations d'un membre.

En plus des informations de base, vous pouvez également consulter les champs personnalisés ajoutés pour le club. Ces champs peuvent inclure des informations spécifiques telles que les allergies, les besoins médicaux ou d'autres détails pertinents dont le club doit être informé. Cela vous permet d'adapter la gestion des membres aux besoins spécifiques du club.

Groupes et sous-groupes

Vous pourrez également voir à quels groupes et sous-groupes appartient le membre. Cela inclut à la fois les groupes principaux et les sous-groupes auxquels ils sont associés. Ces informations aident les administrateurs du club à garder une trace de la participation du membre à diverses activités et équipes. Grâce à l'option 'Ajouter au groupe', vous pouvez placer le membre dans d'autres groupes au sein du club. Cette fonction montre également à quels groupes le membre appartient déjà.

Consentement

Dans cette vue, vous pouvez voir les conditions du club et le consentement pour les photos. Chaque entrée comprend une brève description des détails du consentement, le statut actuel (si le membre a donné son accord) et un lien vers le site web ou le document correspondant.

Décharges supplémentaires

Dans cette vue, vous pouvez voir toutes les conditions personnalisées ou supplémentaires créées dans les Formulaires d'inscription et ou les Les cours et les académies dans le menu latéral. Vous trouverez un aperçu du titre de la condition, une description, la date d’acceptation, le type de condition, si elle est obligatoire ou non, les options disponibles le cas échéant, ainsi qu’un lien vers le site web ou le document correspondant.

Tuteurs

Pour les membres plus jeunes, vous trouverez également des informations sur les responsables légaux ou les contacts de paiement. Cela est utile pour la communication et la facturation, afin de toujours savoir à qui s’adresser pour des informations ou des paiements.

Lisez cet article pour savoir comment retirer un responsable légal d’un membre, et comment les responsables sont liés aux membres dans les groupes.

Demandes de paiement

Ici, les demandes de paiement que le membre a reçues et leur statut sont affichés. Vous pouvez voir quels paiements ont été envoyés au membre, lesquels ont été payés et lesquels ne l'ont pas été. Les informations détaillées incluent le nom de la demande et son statut, tel que exonéré, payé, impayé ou échoué.

Cours (Les cours et les académies)

La participation du membre aux cours et aux inscriptions aux événements sera également disponible dans son profil. Cela donne un aperçu des activités du membre au sein du club, ainsi qu'un historique des cours et événements précédents auxquels il a participé. Vous verrez également le montant payé ainsi que tout solde restant. Si le cours ou l’inscription comprend un paiement, le statut du paiement sera également affiché.

Synchronisation avec le profil principal Spond

Lorsque des membres et des parents sont ajoutés dans Spond Club, deux situations peuvent se produire :

Si la personne n’a jamais utilisé Spond auparavant, elle recevra une invitation à créer un profil Spond principal, qui sera ensuite lié au Spond Club du club.
Si la personne possède déjà un profil Spond principal, son profil sera synchronisé avec Spond Club, et l’administrateur du club verra un logo Spond associé au membre sur la page des membres de Spond Club.

Chaque personne gère son propre profil Spond. Une personne peut avoir plusieurs adresses e-mail liées à son profil, par exemple différentes adresses pour différents groupes ou clubs. Les adresses e-mail ajoutées au profil doivent appartenir uniquement à la personne concernée et non à d’autres membres de la famille — ceci afin que chaque individu dispose de son propre profil Spond unique.

Il est également important de savoir que chaque profil Spond a une adresse e-mail principale, et que toutes les notifications et messages sont envoyés à cette adresse principale. Celle-ci peut être différente de celle utilisée dans votre club.

L’administrateur du club ne peut pas voir dans Spond Club quelles adresses e-mail et quels noms une personne a enregistrés dans son profil Spond principal. Seule la personne elle-même et le support Spond ont accès à ces informations.

