Pour créer une demande de paiement, allez à "Finance" → "Demandes de Paiement" et cliquez sur "Ajouter une Demande de Paiement" dans le coin supérieur droit.
En haut de la page, vous trouverez deux onglets : Informations sur le paiement et Segments de paiement. Dans cet article, nous examinerons les différentes options et fonctionnalités de ces onglets.

Informations sur le paiement

Compte du Club

Le compte que vous configurez comme Compte du Club dans une demande de paiement est celui sur lequel les fonds collectés seront versés. Si aucun compte n'est déjà configuré, vous devez d'abord aller dans Paramètres du Club, puis Comptes du Club pour configurer cela.

Type

Indiquez si la demande de paiement doit être un paiement unique, un paiement par Mensualités ou flexible - permettant aux destinataires de choisir de payer tout en une seule fois ou en versements mensuels égaux. Vous pouvez en savoir plus sur les types de paiement ici.

Date Limite de Paiement et Date de Fin

Date Limite de Paiement: C'est le nombre de jours dont le membre dispose pour payer, à partir du moment où le paiement lui a été envoyé. Si un membre est ajouté à un moment ultérieur, il disposera toujours du même nombre de jours pour payer.
Date de Fin: Cela n'a rien à voir avec la date d'échéance. Après la date de fin, vous ne serez plus invité à ajouter de nouveaux membres qui répondent aux critères que vous avez définis. Par conséquent, il est sage de fixer la date de fin au dernier jour de l'année ou de la saison.

Remise Familiale

Vous avez deux structures de réduction différentes disponibles dans le menu déroulant sous Réduction familiale. Soit basé sur un Pourcentage, soit sur un prix Total maximum. Cela doit être activé pour que les membres bénéficient de la réduction familiale.

Pourcentage: À partir du deuxième membre de la famille, une réduction en pourcentage est accordée lorsque tous paient ensemble. Le membre avec le montant le plus élevé paie le plein tarif.
Total maximum: Ceci est activé lorsqu'une ou plusieurs personnes dépassent le montant total du paiement. Par exemple, si le prix maximum est fixé à 800 NOK, une famille ne paiera jamais plus que ce montant, quel que soit le nombre de membres de la famille.

⚠️ Attention ! La réduction ne s'applique pas aux paiements individuels lors de l'inscription. Tous les membres doivent avoir le même contact de paiement et payer ensemble pour que la réduction s'applique.

Chez Spond, nous considérons tous ceux qui ont le même contact de paiement comme une famille. Cela signifie que vous pouvez envoyer aux membres de la famille en même temps qu'à d'autres membres - la réduction ne s'appliquera qu'à celui qui est le contact de paiement pour plusieurs membres. Vous pouvez toujours donner des prix différents aux membres de la famille en fonction de leur appartenance à un groupe ou de leur type de membre, même s'ils sont ajoutés à la même demande de paiement.

Si vous avez seulement une réduction sur les frais d'entraînement ou les cotisations, vous ne pouvez pas envoyer ces deux éléments en même temps, car la réduction s'appliquera à tous les produits dans l'envoi. Si vous avez différents types de réduction sur les deux, ils ne peuvent pas non plus être envoyés ensemble.

→ Cliquez sur "Suivant" (rien ne sera encore envoyé) - à l'étape suivante, vous accéderez aux "ajouter des segments de paiement" où vous saisirez le prix et sélectionnerez les destinataires.

Segments de Paiement

Dans les segments de paiement, vous choisissez de baser le prix sur : le type d’adhésion, les groupes ou les sous-groupes. Le prix que vous saisissez pour un segment correspond au montant que les membres « correspondant » à ce segment devront payer.

Généralement, les frais d'entraînement sont envoyés en fonction des groupes et les cotisations en fonction du type de membre, mais cela dépend entièrement du club/de l'organisation. Vous pouvez sélectionner tous les types de membres ou groupes en une seule fois et leur attribuer des prix différents.

