Dersom du ikke har aktivert integrasjonen enda må styret først vedta endring av medlemssystem og klubben må endre valg av medlemssystem i KlubbAdmin(NIF). Når dette er gjort og NIF har sendt oss koder for din klubb vil du få varsel om at integrasjonen er aktiv.
Når integrasjonen er aktiv så er det noen ting du må gjøre for å sette opp klubben din skikkelig for at det skal fungere.
Sette opp hvilke medlemstyper som skal synkroniseres med NIF
Sette på gren på alle grupper som er knyttet til aktive spillere
Behandle medlemmer under "Medlemmer fra NIF"
Spesifisere hvilke betalingsforespørsler som skal registreres hos NIF
Følge opp nye medlemmer og innsending til NIF i det daglige
Nye menypunkter
Det første du ser når integrasjonen er aktiv, er to nye menypunkt i menyen under "Medlemmer".
"Medlemmer fra NIF" - her vil klubben motta all medlemmer NIF pr dags dato har registrert på klubben deres. Disse må dere godkjenne eller gå gjennom for å synkronisere med medlemmene dere har i Spond club hvis klubben allerede bruker Spond Club.
"Innsending til NIF" - her vil klubben sende inn medlemmer til NIF. Dette går ikke automatisk, så noen i klubben bør ha et jevnlig ansvar for å gjøre dette. Jo mer oppdatert innsendingen er, jo enklere blir medlemshåndteringen. Det er også en egen fane for å be medlemmer som mangler nok informasjon for å sendes inn om å oppdatere dette.
Sette opp hvilke medlemstyper som skal synkroniseres med NIF
Medlemstypen et medlem har, må være NIF-synkronisert for at medlemmet skal kunne registrert hos NIF. Dette gjøres under "Klubbinnstillinger" -> "Medlemstyper".
Klikk på de tre prikkene til høyre på de medlemstypene du vil synkronisere og huk av i avkryssingsboksen for "NIF-synkronisering".
Husk at kun medlemmer som betaler medlemskontingent skal synkroniseres. Ofte er dette aktive medlemmer og støttemedlemmer, mens de som deltar på fotballskoler, akademier eller andre engangs arrangementer ikke regnes som medlemmer.
Sette på gren på alle grupper som i er knyttet til aktive spillere
Gruppen medlemmet er medlem av må ha riktig NIF-gren for at det skal rapporteres treningsavgift og medlemskap til særforbund og disse registreres som aktive medlemmer. Dersom medlemmet ikke er med i en gruppe eller gruppen ikke har NIF-gren, vil det ikke rapporteres gren på medlemmet.
Gå til "Avdelinger og grupper" og velg "redigere gruppe" på de gruppene som skal ha NIF gren. I feltet NIF-gren vil du få en nedtrykksliste med grenene som er registrert på klubben hos NIF i Klubbadmin. Les mer om NIF-grener og hvordan du endrer grener, legger til i grupper og oppdaterer gren på medlemmer.
Behandle medlemmer under "Medlemmer fra NIF"
Når klubben er koblet til NIF er det viktig å gå i gang og få orden på medlemsmassen i Spond Club. Jo raskere dette kommer på plass, jo mindre problemer får man senere både i forbindelse med betalinger, duplikater osv.
Det vil kreve en innsats fra klubben å få dette i orden. For noen går det på noen timer eller en kveld, for andre kan det være snakk om dager eller uker avhengig av kvaliteten på dataene man får fra de ulike kanalene og antall medlemmer.
Les mer om hvordan behandle "Medlemmer fra NIF" da dette er en stor og svært viktig oppgave klubben bør prioritere når integrasjonen settes opp.
Spesifisere hvilke betalingsforespørsler som skal registreres hos NIF
Hver gang du lager en betalingsforespørsel fremover må du ta stilling til om den skal rapporteres til NIF, altså om den inneholder medlemskontingent eller treningsavgift.
Du må oppgi om det er medlemskontingent eller treningsavgift og tids periode og NIF-gren. Dette må settes opp samtidig som betalingen lages første gang, for å synkronisere NIF-betalinger. Les mer om hvordan sette opp betalingsforespørsel med NIF-synkronisering.
Følge opp nye medlemmer og innsending til NIF i det daglige
For at klubben til enhver tid skal ha oversikt over sine medlemmer og for at medlemskap hos NIF skal være gyldige for alle relevante medlemmer, er det viktig at noen har ansvaret for jevnlig medlemshåndtering i klubben. Denne siden bør vær tom så ofte om mulig for å ha god medlemsdata.
Medlemmer som ikke er innsendt, har ikke forsikring (under 12 år), de kan derfor kanskje ikke spille kamper eller delta i konkurranser og man får ikke støtte for dem.
💡 Tips!
For eksempel vil fotballspillere som ikke er rapportert til NIF, ikke vises i FIKS når man planlegger kamper. Medlemmer vil heller ikke vises i SportsAdmin for lisensbehandling for andre idretter.