Créer un formulaire d’inscription au club dans Spond Club

La configuration d’un formulaire d’inscription au club dans Spond Club vous permet de simplifier le processus d’intégration des nouveaux membres. Grâce à des champs personnalisables, des approbations automatiques et des options flexibles pour l’auto-inscription ainsi que l’inscription par un tuteur, vous pouvez garantir un processus d’inscription fluide pour votre club.

Ce guide vous accompagne à travers les étapes de création, de personnalisation et de gestion d’un formulaire d’inscription au club, facilitant ainsi la gestion des nouveaux membres et l’assurance que les informations essentielles sont bien collectées lors de l’inscription.

Pour créer un formulaire d’inscription au club dans Spond Club, suivez ces étapes :

Connectez-vous à Spond Club
Cliquez sur “Formulaires d’inscription au club” dans le menu situé à gauche
Cliquez sur le bouton “Créer nouveau” en haut à droite

Personnaliser le Contenu

Titre : Donnez un titre clair et descriptif au formulaire.
Description : Ajoutez une courte description du club et expliquez l’objectif du formulaire.
Date d’Inscription : Indiquez la date d’ouverture des inscriptions. Notez que les membres ayant un renouvellement ou un lien personnel peuvent s’inscrire avant cette date.
Qui Peut Inscrire un Nouveau Membre ?
1. Auto-inscription : Idéal pour les clubs accueillant uniquement des membres adultes.
2. Inscription par un responsable légal : Recommandé pour les clubs axés sur les jeunes membres.
3. Les deux options : Permet à la fois l’auto-inscription et l’inscription par un responsable légal.
Types de Membres
Choisissez quels types de membres peuvent être sélectionnés lors de l’inscription. Ces types sont prédéfinis dans Paramètres → Champs de membre. Si un seul type de membre est sélectionné, il sera automatiquement attribué sans être affiché à la personne qui s’inscrit.

En fonction du type de membre, vous pouvez spécifier si les membres peuvent choisir parmi des groupes ou équipes prédéfinis lors de l’inscription. Cela peut être défini en sélectionnant soit “Autoriser la sélection du groupe”, soit “Aucune sélection de groupe”.

⚠️ REMARQUE !
Pour lier une demande de paiement à un formulaire d’inscription, vous devez d’abord créer une demande de paiement qui inclut un segment contenant soit les groupes, soit le type de membre sélectionné dans le formulaire.

Groupes et sous-groupes
Si vous souhaitez que les nouveaux membres puissent choisir le groupe ou le sous-groupe qu’ils souhaitent rejoindre, spécifiez les options disponibles. Vous pouvez également cocher “Rendre la sélection de sous-groupe obligatoire” pour garantir un placement approprié.

“Montrer la capacité des groupes aux inscrits” permet aux membres potentiels de voir combien de places sont disponibles dans le groupe avant de s’inscrire.

Lors de la création d’un groupe dans Spond Club, vous avez la possibilité de définir la “Capacité du groupe”. Cela signifie que vous pouvez déterminer le nombre maximal de membres autorisés dans le groupe. La capacité est définie directement lors de la création du groupe, vous donnant ainsi un contrôle total sur le nombre de membres pouvant rejoindre le groupe.

⚠️ REMARQUE !
Les administrateurs du club peuvent toujours ajouter des membres à un groupe même si la capacité maximale a été atteinte. Cependant, ils recevront un avertissement indiquant que la limite a été dépassée.
Approbation Automatique et Demandes de Paiement
Choisissez si les membres doivent être approuvés automatiquement ou si chaque demande doit être examinée et approuvée manuellement. En activant "Activer la validation automatique", vous pouvez déterminer comment les nouvelles adhésions au club seront gérées.

Vous avez deux options pour l’approbation des adhésions :
- Valider automatiquement les nouvelles inscriptions
- Valider automatiquement les nouvelles inscriptions après le paiement. Les paiements échelonnés doivent être réglés en totalité
⚠️ REMARQUE !
Pour lier une demande de paiement à un formulaire d’inscription, vous devez d’abord créer une demande de paiement qui inclut un segment contenant soit les groupes, soit le type de membre sélectionné dans le formulaire.
Champs d’Adhésion
Par défaut, Spond Club propose un ensemble de champs d’adhésion standard afin de garantir que toutes les informations nécessaires soient collectées lors de l’inscription. Ces champs incluent :
- Nom : Le nom complet du membre inscrit.
- E-mail : Une adresse e-mail valide pour la communication et la connexion.
- Numéro de téléphone : Le numéro de contact du membre pour les mises à jour et les notifications.
- Adresse : L’adresse postale complète, pouvant être utilisée pour la facturation ou toute autre correspondance liée au club.
- Date de naissance : Ce champ est important pour les types d’adhésion spécifiques à l’âge, la participation aux événements ou les catégories de compétition.
- Type de membre : Prédéfini dans les Paramètres, ce champ permet aux membres de choisir le type d’adhésion auquel ils postulent (ex. : junior, senior, entraîneur).
- Date d’inscription : La date à laquelle le membre complète le processus d’inscription.
- Genre : Ce champ est utilisé pour la catégorisation des membres ou pour la participation à des activités ou équipes spécifiques à un genre.
- Responsables légaux : Pour les membres mineurs, ce champ permet de recueillir des informations sur un ou plusieurs responsables légaux, y compris leurs coordonnées, afin de gérer la communication et les paiements au nom du membre.
  
