Hvis dere bytter bank eller får et nytt kontonummer som skal erstatte det som er i bruk under utbetalingsmåten Klubbkontoer i Spond Club, er det flere ting dere må vurdere og gjøre for å fullføre endringen.
Start med å sjekke om klubbkontoen er i aktiv bruk til delbetalinger, abonnementsbetalinger eller påmeldingsskjemaer med abonnement.
⚠️ MERK! Gjør først alle nødvendige endringer under Innstillinger → Økonomi → Klubbkontoer. Ikke gjør endringer direkte på de enkelte betalingsforespørslene eller påmeldingsskjemaene.
Finn riktig fremgangsmåte basert på hvilken kontotype det gjelder.
Klubbkonto i Spond Club som er i bruk i en betalingsforespørsel med aktive delbetalinger, eller i et påmeldingsskjema med abonnement
Ikke endre hvilken Klubbkonto som brukes i aktive betalingsforespørsler eller påmeldingsskjemaer. Hvis du gjør det, blir alle pågående betalingskrav (delbetalinger og abonnementer) avsluttet, og de kan ikke reaktiveres.
Hvis dere bytter til en ny Klubbkonto på en betaling med delbetaling eller abonnement, må dere opprette en ny betalingsforespørsel eller et nytt påmeldingsskjema og legge til alle medlemmer på nytt. Det gir ekstra arbeid for klubben.
Slik endrer dere kontonummer og sikrer at delbetalinger og abonnementer fortsetter
Slik endrer dere kontonummer og sikrer at delbetalinger og abonnementer fortsetter
Kontakt Spond Support. Vi oppdaterer kontonummeret for dere direkte i betalingsplattformen Stripe. Oppgi hvilken konto som skal endres (legg gjerne ved en lenke til den i henvendelsen) og hva som er det nye kontonummeret.
Spond oppdaterer deretter innstillingene slik at pengene overføres til den nye kontoen. Den eksisterende Klubbkontoen i Spond Club blir omdøpt for å gjenspeile endringen. Kontoen regnes som inaktiv fra nå av og skal ikke brukes videre, bortsett fra for pågående betalingsforespørsler eller påmeldingsskjemaer frem til alle betalingskrav er fullført.
Opprett en ny Klubbkonto med det nye kontonummeret.
Lag en kopi av de aktive betalingsforespørslene og eventuelle påmeldingsskjemaer som er i bruk, og koble disse til den nye Klubbkontoen. Bruk de nye forespørslene og skjemaene for alle nye medlemmer. Ikke legg til nye medlemmer i de gamle betalingsforespørslene og påmeldingsskjemaene.
Gå inn på de gamle betalingsforespørslene og frita alle som ikke har startet ennå.
I oppgjørsrapportene for denne kontoen viser alle tidligere rapporter nå det nye kontonummeret. Hvilken konto som var den opprinnelige, er angitt i tittelen på den gamle Klubbkontoen. Klubbadministratorene bør være oppmerksomme på dette og eventuelt informere regnskapsføreren. Det er en fordel å få så mange som mulig over på den nye, aktive betalingsforespørselen.
Klubbkonto i Spond Club som er i bruk til abonnementsbetalinger
Hvis kontoen kun brukes til vanlige betalingsforespørsler og abonnementsbetalinger, kan Spond Support oppdatere kontonummeret på den aktuelle Klubbkontoen.
Pengene går til den nye kontoen, men Spond Club viser fortsatt det gamle kontonummeret.
Dette kan være en god midlertidig løsning. Dere kan for eksempel velge å avslutte den eksisterende abonnementsbetalingen ved semesterbytte (for eksempel 1. januar eller 1. juli) og deretter opprette en ny abonnementsbetaling knyttet til det nye kontonummeret. Da vises riktig kontonummer i Spond Club.
Slik håndterer dere abonnementsbetalinger
Slik håndterer dere abonnementsbetalinger
Kontakt Spond Support. Vi oppdaterer kontonummeret for dere direkte i betalingsplattformen Stripe. Oppgi hvilken konto som skal endres (legg gjerne ved en lenke til den i henvendelsen) og hva som er det nye kontonummeret.
Spond oppdaterer deretter innstillingene slik at pengene overføres til den nye kontoen. Den eksisterende Klubbkontoen i Spond Club blir omdøpt for å gjenspeile endringen. Kontoen regnes som inaktiv fra nå av og skal ikke brukes videre, bortsett fra for pågående betalingsforespørsler eller påmeldingsskjemaer frem til alle betalingskrav er fullført.
