Når klubben bytter bank eller får et nytt kontonummer som skal erstatte det som er i bruk under utbetalingsmåten Klubbkontoer i Spond Club, er det flere ting klubben må vurdere og gjøre for å fullføre endringen.
Først må du sjekke om klubbkontoen er i aktiv bruk til delbetalinger, abonnementsbetalinger eller påmeldingsskjemaer med abonnement.
⚠️ Gjør først alle nødvendige endringer under Innstillinger → Økonomi → Klubbkontoer, og ikke direkte på de enkelte betalingsforespørslene eller påmeldingsskjemaene.
Finn riktig fremgangsmåte basert på hvilken kontotype det gjelder
Klubbkonto i Spond Club som er i bruk i en betalingsforespørsel med aktive delbetalinger, eller i et påmeldingsskjema med abonnement
Det er viktig at man ikke endrer hvilken Klubbkonto som brukes i aktive betalingsforespørsler eller påmeldingsskjemaer. Hvis man gjør det, vil alle pågående betalingskrav (delbetalinger og abonnementer) bli avsluttet, og de kan ikke reaktiveres.
Dersom man bytter til en ny Klubbkonto på en betaling med delbetaling eller abonnement, må klubben opprette en ny betalingsforespørsel eller et nytt påmeldingsskjema, og alle medlemmer må legges til på nytt. Dette medfører ekstra arbeid for klubben.
Slik går dere frem for å endre kontonummer og sikre delbetalinger i betalingsforespørsler og abonnement i påmeldingsskjema fremover
Slik går dere frem for å endre kontonummer og sikre delbetalinger i betalingsforespørsler og abonnement i påmeldingsskjema fremover
Kontakt Spond Support som endrer kontonummer for dere direkte i betalingsplatformen Stripe.
Oppgi hvilken konto som skal endres (link gjerne til den i henvendelsen) og hva som er det nye kontonummeret.
Spond vil deretter oppdatere innstillingene slik at pengene overføres til den nye kontoen. Den eksisterende klubbkontoen i Spond Club vil bli omdøpt for å gjenspeile endringen. Denne klubbkontoen bør deretter betraktes som inaktiv og skal ikke brukes videre, annet enn for de pågående betalingsforespørslene eller påmeldingsskjemaene frem til alle betalingskrav er fullført.
Opprett en ny klubbkonto med det nye kontonummeret.
Lag en kopi av de aktive betalingsforespørslene og eventuelle påmeldingsskjemaer som er i bruk, og koble disse til den nye klubbkontoen. Bruk de nye forespørslene og skjemaene for alle nye medlemmer. Unngå å legge til nye medlemmer i de gamle betalingsforespørslene og påmeldingsskjemaene.
Gå inn på de gamle betalingsforespørslene og frita alle som ikke har startet enda
I oppgjørsrapportene vil det se ut som om de automatiske betalingene fortsatt utbetales til den gamle kontoen. Datoen for endringen er angitt i tittelen på den gamle, inaktive klubbkontoen. Dette bør klubbadministratorene være oppmerksomme på og eventuelt informere regnskapsføreren om. Derfor er det en fordel å få så mange som mulig over på den nye, aktive betalingsforespørselen.
Klubbkonto i Spond Club som er i bruk til abonnementsbetalinger
Hvis kontoen kun brukes til vanlige betalingsforespørsler og abonnementsbetalinger, kan Spond Support oppdatere kontonummeret på den aktuelle Klubbkontoen.
I systemet vil det da fortsatt se ut som utbetalingene går til den gamle kontoen.
Dette kan være en god midlertidig løsning. Klubben kan for eksempel velge å avslutte den eksisterende abonnementsbetalingen ved semesterbytte (for eksempel 1. januar eller 1. juli), og deretter opprette en ny abonnementsbetaling knyttet til det nye kontonummeret. Da vil riktig kontonummer vises i Spond Club.
Slik går man frem ved håndtering av abonnementsbetalinger
Slik går man frem ved håndtering av abonnementsbetalinger
Kontakt Spond Support som endrer kontonummer for dere direkte i betalingsplatformen Stripe.
Oppgi hvilken konto som skal endres(link gjerne til den i henvendelsen) og hva som er det nye kontonummeret.
Spond vil deretter oppdatere innstillingene slik at pengene overføres til den nye kontoen. Den eksisterende klubbkontoen i Spond Club vil bli omdøpt for å gjenspeile endringen. Denne klubbkontoen bør deretter betraktes som inaktiv og skal ikke brukes videre, annet enn for de pågående betalingsforespørslene eller påmeldingsskjemaene frem til alle betalingskrav er fullført.
Opprett en ny Klubbkonto med det nye kontonummeret nå (eller ved et senere mer praktisk tidspunkt)
Avslutt pågående abonnementsbetaling som står oppført med gammelt kontonummer når det er hensiktsmessig.
Lag en kopi av den eksisterende abonnementsbetalingen og koble den til den nye Klubbkontoen. Alle medlemmer vil da motta en ny betalingsforespørsel, og abonnementet blir aktivt igjen fra den dagen de manuelt betaler det første kravet.
Dersom klubben har aktive betalingsforespørsler uten delbetaling, kan man enten opprette en ny forespørsel knyttet til den nye Klubbkontoen, eller endre kontoen direkte i den eksisterende betalingsforespørselen.
Velger man det siste, må klubben frita alle som ennå ikke har betalt, og deretter aktivere dem på nytt for å sende betalingskrav som går til den nye Klubbkontoen.
I oppgjørsrapportene vil det kunne se ut som om de automatiske betalingene fortsatt utbetales til den gamle kontoen. Datoen for endringen er angitt i tittelen på den gamle, inaktive klubbkontoen.
Dette bør klubbadministratorene være oppmerksomme på og eventuelt informere regnskapsføreren om.Derfor anbefales det å opprette nye betalingsforespørsler og flytte så mange som mulig over til den nye, aktive betalingsforespørselen.
Klubbkonto i Spond Club som ikke er i bruk til betalingsforespørsler med aktive delbetalinger eller abonnementer, eller i påmeldingsskjemaer med abonnement
Dersom kontoen ikke har vært brukt til pågående delbetalinger eller abonnementer, eller i et påmeldingsskjema med abonnement, anbefaler vi å ikke slette den.
Endre heller navnet på Klubbkontoen slik at det tydelig fremgår at kontoen ikke skal brukes videre.
Grunnen til denne anbefalingen er at klubben da beholder alle oppgjørsrapporter knyttet til kontoen.
Klubbens kontoer satt opp i gruppene i Spond-appen
Vi anbefaler at klubben primært setter opp alle bankkontoer i Spond Club som egne Klubbkontoer og deler disse med de enkelte gruppene og at dere samtidig benytter innstillingen " Ikke tillate private kontoer " under Innstillinger og Gruppe Innstillinger . Dette gjør at gruppeadministratorer ikke kan sette opp kontoer i appen. Da har klubben kontroll på alle kontoer og får all historikk inn i oppgjørsrapportene i Spond Club.
Dersom dere velger å beholde utbetalingsmåter i appen for gruppeadministratorer, så må den enkelte administrator enten kontakte Spond Support for å endre dette eller å lage en ny utbetalingsmåte med den nye bankkontoen. For at utbetalingsmåten skal være synlig i Spond club, må kontoen registreres som en organisasjonskonto og ikke som en privat konto.