Les inscriptions vous donnent un aperçu à la fois des nouvelles et des inscriptions approuvées. Vous pouvez voir quels membres ont récemment demandé l'adhésion et gérer ces demandes. De plus, vous pouvez suivre les membres qui ont déjà été approuvés, ce qui vous permet de garder votre liste de membres toujours à jour.
Nouvelles Inscriptions
Comment gérer les nouvelles inscriptions
Comment gérer les nouvelles inscriptions
Pour approuver des membres, allez dans "Membres" et "Inscriptions". Ici, vous trouverez un aperçu de toutes les "Nouvelles Inscriptions".
Utilisez la fonction de filtrage pour trouver l’inscription souhaitée si nécessaire. En sélectionnant un, plusieurs ou tous les membres, vous pouvez approuver ou refuser plusieurs inscriptions en même temps.
Vous pouvez également ouvrir chaque membre individuellement pour approuver l’inscription après paiement, approuver l’inscription, la modifier et l’enregistrer sans l’approuver immédiatement, ou refuser l’inscription. Il est aussi possible d’ajouter, de modifier ou de supprimer un groupe pour le membre. Cela peut se faire de deux manières :
Cochez la case à gauche du nom du membre et cliquez sur le bouton Modifier en haut de la page.
Cliquez directement sur le nom de la personne que vous souhaitez modifier. Une nouvelle page s’ouvre avec un aperçu des informations fournies par le membre. Le bouton Modifier se trouve en haut des informations du membre.
La modification et l’approbation sont généralement nécessaires si le membre n’a pas sélectionné de groupe, a choisi le mauvais groupe ou si les informations fournies sont incorrectes, par exemple un nom mal orthographié.
Une fois les modifications effectuées et après avoir cliqué sur Enregistrer, la page suivante affichera à la fois les informations initialement soumises par le membre et les modifications effectuées par le club. Cela permet aux administrateurs d’avoir une vue claire de ce que le membre a enregistré et des ajustements effectués avant l’approbation.
⚠️ Remarque : Il n’est pas possible d’attribuer plusieurs groupes à un membre en mode modification. Pour attribuer plusieurs groupes à un membre actif, approuvez d’abord le membre sous Membres → Actif, puis faites défiler jusqu’à Groupes et cliquez sur Ajouter à un groupe.
Renouvellements d'Adhésions
Cela vous alerte sur le nombre de membres qui ont renouvelé leur adhésion via la fonction de renouvellement dans Spond Club et qui n'attendent que l'approbation.
Inscriptions approuvées
Les inscriptions approuvées donnent un aperçu des membres qui ont terminé le processus d'inscription et ont été formellement enregistrés dans le club. Ici, vous pourrez voir des informations telles que le nom, le type de membre, la date d'inscription et tout autre détail pertinent lié à l'inscription de chaque membre.
Si vous cliquez sur un membre dans la liste, vous verrez un aperçu des informations enregistrées pour ce membre.
Si le club a effectué des modifications avant ou pendant l’approbation, vous verrez à la fois les informations initialement fournies par le membre lors de son inscription et les modifications apportées par le club.
Cela permet aux administrateurs d’avoir une vue d’ensemble claire de ce que le membre a soumis à l’origine, ainsi que des éventuelles mises à jour effectuées par le club.
Importation des inscriptions
Comment importer des inscriptions
Comment importer des inscriptions
Vous pouvez importer des inscriptions en utilisant un modèle Excel ou une feuille Excel préremplie :
Utilisation du modèle : Téléchargez et utilisez un modèle Excel prédéfini pour vous assurer que tous les champs nécessaires sont correctement formatés, ce qui rend le processus d’importation simple et efficace.
Téléversement d’une feuille préremplie : Si vous avez déjà une feuille Excel contenant les informations nécessaires, utilisez Téléverser le fichier complété pour importer les données.
En cas d’erreur dans le formulaire, un message d’erreur vous indiquera ce qui doit être corrigé, garantissant ainsi un processus d’importation fluide.
Exporter
Dans l’onglet « Nouvelles inscriptions », vous pouvez exporter toutes les personnes ou une sélection depuis la liste vers un fichier Excel.
⚠️ Remarque : Il n’est actuellement pas possible d’exporter la liste de l’onglet « Inscriptions acceptées » vers un fichier Excel.
Exporter toutes les nouvelles inscriptions
Exporter toutes les nouvelles inscriptions
Pour exporter toutes les nouvelles inscriptions, cliquez sur la case à cocher en haut de la liste, au-dessus du premier membre.
Tous les membres seront alors sélectionnés, et de nouveaux boutons apparaîtront en haut de la page.
Cliquez sur « Exporter » et le fichier sera téléchargé automatiquement.
Exporter les membres sélectionnés
Exporter les membres sélectionnés
Pour exporter des membres sélectionnés, placez votre curseur à gauche de la personne que vous souhaitez inclure. Une case à cocher apparaîtra alors.
Cliquez sur la case à cocher pour sélectionner le membre. Répétez cette étape pour tous les autres membres que vous souhaitez inclure dans l’export.
De nouveaux boutons apparaîtront en haut de la page. Cliquez sur « Exporter » et le fichier sera téléchargé automatiquement.
Foire aux questions
Que dois je faire si une demande d’adhésion affiche un avertissement de doublon ?
Que dois je faire si une demande d’adhésion affiche un avertissement de doublon ?
Si vous recevez un avertissement de doublon sur une demande d’adhésion, cela signifie que le système a détecté que la demande peut être liée à un membre existant. Avant d’approuver la demande, vous devez donc vérifier s’il s’agit réellement d’un doublon.
Vérifiez s’il s’agit d’un véritable doublon
Déterminez si la demande d’adhésion concerne :la même personne déjà présente dans la liste des membres, ou
une autre personne ayant utilisé par erreur les mêmes coordonnées
S’il s’agit de deux personnes différentes
Dans ce cas, les coordonnées ont été enregistrées de manière incorrecte, soit pour le nouveau membre, soit pour le membre existant.
Vous pouvez alors effectuer l’une des actions suivantes :Mettre à jour les coordonnées du membre existant, puis approuver la demande d’adhésion.
Utiliser l’option Modifier et approuver et corriger les coordonnées directement dans la demande avant d’enregistrer.
S’il s’agit de la même personne
Nous vous recommandons de faire l’une des actions suivantes :
Option 1Transférer toute nouvelle information de la demande d’adhésion vers le profil existant.
Puis refuser la demande d’adhésion.
Option 2Sélectionner Modifier et approuver, supprimer les coordonnées, puis enregistrer.
Aller dans la liste des membres et trouver les deux profils.
Utiliser l’option Fusionner pour regrouper les profils en un seul.