Comment configurer un formulaire d'inscription au club?

Configurer un formulaire d’inscription dans Spond Club permet d’optimiser le processus d’intégration des nouveaux membres. Grâce à des champs personnalisables, des approbations automatiques et des options flexibles pour l’auto-inscription et l’inscription par un responsable légal, vous pouvez garantir un processus d’inscription fluide pour votre club.

Ce guide vous accompagne à travers les étapes de création, de personnalisation et de gestion d’un formulaire d’inscription, facilitant ainsi l’intégration des nouveaux membres et la collecte des informations importantes lors de l’inscription.

Comment Accéder aux Formulaires

Accédez au menu principal et sélectionnez Formulaires, puis choisissez Inscription au Club et cliquez sur Créer un Nouveau Formulaire.

Personnaliser le Contenu

Titre : Donnez un titre clair et descriptif au formulaire.
Description : Ajoutez une courte description du club et expliquez l’objectif du formulaire.
Date d’Inscription : Indiquez la date d’ouverture des inscriptions. Notez que les membres ayant un renouvellement ou un lien personnel peuvent s’inscrire avant cette date.
Qui Peut Inscrire un Nouveau Membre ?
1. Auto-inscription : Idéal pour les clubs accueillant uniquement des membres adultes.
2. Inscription par un responsable légal : Recommandé pour les clubs axés sur les jeunes membres.
3. Les deux options : Permet à la fois l’auto-inscription et l’inscription par un responsable légal.
Types de Membres
Choisissez les types de membres pouvant être sélectionnés lors de l’inscription. Ces types sont prédéfinis dans Paramètres du Club > Type de Membre.
Si un seul type de membre est sélectionné, il sera automatiquement attribué sans être affiché à l’inscrit.

Selon le type de membre, vous pouvez définir si les membres peuvent choisir parmi des groupes ou équipes prédéfinis lors de l’inscription. Cela peut être défini en sélectionnant Autoriser la Sélection de Groupe ou Aucune Sélection de Groupe.

Groupes et Sous-groupes
Si vous souhaitez que les nouveaux membres sélectionnent un groupe ou sous-groupe, indiquez les options disponibles. Vous pouvez également cocher Rendre la Sélection du Sous-groupe Obligatoire pour assurer un bon placement.
Approbation Automatique et Demandes de Paiement
Choisissez si les membres doivent être approuvés automatiquement ou si chaque demande doit être examinée et approuvée manuellement. En sélectionnant Approbation automatique, vous définissez la manière dont les nouvelles adhésions seront traitées.

Vous avez deux options d’approbation :
- Approuver automatiquement les nouvelles inscriptions
- Approuver automatiquement les nouvelles inscriptions après paiement
⚠️ REMARQUE ! Pour associer une demande de paiement à un formulaire d’inscription, vous devez d’abord créer une demande de paiement contenant un segment avec soit les groupes, soit le type de membre sélectionné dans le formulaire.
Champs d’Adhésion
Par défaut, Spond Club fournit un ensemble de champs standards pour garantir la collecte des informations essentielles lors de l’inscription. Ces champs incluent :
1. Nom : Nom complet du membre inscrit.
2. E-mail : Une adresse e-mail valide pour la communication et la connexion.
3. Numéro de téléphone : Numéro de contact du membre pour les mises à jour et notifications.
4. Adresse : Adresse postale complète, utilisée pour la facturation ou d’autres correspondances liées au club.
5. Date de naissance : Importante pour les types d’adhésion liés à l’âge, la participation à des événements ou des catégories de compétition.
6. Type de membre : Prédéfini dans les paramètres du club, ce champ permet aux membres de choisir le type d’adhésion (ex. : junior, senior, entraîneur).
7. Date d’inscription : Date à laquelle le membre a finalisé son inscription.
8. Genre : Ce champ est utilisé pour la catégorisation des membres ou la participation à des activités/équipes spécifiques au genre.
9. Responsables légaux : Pour les membres mineurs, ce champ recueille les informations d’un ou plusieurs responsables légaux, y compris leurs coordonnées, pour gérer la communication et les paiements au nom du membre.
  