Comment Ajouter un Segment

Cliquez sur Ajouter des Segments de Paiement
Choisissez l’une des options : type de membre, groupe ou sous-groupe
Cochez les types de membres, groupes ou sous-groupes auxquels vous souhaitez envoyer le paiement
Sous Produit, écrivez ce pour quoi la facture est établie, par exemple, cotisation
Sous Prix, entrez le prix que les membres doivent payer (tous ceux qui correspondent à ce segment paieront le même prix)
Si vous le souhaitez, vous pouvez cliquer sur « Ajouter un produit supplémentaire » pour ajouter d’autres produits, que vous pouvez définir comme obligatoires ou optionnels
Terminez en cliquant sur « Créer » – le paiement ne sera pas encore envoyé.

Dans la section suivante « Envoi du Paiement aux Membres », vous découvrirez comment sélectionner les membres auxquels envoyer les demandes de paiement, en fonction des segments que vous avez choisis.

⚠️ Attention !

Lorsque vous envoyez en fonction d'un groupe ou sous-groupe, les administrateurs de groupe ne recevront aucune demande de paiement, sauf s'ils sont également ajoutés comme membres du groupe.
Si vous envoyez à la fois des frais d'entraînement et des cotisations dans le même paiement, vous devez aller à nouveau en haut à droite. Si vous utilisez uniquement "ajouter un produit supplémentaire", vous ne pourrez pas exempter un membre uniquement de la cotisation ou des frais d'entraînement.

Envoi du Paiement aux Membres

À l'étape suivante, vous pouvez choisir quels membres vous souhaitez envoyer les demandes - en fonction des segments que vous avez sélectionnés à l'étape précédente. Vous trouverez tous ceux qui sont éligibles pour ce paiement (en fonction du segment de paiement) en cliquant sur "traiter" en haut de la page.

Vous obtiendrez alors une liste de tous les destinataires. Ici, vous pouvez utiliser la fonction de filtrage pour trouver ceux qui doivent être ajustés ou rechercher par nom. Remarque! Les ajustements ne seront pas enregistrés, faites cela dans la même opération que l'envoi réel.

Si un membre est éligible pour plusieurs segments, par exemple s'il est dans plusieurs groupes, il recevra un paiement pour les deux groupes, sauf si vous ajustez la demande avant de l'envoyer.

Une fois que vous avez trouvé ceux que vous souhaitez ajuster, vous pouvez soit changer la date, changer le prix ou les exempter. Ici, vous pouvez exempter ceux qui sont dans plusieurs groupes, s'ils ne doivent payer que pour l'un d'entre eux. Pour les exempter, retirez la coche à côté du produit.

⚠️ Attention: Une fois qu'un paiement a été envoyé, il ne peut pas être supprimé mais seulement exempté si le membre ne doit finalement pas payer. Cela ne peut être fait que pour un membre à la fois.

Une fois que vous avez effectué les ajustements individuels, vous pouvez marquer tous les membres à qui vous souhaitez envoyer le paiement, puis cliquer sur "Envoyer". Si certains membres de cette liste ne doivent pas être facturés, il suffit de laisser la case à cocher devant le nom du membre vide, ils ne recevront pas de paiement.

Les membres qui ont l'application recevront le paiement directement dans l'application. Ceux qui n'utilisent pas l'application le recevront par e-mail. Si vous souhaitez que les membres reçoivent le paiement dans l'application, ils doivent également être ajoutés à un groupe. Sinon, ils recevront la demande de paiement par e-mail.

Questions Fréquemment Posées

Puis-je changer l'e-mail de contact lors de la création et après une demande de paiement?

Non, cela ne peut être modifié ni lors de la création ni après. Il n'y a pas de champ pour cela, car il est automatiquement lié à l'administrateur qui crée la demande. C'est actuellement une décision de conception délibérée, pas une erreur. Si vous souhaitez le changer après coup, contactez le support Spond car notre équipe technique peut le modifier.