Comment créer un formulaire d'inscription (cours/atelier)

Cet article expliquera comment créer un formulaire d'inscription. Vous recevrez un guide étape par étape couvrant tout, de la création du formulaire à la personnalisation des champs et des paramètres, afin que vous puissiez facilement gérer les inscriptions aux cours et aux académies.

Comment créer un formulaire d'inscription

Naviguez vers "Les cours et les académies" dans le menu.
Cliquez sur "Nouveau formulaire" en haut à droite.
Disponibilité du formulaire :
Le formulaire peut être rendu accessible au public via la liste des cours, partagé à l’aide d’un lien de partage ou défini comme indisponible. Si le formulaire est défini sur « Indisponible », il sera inaccessible à tous, y compris à ceux qui ont déjà reçu une invitation.
- Rendre le cours accessible au public sur Spond Discover – Le formulaire sera examiné par un modérateur avant d’être publié sur Spond Discover. Une fois approuvé, il sera publié automatiquement.
- Choisissez si le formulaire doit être accessible pour les inscriptions externes – Cette option est automatiquement activée si le formulaire est publié sur Spond Discover.
Remplissez les informations de base: indiquez les détails essentiels sur le cours ou l'activité, y compris le titre, la description et la date. Vous pouvez choisir les dates de début et de fin pour le cours ou l'activité, ainsi que définir une date limite d'inscription. Cela garantit que les inscriptions ne peuvent être effectuées que pendant la période que vous avez spécifiée.
Définissez le contact du cours. Cette information sera affichée dans le formulaire d'inscription afin que les personnes puissent contacter le responsable pour toute question.
Sélectionnez le compte de club. Les frais d'inscription seront versés sur ce compte. Vous devez toujours choisir un compte, même si le cours est gratuit.
Critères d'admissibilité à l'inscription
Vous pouvez définir des critères pour le formulaire d’inscription en fonction du genre et de l’âge. Vous pouvez choisir d’utiliser l’âge, le genre ou les deux comme conditions pour l’inscription.
- Critères de genre
  Sélectionnez si seuls certains genres sont autorisés à s’inscrire via le formulaire. Vous pouvez en choisir un, deux ou tous.
  - Homme
  - Femme
  - Non binaire / Autre
- Critères d’âge
  Indiquez la plage de dates de naissance acceptable en saisissant la date de naissance la plus ancienne autorisée (le participant doit être né après) et la date de naissance la plus récente autorisée (le participant doit être né avant). Cela garantit que seuls les participants nés entre les dates sélectionnées peuvent finaliser l’inscription.
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Produits

Lors de la création d’un formulaire d’inscription à un cours ou à une académie, vous pouvez proposer des produits ou des services supplémentaires que les participants peuvent acheter pendant le processus d’inscription. Par exemple :

Articles (profilés) : Des articles comme des t shirts, des maillots ou du matériel lié au cours.
Services supplémentaires : Des options comme des séances de coaching individuel, la location de matériel ou des supports d’entraînement supplémentaires.
Options complémentaires : Des activités ou des événements optionnels liés au cours, comme des ateliers ou des rencontres conviviales.

Du kan définir ces produits dans le formulaire afin que les participants puissent les sélectionner dans le cadre de leur inscription. Tu peux également définir le prix, la quantité, si les produits doivent être obligatoires ou facultatifs pour les participants, ainsi qu’activer un abonnement.

Produits principaux : Tu peux créer un seul produit ou ajouter plusieurs options de produit, où le prix peut varier en fonction de l’option choisie.

Produits facultatifs : Si tu souhaites associer une option à un produit principal spécifique, tu peux l’indiquer dans le nom de l’option de produit, par exemple « Récupération tardive (lundi) ».

Emplacements

Le champ Emplacements vous permet de limiter le nombre de participants pouvant s’inscrire à un produit spécifique. Le nombre d’emplacements s’applique par produit et il n’est pas possible de définir une limite globale pour l’ensemble du cours sur plusieurs produits. Une fois que tous les emplacements sont occupés, toute personne qui tente de s’inscrire sera informée qu’il n’y a plus d’emplacements disponibles et ne pourra pas finaliser son inscription.