  Les membres et responsables légaux peuvent être autorisés à modifier ces champs si nécessaire, par exemple en cas de changement d’informations de contact. L’administrateur du club peut configurer les champs modifiables pour garantir le contrôle des informations.
Champs d’Adhésion Personnalisés
Les champs personnalisés permettent d’adapter le processus d’inscription aux besoins spécifiques de votre club. Ces champs sont définis dans Paramètres du Club > Champs d’Adhésion, où vous pouvez créer et gérer des champs supplémentaires pour recueillir des informations spécifiques qui ne sont pas couvertes par les champs standards.

Par exemple, vous pouvez ajouter des champs pour les conditions médicales, les numéros de maillot préférés ou tout autre besoin particulier du club. Une fois configurés, ces champs font partie du formulaire d’inscription et garantissent la collecte des informations nécessaires.
Champs Supplémentaires
En plus des champs standards et personnalisés, vous pouvez ajouter des Champs Supplémentaires propres à chaque formulaire d’inscription. Ces champs ne sont pas stockés dans le profil du membre, mais existent uniquement pour la durée du processus d’inscription.

Ils sont idéaux pour recueillir des informations temporaires ou spécifiques à un événement, comme des préférences d’activités, des exigences alimentaires ou des contacts temporaires.

Après traitement de chaque inscription, vous pouvez copier manuellement les informations des champs supplémentaires dans les champs d’adhésion permanents si nécessaire.
Types de Champs et Exigences
Lors de la création d’un champ personnalisé ou supplémentaire, vous pouvez choisir parmi plusieurs types de champs :
- Champ Texte : Pour des réponses courtes, comme des noms ou des réponses en une ligne.
- Zone de Texte : Pour des réponses plus longues, comme des commentaires détaillés.
- Menu Déroulant : Fournit une liste d’options prédéfinies à sélectionner.
- Case à Cocher : Permet aux membres de sélectionner une option ou d’exprimer leur consentement.
- Sélecteur de Date : Utile pour entrer des dates, comme des disponibilités pour un événement ou des dates d’adhésion passées.
Vous pouvez également spécifier si ces champs doivent être obligatoires ou facultatifs pour les membres.

Foire aux questions

Puis-je choisir différents types d'options d'inscription pour les membres ?

Oui, vous pouvez permettre l'auto-inscription, l'inscription des enfants par leurs responsables légaux, ou les deux. Cette flexibilité permet d'adapter le formulaire aux besoins de votre club.

Puis-je approuver automatiquement les nouvelles inscriptions ?

Oui, vous pouvez configurer le formulaire pour approuver automatiquement les nouvelles inscriptions, soit immédiatement, soit après que le membre ait effectué le paiement.

Comment ajouter des champs personnalisés au formulaire d'inscription ?

Les champs personnalisés peuvent être créés dans Paramètres du club > Champs d'adhésion. Vous pouvez également ajouter des champs supplémentaires au formulaire d'inscription qui ne sont pas stockés de manière permanente mais peuvent être copiés lors du traitement.

Quelles informations les membres doivent-ils fournir dans le formulaire ?

Par défaut, les membres doivent fournir des informations de base telles que le nom, l'adresse e-mail, le numéro de téléphone et l'adresse postale. Vous pouvez personnaliser davantage ces exigences en ajoutant des champs obligatoires ou optionnels.

Puis-je ajouter une demande de consentement pour les conditions et la confidentialité lors de l'inscription ?

Oui, vous pouvez demander aux membres d'approuver les conditions générales et la politique de confidentialité du club en fournissant un lien vers le document concerné. Il en va de même pour la demande de consentement à l'utilisation des photos.