  Les membres et les responsables légaux peuvent avoir la possibilité de modifier ces champs standard si nécessaire :
  - Date de naissance
  - Responsables légaux
  - Nationalité
  - Pays
  - Adresse
  - Genre
  
  Cela est utile en cas de changement de coordonnées ou si des informations supplémentaires doivent être mises à jour ultérieurement. L’administrateur du club peut configurer quels champs peuvent être modifiés par le membre ou son responsable légal, garantissant ainsi un contrôle sur les informations pouvant être éditées.
Nom du champ/Champs de membre personnalisés
Vous avez déjà créé ces champs sous « Paramètres » et « Champs de membre ». En savoir plus sur la création de champs d’adhésion personnalisés.
Champs Supplémentaires
En plus des champs d’adhésion standard et personnalisés, vous pouvez également ajouter des champs supplémentaires lors de la création d’un formulaire. Ces champs sont uniques à chaque formulaire et ne sont pas stockés de manière permanente dans le profil du membre ; ils n’existent que pendant le processus d’inscription.

Les champs supplémentaires sont idéaux pour recueillir des informations temporaires ou spécifiques au formulaire, telles que des exigences alimentaires particulières ou des coordonnées temporaires.

Saisissez le nom du champ et utilisez le menu déroulant pour sélectionner le format du champ supplémentaire (Champ unique, Champ contenant plusieurs lignes, Liste déroulante, Cases à cocher, Champ de date).

Ensuite, spécifiez si le champ doit être facultatif ou obligatoire. Cela garantit la collecte des informations essentielles tout en offrant une flexibilité pour les champs qui ne s’appliquent pas à tous les membres.
Conditions et consentement
Choisissez si vous souhaitez demander l’approbation des conditions du club et de la politique de confidentialité. Un lien vers le document ou le site web expliquant ces conditions doit être fourni.

Consentement à l’utilisation des photos :
Des options similaires sont disponibles pour le consentement à l’utilisation des photos lors de l’inscription.
Notification du membre
Après avoir créé le formulaire d’inscription, vous pouvez personnaliser les e-mails envoyés aux membres pendant le processus d’inscription.

1. E-mail de confirmation
Dans cette section, vous pouvez personnaliser l’e-mail qui est automatiquement envoyé lorsqu’une inscription est soumise. Cet e-mail confirme que le formulaire a été reçu et informe le membre si sa demande est en cours de traitement ou placée sur une liste d’attente. Vous pouvez inclure un message de bienvenue, les prochaines étapes et toute information essentielle que les membres doivent connaître.
2. Notification d’inscriptions validées
Cette option vous permet de personnaliser l’e-mail envoyé lorsqu’une inscription est approuvée. Il s’agit d’une confirmation formelle accueillant le membre dans le club. Vous pouvez fournir des informations sur l’adhésion, les événements à venir et les ressources ou documents pertinents.

Confirmation automatique des e-mails
Même si vous ne personnalisez pas ces e-mails, Spond enverra toujours une confirmation automatique dès que le formulaire d’inscription est soumis, garantissant ainsi que les membres sont informés.

Foire aux questions

Puis-je choisir différents types d'options d'inscription pour les membres ?

Oui, vous pouvez permettre l'auto-inscription, l'inscription des enfants par leurs responsables légaux, ou les deux. Cette flexibilité permet d'adapter le formulaire aux besoins de votre club.

Puis-je approuver automatiquement les nouvelles inscriptions ?

Oui, vous pouvez configurer le formulaire pour approuver automatiquement les nouvelles inscriptions, soit immédiatement, soit après que le membre ait effectué le paiement.

Comment ajouter des champs personnalisés au formulaire d'inscription ?

Les champs personnalisés peuvent être créés dans Paramètres → Champs de membre. Vous pouvez également ajouter des champs supplémentaires au formulaire d'inscription qui ne sont pas stockés de manière permanente mais peuvent être copiés lors du traitement.

Quelles informations les membres doivent-ils fournir dans le formulaire ?

Par défaut, les membres doivent fournir des informations de base telles que le nom, l’adresse e-mail, le numéro de téléphone et l’adresse postale. Vous pouvez personnaliser davantage ces exigences en ajoutant des champs obligatoires ou facultatifs.

Puis-je ajouter une demande de consentement pour les conditions et la confidentialité lors de l'inscription ?

Oui, vous pouvez demander aux membres d'approuver les conditions générales et la politique de confidentialité du club en fournissant un lien vers le document concerné. Il en va de même pour la demande de consentement à l'utilisation des photos.