En tant qu’administrateur, lorsque vous créez un événement, vous avez de nombreuses options de paramètres et de fonctions. Nous avons développé tout cela pour vous offrir autant de flexibilité que possible afin que la fonction événement réponde à la plupart des besoins.

Une fois que vous avez accédé à la création d’un nouvel événement, vous verrez tous les paramètres suivants.

Le premier paramètre est de choisir s’il s’agit d’un match ou d’un autre type d’événement. Si vous sélectionnez match ici, vous aurez accès à plusieurs fonctions pertinentes pour les matchs. Cela inclut le type de match, la possibilité d’enregistrer des buts et de voter pour le joueur du match. En savoir plus sur les événements de match ici.

La présence est l’heure à laquelle vous souhaitez que les invités se présentent. Si c’est un match qui commence à 17h00, vous pouvez fixer la présence des joueurs à 16h30 si vous le souhaitez. Dans le champ Lieu, vous pouvez commencer à taper et ensuite sélectionner l’emplacement dans le menu déroulant. Vos membres pourront alors ouvrir le lieu directement dans leur application de cartes préférée.

Ici, vous pouvez remplir et attribuer des tâches nécessaires pour le jour de l’événement. Cela peut inclure le transport vers et depuis l’événement, apporter quelque chose à manger, laver les costumes ou d’autres services bénévoles. La fonction est flexible pour répondre à la plupart des besoins. Les tâches peuvent être attribuées à des personnes spécifiques et apparaîtront alors comme En attente de confirmation jusqu’à ce qu’elles soient acceptées. Vous pouvez également choisir de laisser la tâche ouverte, permettant à ceux qui en ont l’opportunité de la sélectionner. Vous pouvez trouver plus d’informations sur cette fonction ici.

Lorsque vous créez un événement, vous verrez "Statut de réponse par défaut". Ici, vous pouvez choisir entre "Sans réponse" et "Participant". Nous recommandons d'utiliser l'inscription automatique pour les séances d'entraînement hebdomadaires.

Si l'administrateur sélectionne "Inscription automatique", les membres invités seront automatiquement inscrits aux événements (lorsque les invitations sont envoyées). Cela signifie que les joueurs/athlètes (et/ou les parents) n'ont qu'à se désinscrire s'ils ne peuvent pas assister à une séance d'entraînement. Ils peuvent également le faire avant que l'invitation ne soit envoyée.

⚠️ NOTE !

Il n'est pas possible de modifier ce paramètre une fois que l'événement a déjà été créé. Si vous souhaitez un autre paramètre, vous devez supprimer l'événement et en créer un nouveau.

Vous pouvez définir un rappel automatique à envoyer aux participants qui n'ont pas répondu, soit 48 heures après l'envoi de l'invitation, soit 48 heures avant le début de l'événement. Cela se fait automatiquement. Il est également possible d'envoyer manuellement un rappel au moment de votre choix. Pour ce faire, ouvrez l'événement et sélectionnez "🔔 Envoyer un rappel" Avec cette fonction, vous pouvez envoyer des rappels à ceux qui n'ont pas encore répondu.

Vous pouvez inclure des pièces jointes dans l'événement si vous avez besoin de partager des informations avec les participants. Les formats de fichiers acceptés sont PDF, JPEG, XLSX, PNG et CSV. La taille maximale par pièce jointe est de 100 Mo.

Vous pouvez définir une date limite d'inscription pour les événements uniques et récurrents. Une fois la date limite passée, plus personne ne peut s'inscrire ou se désinscrire de l'événement sans envoyer un message à l'administrateur. (Si vous n'avez pas répondu avant la date limite, le membre peut toujours refuser l'événement pour nettoyer l'application). L'administrateur peut toujours changer le statut des participants après l'expiration de la date limite.

⚠️ NOTE !

Le paramètre "Date limite d'inscription" est uniquement disponible pour les événements où le "Statut de réponse par défaut" est défini sur "Sans réponse".

Vous pouvez définir un nombre maximum de participants pour un événement. Lorsque vous sélectionnez "Nombre max", c'est "Premier arrivé, premier servi". Lorsque le nombre de participants est atteint, les prochaines personnes qui s'inscrivent seront mises sur une liste d'attente. Si quelqu'un se retire avant la date limite, la première personne sur la liste d'attente recevra une notification push indiquant qu'une place est disponible. Si la première personne refuse, la deuxième personne sur la liste d'attente recevra l'offre, et ainsi de suite.

Si vous définissez une date limite d'inscription, il n'est pas possible de répondre "participer" après l'expiration de la date limite, mais les membres qui n'ont pas encore répondu ont toujours la possibilité de refuser l'événement pour nettoyer leur application.

Si vous le souhaitez, vous pouvez définir des frais d'inscription. Les membres doivent alors payer lorsqu'ils s'inscrivent. Il est également possible par la suite d'envoyer des paiements depuis les événements. Vous pouvez en savoir plus sur ces deux fonctions ici.