Å administrere medlemsinformasjon er avgjørende for en velfungerende klubbdrift. I Spond Club har du tilgang til en komplett oversikt over hvert enkelt medlems opplysninger, fra grunnleggende kontaktinformasjon til betalingsstatus og gruppeaktivitet. Denne artikkelen gir en oversikt over hvilken informasjon du kan se og administrere i en medlemsprofil, slik at du enkelt kan holde oversikt over kommunikasjon, betalinger og medlemmenes engasjement.
Grunnleggende informasjon
Når du åpner et medlemsprofil, vil du først se den grunnleggende informasjonen om medlemmet. Dette inkluderer navn, fødselsdato, kontaktinformasjon og medlemsstatus. Denne informasjonen gir deg en rask oversikt over hvem medlemmet er og deres detaljer. Funksjonen "Rediger" på medlemsinformasjon lar deg oppdatere og endre informasjonen på et medlem.
I tillegg til den grunnleggende informasjonen, kan du også se egendefinerte felter som er lagt til for klubben. Disse feltene kan inneholde spesifikk informasjon som allergier, medisinske behov, eller andre relevante opplysninger som klubben trenger å være klar over. Dette gjør det mulig å tilpasse medlemshåndteringen etter klubbens spesifikke behov.
Foresatte
For yngre medlemmer vil du også finne informasjon om foresatte eller betalingskontakter. Dette er nyttig for kommunikasjon og fakturering, slik at man alltid vet hvem en skal kontakte ved behov for informasjon eller betalinger.
NIF medlem
For norske idrettsklubber vil medlemmer som er sendt inn til NIF ha en egen seksjon for dette på medlemssiden.
Grupper og undergrupper
Videre vil man også kunne se hvilke grupper og undergrupper medlemmet er med i. Dette inkluderer både hovedgrupper og eventuelle undergrupper de er tilknyttet. Denne informasjonen hjelper klubbens administratorer å holde oversikt over medlemmets deltakelse i ulike aktiviteter og lag.
Via "Legg til gruppe" kan du plassere medlemmet i andre grupper innen klubben. Denne funksjonen viser også hvilke grupper medlemmet allerede tilhører.
Betalingsforespørsler
Her vises betalingsforespørsler medlemmet har mottatt i Spond Club og status på disse. Man kan se hvilke betalinger som er sendt til medlemmet, hvilke som er betalt, og hvilke som ikke er betalt. Detaljene inkluderer navnet på forespørselen og de ulike statusene, som for eksempel "Fritatt", "Betalt", "Ikke betalt" og "Feilet".
Har medlemmet mottatt en betalingsforespørsel som er medlemskontigent vil det dukke opp en egen knapp for å kun vise medlemskontingenter.
Kurs og påmeldinger
Medlemmets deltakelse i kurs og påmeldinger til arrangementer vil også være tilgjengelig i deres profil. Dette gir en oversikt over medlemmets aktiviteter innenfor klubben, samt historikk over tidligere kurs og arrangementer de har deltatt på. Her vil du også se betalt beløp og eventuell utestående sum. Dersom kurset eller påmeldingen inkluderer en betaling, vises også betalingsstatus.
App-betalinger
Her vises betalingsforespørslene som medlemmet har mottatt i Spond-appen. Du kan se informasjon om betalingstype, beløp, betalingsstatus, arrangement/frist.
⚠️ MERK! Informasjonen i App-betalinger er kun tilgjengelig for visning og kan ikke redigeres herfra. Eventuelle endringer må gjøres i Spond-appen av personen som opprettet betalingsforespørselen.
Ofte stilte spørsmål
Hvordan kan jeg oppdatere en medlems kontaktinformasjon i Spond Club?
Hvordan kan jeg oppdatere en medlems kontaktinformasjon i Spond Club?
For å oppdatere en medlems kontaktinformasjon, naviger til medlemmets profil og klikk på Rediger-alternativet i grunnleggende informasjon-delen. Her kan du gjøre nødvendige endringer i medlemmets kontaktinformasjon, som telefonnummer, e-postadresse eller adresse, og deretter lagre oppdateringene.
Kan jeg legge til egendefinerte felt i en medlemsprofil i Spond Club?
Kan jeg legge til egendefinerte felt i en medlemsprofil i Spond Club?
Ja, du kan legge til egendefinerte felt i en medlemsprofil for å samle spesifikk informasjon, som allergier, medisinske behov eller tilleggs-kontaktdetaljer. Disse tilpassede feltene kan settes opp i klubbinnstillingene og vil vises i hver medlemsprofil for enkel administrasjon.
Hvordan kan jeg tildele et medlem til flere grupper i klubben?
Hvordan kan jeg tildele et medlem til flere grupper i klubben?
For å tildele et medlem til flere grupper, gå til medlemmets profil og velg Legg til i gruppe-alternativet. Derfra kan du velge de ekstra gruppene medlemmet skal bli med i. Gjenta denne prosessen for hver gruppe du vil legge til medlemmet i, og husk å lagre endringene.
Jeg prøver å fjerne e-posten til en foresatt fra medlemmet og legge til barnets egen e-post, men den dukker opp igjen. Hvorfor skjer dette?
Jeg prøver å fjerne e-posten til en foresatt fra medlemmet og legge til barnets egen e-post, men den dukker opp igjen. Hvorfor skjer dette?
I Spond kan en profil ha både en e-postadresse og et telefonnummer tilknyttet. Hvis et barns medlemsprofil i Spond Club ved en feil viser foresattes e-post og telefonnummer som sitt eget, må du fjerne både telefonnummeret og e-posten samtidig og lagre endringene i én operasjon for å fullstendig koble medlemmet fra foresattes profil. Hvis du ikke gjør dette, vil e-posten dukke opp igjen fordi koblingen til foresattes profil ikke er helt brutt. Når både foresattes e-post og telefonnummer er fjernet og profilen er lagret, kan du legge til barnets egen e-post ved å redigere profilen på nytt.
Jeg prøver å legge til en foresatt, men systemet endrer det til et annet navn. Hvorfor skjer dette?
Jeg prøver å legge til en foresatt, men systemet endrer det til et annet navn. Hvorfor skjer dette?
I Spond Club, når du legger til en foresatt ved å oppgi deres navn, e-post og telefonnummer, vil Spond synkronisere denne informasjonen med brukerprofilen som er koblet til de oppgitte kontaktopplysningene. Navnet hentes automatisk fra den brukerprofilen. Hvis feil navn vises når du legger til en foresatt, skyldes det at feil navn er registrert på den tilknyttede brukerprofilen (noen foreldre registrerer feilaktig en profil med foreldrenes e-post, men barnets navn).
Hvis dette skjer, bør du be foresatte om å rette opp profilen sin slik at den viser deres eget navn. Hvis de ønsker at barnet også skal bruke Spond, må barnet opprette en egen profil med sin egen e-post (og telefonnummer).