Si vous naviguez vers "Membres" et "Actifs" dans le menu latéral, vous verrez deux boutons en haut à droite qui vous permettent d'ajouter un nouveau membre ou d'importer de nouveaux membres dans votre club.

Nouveau Membre

Créer un nouveau membre manuellement

Allez dans "Membres" dans le menu et sélectionnez "Membres actifs"
Cliquez sur "Nouveau membre" sur le côté droit.
Sélectionnez "Type d'adhésion". Si le membre doit appartenir à un type spécifique, choisissez celui qui convient. En savoir plus sur les types d'adhésion ici.
Remplissez les champs tels que le nom, les coordonnées, l'adresse, la date de naissance, etc.
⚠️ REMARQUE ! Ces champs sont strictement réservés aux informations personnelles du membre. Les informations des tuteurs, telles que l'e-mail et/ou le numéro de téléphone, ne doivent pas être saisies dans ces champs, mais dans les champs dédiés aux tuteurs plus bas.
Tuteurs : Si le membre doit avoir des tuteurs, cliquez sur "+ Ajouter un tuteur supplémentaire" et remplissez les champs. Vous pouvez ajouter plusieurs tuteurs en cliquant à nouveau sur le bouton.
Contact de paiement :Le contact de paiement est la personne responsable du paiement des frais d'adhésion, des frais d'inscription et/ou d'autres types de charges pour un membre du club. Cela peut être le membre lui-même, un tuteur ou une autre personne. Les membres ou tuteurs disposant d'un numéro de téléphone ou d'une adresse e-mail peuvent être désignés comme contact de paiement. Vous pouvez également définir un contact de paiement personnalisé en fournissant un nom et une adresse e-mail.
En savoir plus sur les contacts de paiement personnalisés ici.
Nom du groupe : Ensuite, sélectionnez le(s) groupe(s) auquel le membre doit se joindre en cliquant sur le bouton "+ Ajouter au groupe". Lorsque vous sélectionnez un groupe, la fenêtre s'agrandira avec des options supplémentaires.
Choisissez le type d'adhésion au groupe que le membre doit avoir :

Membre du groupe : Le membre recevra des messages et des invitations à des événements.
Administrateur du groupe : Le membre disposera de droits administratifs spécifiques à ce groupe, mais ne recevra pas de messages ni d'invitations à des événements.
Administrateur et membre du groupe : Le membre disposera de droits administratifs spécifiques à ce groupe et recevra également des messages et des invitations à des événements.
Si le groupe a des sous-groupes, vous pouvez ajouter le membre à un ou plusieurs sous-groupes.

Si le groupe a des sous-groupes, vous pouvez ajouter le membre à un ou plusieurs sous-groupes.

Si le membre doit faire partie de plusieurs groupes, répétez les étapes 5-6.

Une fois que le membre a été affecté aux bons groupes, il est conseillé de revoir tous les champs pour s'assurer que toutes les informations sont exactes.

Terminez en cliquant sur Enregistrer

Importer des Membres

Vous pouvez importer des membres en utilisant notre modèle Excel. Téléchargez-le en allant dans "Actifs" -> "Importer des membres" et en cliquant sur le bouton "Télécharger le modèle Excel". Lorsque vous ouvrez le modèle, vous verrez qu'il a deux onglets, dont l'un s'appelle "Règles de Validation". Ici, vous verrez les paramètres que vous pouvez remplir, tels que le type de membre, le groupe, le sexe, etc. Ce qui est saisi dans ces champs doit correspondre à ce qui est indiqué dans l'onglet "Règles de Validation".

Lorsque vous avez terminé de remplir le modèle dans Excel, enregistrez-le et téléchargez-le en cliquant sur le bouton "Télécharger la liste des membres complétée (Excel)".

💡 Conseils

Le modèle doit être ouvert dans Microsoft Excel, et vous ne pouvez pas déplacer ou ajouter des colonnes.
Il est important de télécharger à nouveau le modèle chaque fois que vous devez importer des membres.
Si vous créez des groupes, des rôles de groupe et des champs de membre personnalisés, cela doit être fait avant de télécharger le modèle Excel, car ils seront inclus dans les règles de validation."

Raisons courantes pour lesquelles les importations de membres échouent

Lors de l’importation de membres dans Spond Club, le fichier d’importation doit suivre exactement le modèle fourni. Même de petites variations peuvent entraîner un échec de l’importation. Vous trouverez ci dessous un aperçu des problèmes les plus courants, de leurs causes et de la manière de les éviter.

Problèmes pouvant empêcher l’importation d’un membre

Utilisation de formules

Les formules ne sont pas prises en charge dans le fichier d’importation. Si vos données contiennent des formules, veillez à coller le contenu en tant que valeurs uniquement avant de le téléverser.

Modifications des colonnes

La structure du modèle ne doit pas être modifiée. Cela inclut :

ne pas déplacer de colonnes.
ne pas renommer de colonnes.
ne pas ajouter ni supprimer de colonnes.

Téléchargez toujours un modèle neuf avant chaque importation afin de garantir la structure correcte et le respect des règles de validation.

Entrées non valides dans les champs avec règles de validation

Certains champs n’acceptent que des valeurs spécifiques. Si les données saisies ne respectent pas les exigences, la ligne sera rejetée. Cela se produit généralement lorsque :

un type de membre utilisé n’existe plus.
une version obsolète du modèle est utilisée.

💡 Solution : Téléchargez un modèle à jour avant chaque importation.

Sélection des groupes et des rôles

Les choix de groupe et de rôle doivent être cohérents :

si un groupe est sélectionné, un rôle doit également être sélectionné.
si aucun groupe n’est sélectionné, aucun rôle ne peut être sélectionné.

C’est l’une des causes les plus fréquentes d’échecs d’importation.

Champs personnalisés

Champ numérique

seuls les chiffres (0 à 9) sont autorisés.
aucun espace, lettre ou symbole (y compris les tirets).
les zéros initiaux seront automatiquement supprimés.

Exemple : si un numéro de téléphone nécessite des espaces ou des zéros initiaux, utilisez plutôt un champ texte.

Champ à liste déroulante

seules les options prédéfinies dans les réglages du champ peuvent être utilisées.
le champ est sensible à la casse.
de nouvelles options ne peuvent pas être ajoutées directement dans le fichier d’importation.

Résumé : Comment éviter les erreurs d’importation

Téléchargez un modèle neuf avant chaque importation
N’utilisez pas de formules
Ne modifiez pas la structure des colonnes
Respectez toutes les règles de validation
Assurez vous que les sélections de groupe et de rôle correspondent
Formatez correctement les champs personnalisés

Ajouter et Importer un Nouveau Membre