Créer un formulaire d’inscription au club dans Spond Club

Connectez-vous à Spond Club

Cliquez sur “Formulaires d’inscription au club” dans le menu situé à gauche

Cliquez sur le bouton “Créer nouveau” en haut à droite

Titre : Donnez un titre clair et descriptif au formulaire.
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Description : Ajoutez une courte description du club et expliquez l’objectif du formulaire.
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Date d’Inscription : Indiquez la date d’ouverture des inscriptions. Notez que les membres ayant un renouvellement ou un lien personnel peuvent s’inscrire avant cette date.
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Qui Peut Inscrire un Nouveau Membre ?

Types de Membres

Choisissez quels types de membres peuvent être sélectionnés lors de l’inscription. Ces types sont prédéfinis dans Paramètres → Champs de membre. Si un seul type de membre est sélectionné, il sera automatiquement attribué sans être affiché à la personne qui s’inscrit.
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En fonction du type de membre, vous pouvez spécifier si les membres peuvent choisir parmi des groupes ou équipes prédéfinis lors de l’inscription. Cela peut être défini en sélectionnant soit “Autoriser la sélection du groupe”, soit “Aucune sélection de groupe”.
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​⚠️ REMARQUE !

Pour lier une demande de paiement à un formulaire d’inscription, vous devez d’abord créer une demande de paiement qui inclut un segment contenant soit les groupes, soit le type de membre sélectionné dans le formulaire.
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​Groupes et sous-groupes

Si vous souhaitez que les nouveaux membres puissent choisir le groupe ou le sous-groupe qu’ils souhaitent rejoindre, spécifiez les options disponibles. Vous pouvez également cocher “Rendre la sélection de sous-groupe obligatoire” pour garantir un placement approprié.
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“Montrer la capacité des groupes aux inscrits” permet aux membres potentiels de voir combien de places sont disponibles dans le groupe avant de s’inscrire.
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Lors de la création d’un groupe dans Spond Club, vous avez la possibilité de définir la “Capacité du groupe”. Cela signifie que vous pouvez déterminer le nombre maximal de membres autorisés dans le groupe. La capacité est définie directement lors de la création du groupe, vous donnant ainsi un contrôle total sur le nombre de membres pouvant rejoindre le groupe.
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​⚠️ REMARQUE !

Les administrateurs du club peuvent toujours ajouter des membres à un groupe même si la capacité maximale a été atteinte. Cependant, ils recevront un avertissement indiquant que la limite a été dépassée.
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Approbation Automatique et Demandes de Paiement

Choisissez si les membres doivent être approuvés automatiquement ou si chaque demande doit être examinée et approuvée manuellement. En activant "Activer la validation automatique", vous pouvez déterminer comment les nouvelles adhésions au club seront gérées.
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Vous avez deux options pour l’approbation des adhésions :

⚠️ REMARQUE !

Pour lier une demande de paiement à un formulaire d’inscription, vous devez d’abord créer une demande de paiement qui inclut un segment contenant soit les groupes, soit le type de membre sélectionné dans le formulaire.
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Champs d’Adhésion
Par défaut, Spond Club propose un ensemble de champs d’adhésion standard afin de garantir que toutes les informations nécessaires soient collectées lors de l’inscription. Ces champs incluent :

Nom du champ/Champs de membre personnalisés

Vous avez déjà créé ces champs sous « Paramètres » et « Champs de membre ». En savoir plus sur la création de champs d’adhésion personnalisés.
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​⚠️ REMARQUE : Si un message d’erreur apparaît lors de la tentative de validation d’une inscription, cela peut être dû à un champ personnalisé dépassant la limite maximale de 512 caractères (espaces compris).

Il est recommandé de vérifier les champs contenant des réponses très longues et de réduire leur contenu en dessous de la limite avant de réessayer de valider l’inscription.
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En plus des champs d’adhésion standard et personnalisés, vous pouvez également ajouter des champs supplémentaires lors de la création d’un formulaire. Ces champs sont uniques à chaque formulaire et ne sont pas stockés de manière permanente dans le profil du membre ; ils n’existent que pendant le processus d’inscription.
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Les champs supplémentaires sont idéaux pour recueillir des informations temporaires ou spécifiques au formulaire, telles que des exigences alimentaires particulières ou des coordonnées temporaires.
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Saisissez le nom du champ et utilisez le menu déroulant pour sélectionner le format du champ supplémentaire (Champ unique, Champ contenant plusieurs lignes, Liste déroulante, Cases à cocher, Champ de date).
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Ensuite, spécifiez si le champ doit être facultatif ou obligatoire. Cela garantit la collecte des informations essentielles tout en offrant une flexibilité pour les champs qui ne s’appliquent pas à tous les membres.

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Conditions générales
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​Conditions du club
Choisissez si vous souhaitez demander l’acceptation des conditions générales et de la politique de confidentialité du club. Un lien vers le document ou le site expliquant ces conditions doit être fourni.
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Droit à l’image
Des options similaires sont disponibles pour le consentement à l’utilisation de photos lors de l’inscription.
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Dérogations supplémentaires

Vous pouvez facilement créer autant de consentements et renonciations que vous le souhaitez, ou choisir parmi celles précédemment enregistrées dans Paramètres → Votre Club → Dérogations supplémentaires. Chaque membre doit lire et répondre à chaque consentement individuel avant de procéder. Il s’agit d’une mesure importante qui protège à la fois le club et garantit la sécurité de ses participants.
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Cette fonction peut être utilisée dans le formulaire d’adhésion du club pour, par exemple, faciliter la compréhension par les membres de leurs responsabilités concernant l’utilisation des équipements, la participation aux activités et les tâches de bénévolat. En établissant des consentements supplémentaires, le club peut fournir des informations claires sur la façon dont les équipements doivent être utilisés et correctement entretenus, notamment l’utilisation appropriée des équipements de protection. Les membres sont également clairement informés de la responsabilité en cas de mauvais usage ou de négligence des équipements du club et de questions connexes. Cela contribue à créer un environnement sûr et responsable où chacun comprend ses obligations et les conséquences de ses actions.
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​Ajouter une renonciation

Pour créer une nouvelle renonciation, cliquez sur + Ajouter une renonciation en bas à gauche.
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​Sélectionner une renonciation existante

Cliquez sur le menu déroulant pour voir les renonciations précédemment créées dans Paramètres → Votre Club → Dérogations supplémentaires. Cliquez sur la renonciation que vous souhaitez utiliser, puis cliquez sur le bouton Ajouter une renonciation existante.
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Répétez le processus si vous souhaitez ajouter d’autres renonciations au formulaire d’inscription.
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Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Suivant en bas à droite.
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E-mail de confirmation
Dans cette section, vous pouvez personnaliser l’e-mail qui est automatiquement envoyé lorsqu’une inscription est soumise. Cet e-mail confirme que le formulaire a été reçu et informe le membre si sa demande est en cours de traitement ou placée sur une liste d’attente. Vous pouvez inclure un message de bienvenue, les prochaines étapes et toute information essentielle que les membres doivent connaître.
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Notification d’inscriptions validées
Cette option vous permet de personnaliser l’e-mail envoyé lorsqu’une inscription est approuvée. Il s’agit d’une confirmation formelle accueillant le membre dans le club. Vous pouvez fournir des informations sur l’adhésion, les événements à venir et les ressources ou documents pertinents.
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Confirmation automatique des e-mails
Même si vous ne personnalisez pas ces e-mails, Spond enverra toujours une confirmation automatique dès que le formulaire d’inscription est soumis, garantissant ainsi que les membres sont informés.