Opprett en ny Klubbkonto med det nye kontonummeret (valgfritt: gjør dette senere hvis det passer bedre).
Avslutt pågående abonnementsbetaling som er oppført med det gamle kontonummeret, når det passer.
Lag en kopi av den eksisterende abonnementsbetalingen og koble den til den nye Klubbkontoen. Alle medlemmer mottar da en ny betalingsforespørsel, og abonnementet blir aktivt igjen fra den dagen de manuelt betaler det første kravet.
Hvis klubben har aktive betalingsforespørsler uten delbetaling, kan dere enten opprette en ny forespørsel knyttet til den nye Klubbkontoen, eller endre kontoen direkte i den eksisterende betalingsforespørselen.
Velger dere det siste, fritar dere alle som ennå ikke har betalt og aktiverer dem deretter på nytt for å sende betalingskrav som går til den nye Klubbkontoen.
Datoen for endringen er angitt i tittelen på den gamle, inaktive Klubbkontoen. Klubbadministratorene bør være oppmerksomme på dette og eventuelt informere regnskapsføreren.
Vi anbefaler å opprette nye betalingsforespørsler og flytte så mange som mulig over til den nye, aktive betalingsforespørselen.
Klubbkonto i Spond Club som ikke er i bruk til betalingsforespørsler med aktive delbetalinger eller abonnementer, eller i påmeldingsskjemaer med abonnement
Hvis kontoen ikke har vært brukt til pågående delbetalinger eller abonnementer, eller i et påmeldingsskjema med abonnement, anbefaler vi at dere ikke sletter den.
Gi heller Klubbkontoen et nytt navn som tydelig viser at den ikke skal brukes videre.
Grunnen er at klubben da beholder alle oppgjørsrapporter knyttet til kontoen.
Klubbens kontoer satt opp i gruppene i Spond-appen
Vi anbefaler at klubben primært setter opp alle bankkontoer i Spond Club som egne Klubbkontoer og deler disse med de enkelte gruppene. Aktiver samtidig innstillingen "Ikke tillate private kontoer" under Innstillinger og Gruppeinnstillinger. Det gjør at gruppeadministratorer ikke kan sette opp kontoer i appen. Da har klubben kontroll på alle kontoer og får all historikk inn i oppgjørsrapportene i Spond Club.
Hvis dere velger å beholde utbetalingsmåter i appen for gruppeadministratorer, må den enkelte administrator enten kontakte Spond Support for å endre dette, eller opprette en ny utbetalingsmåte med den nye bankkontoen. For at utbetalingsmåten skal vises i Spond Club, må kontoen registreres som en organisasjonskonto og ikke som en privat konto.
Ofte stilte spørsmål
Hva skjer hvis vi bytter Klubbkonto på en betalingsforespørsel som er i gang?
Hva skjer hvis vi bytter Klubbkonto på en betalingsforespørsel som er i gang?
Alle pågående betalingskrav blir avsluttet, både delbetalinger og abonnementer, og de kan ikke reaktiveres. Da må dere opprette en ny betalingsforespørsel og legge til alle medlemmer på nytt. Kontakt heller Spond Support, så endrer vi kontonummeret uten at kravene stopper.
Bør vi slette den gamle Klubbkontoen?
Bør vi slette den gamle Klubbkontoen?
Nei, gi den heller et nytt navn som viser at den ikke er i bruk. Da beholder klubben alle oppgjørsrapporter som er knyttet til kontoen.
Hvorfor viser Spond Club fortsatt det gamle kontonummeret?
Hvorfor viser Spond Club fortsatt det gamle kontonummeret?
Det er forventet når Spond Support har oppdatert kontonummeret på en eksisterende Klubbkonto. Pengene går til den nye kontoen, selv om visningen ikke er oppdatert.
Hva må regnskapsføreren vite?
Hva må regnskapsføreren vite?
At tidligere oppgjørsrapporter for kontoen nå viser det nye kontonummeret. Hvilken konto som var den opprinnelige, står i tittelen på den gamle Klubbkontoen.
Hvorfor vises ikke bankkontoen fra appen i Spond Club?
Hvorfor vises ikke bankkontoen fra appen i Spond Club?
Kontoen må være registrert som en organisasjonskonto, ikke en privat konto.