💡 ASTUCE ! Il n’existe pas de liste d’attente intégrée dans les formulaires d’inscription, mais vous pouvez utiliser une solution alternative pour créer une liste d’attente provisoire. En savoir plus ici sur la façon de la configurer.

Activer l’abonnement

Si vous souhaitez que les membres effectuent des paiements récurrents, vous pouvez activer cette option par produit en sélectionnant Activer l’abonnement lors de la configuration du produit.

En savoir plus dans cet article sur les abonnements et sur la façon de configurer un abonnement dans un formulaire d’inscription.

Ajouter et supprimer des produits

En cliquant sur le bouton avec deux carrés et un signe plus, vous créez un nouveau champ produit. Si un produit est déjà renseigné, cliquer sur ce même bouton ajoute une copie du produit en dessous.

Cliquer sur le bouton X supprime un champ produit.

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Inscriptions externes

Administrer les inscriptions des externes

Cette fonctionnalité vous permet de gérer les inscriptions provenant de sources externes, comme les participants qui s’inscrivent via des plateformes tierces ou en dehors de Spond Club. En intégrant les inscriptions externes, vous pouvez :

Garantir que tous les participants sont pris en compte : Peu importe où les participants s’inscrivent, toutes les inscriptions peuvent être gérées de manière centralisée dans Spond Club.
Synchroniser les informations : Les inscriptions externes seront fusionnées avec la liste principale d’inscriptions, garantissant une vue unique et à jour de tous les participants.
Suivre les paiements et la participation : Vous pouvez continuer à suivre les paiements et la participation des personnes inscrites par des moyens externes, assurant ainsi une cohérence sur toutes les plateformes d’inscription.

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Champs du formulaire

Champs supplémentaires

La personnalisation des champs du formulaire est essentielle pour collecter les bonnes informations auprès des participants. Spond Club vous permet d’adapter le formulaire de réservation en ajoutant des champs supplémentaires afin de recueillir les détails dont vous avez besoin.

Sélectionnez le nom du champ, le type de champ (ligne unique, texte multiligne, menu déroulant, cases à cocher ou champ de date), ainsi que s’il doit être obligatoire ou facultatif.

⚠️ REMARQUE ! Ces champs existent uniquement dans le cadre de l’inscription proprement dite et ne seront pas enregistrés sur le profil du membre. Lors du traitement de chaque inscription, vous pouvez, si vous le souhaitez, copier les informations dans les champs du membre.

Conditions générales

Conditions des cours du club

Choisissez si vous souhaitez demander l’approbation des conditions du cours du club. Un lien vers le document ou le site web expliquant ces conditions doit être fourni.

Droit à l'image pour ce cours

Des options similaires sont disponibles pour le consentement à l’utilisation de photos lors de l’inscription.

Dérogations supplémentaires

Utilisez cette fonction pour ajouter des Dérogations supplémentaires liées au cours. Donnez à chaque champ un titre clair et indiquez lesquels sont obligatoires. Cette fonction est particulièrement utile lorsque le club organise des cours ou des activités impliquant un risque physique, comme des cours de sport, de natation ou d’arts martiaux. Elle permet au club d’informer les participants des risques pertinents et de leur permettre de consentir à participer à leurs propres risques, de sorte que le club ne soit pas tenu responsable des blessures.

Pour les voyages ou les stages, un consentement similaire peut être obtenu pour des aspects tels que la santé, le transport et les règles pendant le séjour. Ces conditions et dérogations aident les participants à comprendre les risques potentiels et constituent une étape importante dans la protection du club et la promotion d’un environnement sûr.