Difficultés pour les administrateurs de club liées à la synchronisation avec le profil Spond principal

Si un enfant dans Spond Club a l’adresse e-mail ou le numéro de téléphone du parent enregistré comme le sien, cette information doit être supprimée immédiatement et le parent ajouté comme parent/tuteur avec ses propres coordonnées. Sinon, cela peut entraîner des erreurs comme des doublons, des problèmes d’envoi à la NIF, ou l’affichage du nom du parent à la place de celui de l’enfant dans l’application.
Si un homme a ajouté l’adresse e-mail de sa femme comme adresse secondaire sur son propre profil Spond, et que l’administrateur du club ajoute la femme comme membre avec cette même adresse, son nom et son adresse seront automatiquement remplacés par ceux de son mari, car l’adresse est liée au profil principal du mari.
Si une personne ajoute par erreur l’adresse e-mail d’un autre parent ou d’un enfant à son propre profil, cela peut créer de la confusion pour la personne, la famille et les administrateurs du groupe ou du club.
Parfois, un administrateur de club peut remarquer que lorsqu’il ajoute un membre ou un parent, le nom ou l’adresse e-mail se modifie automatiquement et ne peut pas être corrigé. Cela se produit parce que les données se synchronisent avec le profil Spond de la personne.
Un administrateur de club ne peut pas modifier l’adresse e-mail d’une personne dans Spond Club — cela doit être fait par la personne elle-même dans l’application ou sur www.spond.com.
Un problème fréquent survient lorsqu’un parent crée un profil au nom de son enfant, mais utilise sa propre adresse e-mail ou son propre numéro de téléphone.

Questions fréquentes

Comment puis-je mettre à jour les informations de contact d’un membre dans Spond Club?

Pour mettre à jour les informations de contact d’un membre, accédez à son profil et cliquez sur l’option Modifier dans la section des informations de base. Ici, vous pouvez effectuer les modifications nécessaires aux coordonnées du membre, comme le numéro de téléphone, l’adresse e-mail ou l’adresse postale, puis enregistrer les mises à jour.

Puis-je ajouter des champs personnalisés au profil d’un membre dans Spond Club?

Oui, vous pouvez ajouter des champs personnalisés au profil d’un membre pour collecter des informations spécifiques, telles que des allergies, des besoins médicaux ou des coordonnées supplémentaires. Ces champs personnalisés peuvent être configurés dans les paramètres du club et apparaîtront dans le profil de chaque membre pour une gestion simplifiée.

Comment puis-je attribuer un membre à plusieurs groupes au sein du club?

Pour attribuer un membre à plusieurs groupes, accédez au profil du membre et sélectionnez l’option Ajouter au groupe. De là, vous pouvez choisir les groupes supplémentaires auxquels le membre doit rejoindre. Répétez ce processus pour chaque groupe auquel vous souhaitez ajouter le membre, et n’oubliez pas d’enregistrer vos modifications.

J’essaie de supprimer l’adresse e-mail d’un tuteur du membre et d’ajouter l’adresse e-mail propre de l’enfant, mais elle réapparaît. Pourquoi cela se produit-il?

Dans Spond, un profil peut avoir à la fois une adresse e-mail et un numéro de téléphone associés. Si le profil d’un enfant dans Spond Club affiche par erreur l’adresse e-mail et le numéro de téléphone du tuteur comme les siens, vous devez supprimer simultanément le numéro de téléphone et l’e-mail et enregistrer les modifications en une seule opération pour désassocier complètement le membre du profil du tuteur. Si vous ne faites pas cela, l’e-mail réapparaîtra car le lien avec le profil du tuteur n’a pas été totalement rompu. Une fois que l’adresse e-mail et le numéro de téléphone du tuteur sont supprimés et que le profil est enregistré, vous pouvez ajouter l’adresse e-mail propre de l’enfant en le modifiant à nouveau.

J’essaie d’ajouter un tuteur, mais le système change le nom. Pourquoi cela se produit-il ?

Dans Spond Club, lorsque vous ajoutez un parent ou tuteur en entrant son nom, adresse e-mail et numéro de téléphone, Spond synchronise ces informations avec le profil utilisateur lié aux coordonnées saisies. Le nom est automatiquement récupéré à partir de ce profil utilisateur. Si un mauvais nom apparaît lors de l’ajout d’un tuteur, c’est parce que le mauvais nom est enregistré dans le profil utilisateur lié (certains parents enregistrent par erreur un profil avec l’adresse e-mail du parent, mais le nom de l’enfant). Si cela se produit, vous devez demander au tuteur de corriger son profil afin qu’il affiche son propre nom. S’ils souhaitent que leur enfant utilise également Spond, l’enfant devra créer un profil séparé en utilisant son propre e-mail (et numéro de téléphone).

Un administrateur du club ne peut pas mettre cela à jour dans Spond Club au nom d’un membre ou d’un parent. La personne concernée (membre/parent) doit se connecter à sa propre application et effectuer la correction elle-même, car cela est lié au profil Spond principal qu’elle utilise dans différents clubs ou groupes sur Spond.