Hvis gruppen eller klubben din har mindreårige administratorer, administratorer under 18 år, er det en rekke ting dere som klubb eller gruppe bør tenke på i forhold til hvordan Spond fungerer og innstillinger dere kan gjøre.
I Spond er aldersgrensen for å være administrator 15 år. En gruppeadministrator er forpliktet til å overholde "Tilleggsvilkår for Spond gruppeadministratorer". I Spond har vi høy bevissthet rundt Safeguarding, ivaretakelse av barn og unge, prinsippet om å ivareta barnet vektlegges som svært viktig og ligger til grunn for måten vi utarbeider våre funksjoner.
Når har man mindreårige administratorer?
Det kan være at en ungdom under 18 år er trener, hjelpetrener eller dommer på et lag eller i en gruppe for yngre spillere/årganger.
Hva bør klubben/gruppen tenke på ved å gi mindreårige administratorrettigheter?
Alle voksne gruppeadministratorer bør være klar over konsekvensene av å ta en ungdom under 18 år inn som admin i en gruppe.
En administrator i en hovedgruppe kan se alt som skjer i alle undergrupper i hovedgruppen uavhengig av alder på administratoren.
Uavhengig av grupperolle/rettigheter vil enhver administrator på et arrangement se meldinger som sendes fra medlemmer/foresatte (for eksempel når man avslår et arrangement). I disse meldingene kan medlemmer/foresatte skrive personlige ting om sykdom/økonomi og klubben/gruppen bør tenke gjennom om det er ønskelig at unge hjelpetrenere/dommere bør få denne typen informasjon og ha kjøreregler for bevisstgjøring av dette. Alternativt kan ungdommen legges inn som medlem i gruppen isteden.
Mindreårige administratorer har ofte foresatte og da vil foresatte også ha tilgang til å se alt i gruppen (innlegg, medlemmer, avstemminger, arrangementer osv) som den unge administratoren er medlem av.
Om klubben/gruppen har satt en aldersgrense for kommunikasjon på f.eks 18 år, vil foresatte også se alle meldinger fra gruppen barnet er medlem av.
Medlemsfelt satt opp i Spond Club som er synlig i gruppen for gruppeadministratorer vil være synlig for alle administratorer uavhengig av grupperollen de har. Det er ikke mulig å sette synlighet basert på enkeltroller.
Personvern, konfidensialitet og taushetsplikt
Trenere og hjelpetrenere har et legitimt behov for tilgang til personopplysninger på administratornivå. Tilgangen er nødvendig for å utføre oppgaver som trenere. Det at trenere og hjelpetrenere i enkelte tilfeller er mindreårige, har ikke i seg selv betydning for lovligheten av denne tilgangsløsningen. Også mindreårige kan ha et tjenstlig behov for tilgang til personopplysninger.
Når det kommer til foresattes tilganger, er dette også vurdert som legitimt i lys av Spond sin policy om Safeguarding. Et sentralt formål med plattformen er å bidra til et trygt og støttende miljø, og vi mener at foresattes tilstedeværelse bidrar til nettopp dette.
Vi minner om at klubber som bruker Spond Club er behandlingsansvarlig for personopplysninger og bør sikre at trenere, hjelpetrenere og eventuelt foresatte får god opplæring i håndtering av personopplysninger, herunder konfidensialitet. Dette kan eksempelvis løses gjennom taushetserklæringer som signeres av trenere, hjelpetrenere og foresatte.
Klubben kan dessuten fastsette konsekvenser ved brudd på taushetsplikt. Det er opp til klubben å vurdere nødvendigheten av slike tiltak, basert på risikoen knyttet til den konkrete behandlingen av personopplysninger. Videre har klubben plikt til å informere berørte personer (medlemmer og eventuelt andre brukere) om forholdene rundt behandlingen av personopplysninger. Klubben kan da vise til Spond sin personvernerklæring, og ved behov kan dere supplere med tilleggsinformasjon internt.