La solution de facturation de Spond Club est conçue pour les membres qui bénéficient d’un soutien financier ou qui, pour diverses raisons, ne peuvent pas payer en ligne ou directement via Spond.
Lorsque vous utilisez la facturation et les paiements manuels, vous commencez par créer une demande de paiement classique. Vous pouvez ensuite générer une facture pour le membre concerné, la télécharger et l’envoyer manuellement par e-mail.
⚠️ Remarque : Il n’est pas possible de générer des factures pour plusieurs membres en même temps.
Lorsqu’un membre a payé, par exemple par virement bancaire, via Vipps ou par une autre méthode, vous pouvez enregistrer manuellement le paiement dans le système. Vous pouvez alors saisir la date de paiement et ajouter toute note interne dans le champ de commentaires.
Créer une facture
Pour créer une facture ou enregistrer un paiement manuel lié à une demande de paiement, ouvrez le paiement concerné (par exemple, Cotisation 2025). Sélectionnez ensuite le membre qui a reçu la demande et cliquez sur le menu déroulant, comme illustré dans l’exemple ci-dessous.
Dans le menu latéral de Spond Club, cliquez sur Finance.
Cliquez ensuite sur Demandes de paiement.
Trouvez et sélectionnez la demande de paiement correspondante.
Faites défiler jusqu’au membre pour lequel vous souhaitez générer une facture manuelle et cliquez sur le nom du membre.
Dans le menu Demandes actives, cliquez sur les trois points à droite du bouton Modifier, puis sélectionnez Créer une facture.
Définissez la date d’échéance de la facture.
Dans le champ Numéro de compte bancaire, vous devez saisir un numéro de compte bancaire valide. C’est sur ce compte que les membres effectueront le virement lorsque la facture sera envoyée.
⚠️ REMARQUE : Vérifiez toujours soigneusement que le numéro de compte est correctement saisi avant de générer la facture.
Saisissez le numéro d’organisation si cela est pertinent.
Dans la liste des segments de paiement, vous pouvez cocher ou décocher les produits qui doivent être inclus dans le paiement.
Ajustement des prix : Si vous devez modifier certains prix, cela doit être fait en modifiant la demande de paiement initiale que le membre a reçue.
Produits optionnels : Si vous n’êtes pas certain des produits optionnels que le membre souhaite acheter, cela doit être clarifié avant de générer la facture. Vous pouvez ensuite désélectionner les produits qui ne doivent pas être facturés.
Une fois que le bon numéro de compte a été saisi et que tout a été vérifié, cliquez sur Générer la facture en bas à droite de la fenêtre.
Comment consulter les factures déjà créées ?
Si vous devez accéder à une facture déjà créée, cela peut facilement être fait en suivant les instructions des guides ci-dessous. La facture peut être localisée soit via le menu latéral Membres → Actif, soit via Finance. Les guides montrent également comment trouver, télécharger ou, si nécessaire, supprimer une facture déjà créée.
Trouver une facture déjà créée via Membres → Actif
Trouver une facture déjà créée via Membres → Actif
Dans le menu latéral de Spond Club, cliquez sur Membres → Actif.
Recherchez le membre pour lequel vous souhaitez récupérer une facture créée précédemment, puis cliquez sur son nom.
Faites défiler vers le bas jusqu’à la section Demandes de paiement.
Cliquez sur la demande de paiement correspondante.
Sous le menu Factures générées, vous verrez toutes les factures créées précédemment pour le membre sélectionné dans cette demande de paiement.
En cliquant sur le bouton à trois points à droite de la facture, un menu s’ouvrira avec deux options.
Télécharger la facture : Télécharge la facture au format PDF sur votre appareil.
Supprimer : Supprime la facture. La suppression d’une facture n’affecte pas la demande de paiement initiale. Une fois supprimée, la facture disparaît définitivement et ne peut pas être restaurée.
Trouver des factures créées précédemment via Finance
Trouver des factures créées précédemment via Finance
Dans le menu latéral de Spond Club, cliquez sur Finance.
Cliquez ensuite sur Demandes de paiement.
Trouvez et sélectionnez la demande de paiement concernée.
Faites défiler jusqu’au membre pour lequel vous souhaitez consulter une facture déjà créée et cliquez sur le nom du membre.
Sous le menu Factures générées, vous verrez toutes les factures créées précédemment pour le membre sélectionné dans cette demande de paiement.
En cliquant sur le bouton à trois points à droite de la facture, un menu s’ouvrira avec deux options.
Télécharger la facture : Télécharge la facture au format PDF sur votre appareil.
Supprimer : Supprime la facture. La suppression d’une facture n’affecte pas la demande de paiement initiale. Une fois supprimée, la facture disparaît définitivement et ne peut pas être restaurée.
Enregistrer un paiement manuel
Entrez la date de paiement et la note de paiement, par exemple "payé en espèces ...", "transfert directement via la banque" ... etc.
Cochez ensuite les segments de paiement et tous les produits optionnels pour lesquels la personne a payé. Si la personne en question a payé un prix différent de celui sur la facture (par exemple en raison d'un accord oral), vous devez alors modifier le prix dans la demande d'origine avant d'enregistrer le paiement manuel afin que les comptes pour le paiement soient corrects.
Vous ne pouvez enregistrer qu'un seul paiement manuel par demande de paiement, c'est-à-dire un seul paiement par membre et par paiement. C'est le même fonctionnement que les paiements par carte (VISA / MasterCard), à savoir qu'un seul paiement peut être effectué par membre et par demande de paiement.
Si vous souhaitez enregistrer un paiement qui s'applique à une famille qui a reçu une réduction familiale, le montant payé doit être distribué à tous les membres de la famille et enregistré manuellement pour chaque membre de la famille.
Foire aux questions
La facture est-elle envoyée automatiquement ?
La facture est-elle envoyée automatiquement ?
Lorsque vous générez une facture, un fichier PDF est enregistré dans le dossier de téléchargements de votre ordinateur.
Ce fichier n’est pas envoyé automatiquement, mais vous pouvez l’envoyer au destinataire de plusieurs façons :
dans un message depuis Spond Club
par e-mail via votre programme de messagerie habituel
dans un message sur spond.com / l’application
Puis-je générer une facture pour plusieurs membres en même temps ?
Puis-je générer une facture pour plusieurs membres en même temps ?
Lorsque les membres paient une facture générée via leur banque en ligne, l’argent est versé sur votre compte. Vous pouvez le vérifier dans votre banque en ligne, puis enregistrer manuellement le paiement dans Spond Club afin que l’information soit également mise à jour dans le système.
J’ai constaté une erreur dans une facture générée manuellement. Comment puis-je la corriger ?
J’ai constaté une erreur dans une facture générée manuellement. Comment puis-je la corriger ?
Si une facture générée manuellement contient une erreur, vous pouvez créer une nouvelle facture pour le même membre.
La nouvelle facture remplacera automatiquement l’ancienne et recevra un nouveau numéro de référence.
De cette façon, l’erreur est corrigée sans que vous ayez besoin de modifier la facture initiale.
Comment puis-je vérifier si un membre a payé une facture générée ?
Comment puis-je vérifier si un membre a payé une facture générée ?
Lorsque les membres paient une facture générée via leur banque en ligne, l’argent est versé sur votre compte. Vous pouvez le vérifier dans votre banque en ligne, puis enregistrer manuellement le paiement dans Spond Club afin que l’information soit également mise à jour dans le système.