Choisissez un nom pour votre renonciation ou consentement personnalisé
Rédigez une description expliquant ce que couvre la renonciation ou le consentement
Ajoutez l’URL d’un site web ou d’un document
- 💡 Vous pouvez créer un lien vers un document (par exemple PDF ou Word) à la place d’un site web. Il suffit de téléverser votre fichier sur un service comme Google Drive ou Dropbox et d’utiliser le lien partageable.
Sélectionnez le type de réponse pour la renonciation :
- Plusieurs éléments (cases à cocher) — Les membres peuvent sélectionner plusieurs options
- Un seul élément (menu déroulant) — Une seule option peut être sélectionnée
💡 Dans le champ Options, vous pouvez choisir si les sélections doivent être obligatoires. Pour cela, cochez la case à droite du texte Obligatoire. Laissez la case décochée si les participants doivent pouvoir choisir librement parmi les options disponibles.
Saisissez la ou les options de réponse. Vous pouvez ajouter plusieurs options en les séparant par une virgule.
Si vous souhaitez ajouter d’autres dérogations, cliquez sur + Ajouter une renonciation.

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Questions Fréquemment Posées

Y a-t-il une liste d’attente dans le formulaire d’inscription ?

Non, il n’existe pas de liste d’attente intégrée dans le formulaire d’inscription. Lorsqu’un produit a atteint le nombre maximum d’emplacements, il n’est plus possible de s’inscrire.

Si vous souhaitez gérer une liste d’attente, vous pouvez utiliser la solution suivante :

Créez un nouveau produit dans le formulaire d’inscription.
Donnez-lui un nom clair, par exemple « Liste d’attente ».
Ne définissez aucune limite d’emplacements pour ce produit.

Ainsi, le produit « liste d’attente » restera toujours disponible à l’inscription, même si le produit principal est complet. Vous pouvez choisir si ce produit doit être gratuit ou payant.

Veuillez noter qu’il ne s’agit pas d’une liste d’attente automatique. Vous devez gérer manuellement les personnes à qui une place est proposée lorsqu’une disponibilité se libère.

Puis-je personnaliser les informations collectées dans le formulaire d’inscription ?

Oui, vous pouvez gérer les champs du formulaire pour collecter des informations spécifiques, telles que des restrictions alimentaires, le niveau de compétence ou tout autre détail pertinent pour le cours.

Comment s’assurer que les frais d’inscription sont correctement traités ?

Lors de la configuration du formulaire, vous devez sélectionner un compte de club où les frais d’inscription seront déposés. Même si le cours est gratuit, cette étape est nécessaire pour un suivi adéquat.

Comment gérer les frais de transaction dans Spond Club ?

Les clubs disposent de deux options lorsqu’ils collectent des paiements, par exemple des cotisations et des frais d’entraînement.

◉ Inclure les frais de transaction dans le prix du produit

Fonctionnement : Les frais de transaction sont inclus dans le prix payé par les membres. Cela signifie que le club reçoit le prix du produit, déduction faite des frais de transaction.
Formule : Prix du produit × frais en pourcentage + frais fixes.
Exemple : Pour un produit coûtant 1000 NOK :
- 1000 NOK × 2,99 % + 2 NOK ≈ 32 NOK
- Le membre paie 1000 NOK et le club reçoit 968 NOK après déduction des frais de 32 NOK.

◉ Ajouter les frais de transaction au prix du produit

Fonctionnement : Les frais de transaction sont ajoutés au prix payé par les membres. Cela garantit que le club reçoit le montant total du produit.
Formule : Prix total incluant les frais de transaction × frais en pourcentage + frais fixes
Exemple : Si le club souhaite recevoir 1000 NOK pour un produit :
- 1033 NOK × 2,99 % + 2 NOK ≈ 33 NOK
- Le membre paie 1033 NOK et le club reçoit 1000 NOK après déduction des frais de 33 NOK.

Puis-je limiter l’accès au formulaire d’inscription ?

Oui, vous pouvez choisir de rendre le formulaire accessible publiquement, accessible uniquement via un lien partagé ou de le définir comme « Non Disponible », ce qui empêchera l’accès à tous, y compris ceux qui ont déjà reçu une invitation.

Que se passe-t-il si quelqu’un a des questions sur le cours ?

Vous pouvez désigner une personne de contact dont les coordonnées apparaîtront sur le formulaire d’inscription. Cela permet aux participants de poser leurs questions ou préoccupations directement.

Puis-je fixer une date limite pour les formulaires d’inscription ?

Oui, vous pouvez définir une date limite d’inscription lors de la configuration du formulaire, garantissant que les inscriptions ne sont possibles que dans la période spécifiée.