Å administrere medlemsinformasjon er avgjørende for en velfungerende klubbdrift. I Spond Club har du tilgang til en komplett oversikt over hvert enkelt medlems opplysninger, fra grunnleggende kontaktinformasjon til betalingsstatus og gruppeaktivitet. Denne artikkelen gir en oversikt over hvilken informasjon du kan se og administrere i en medlemsprofil, slik at du enkelt kan holde oversikt over kommunikasjon, betalinger og medlemmenes engasjement.
Grunnleggende informasjon
Når du åpner et medlemsprofil, vil du først se den grunnleggende informasjonen om medlemmet. Dette inkluderer navn, fødselsdato, kontaktinformasjon og medlemsstatus. Denne informasjonen gir deg en rask oversikt over hvem medlemmet er og deres detaljer. Funksjonen "Rediger" på medlemsinformasjon lar deg oppdatere og endre informasjonen på et medlem.
I tillegg til den grunnleggende informasjonen, kan du også se egendefinerte felter som er lagt til for klubben. Disse feltene kan inneholde spesifikk informasjon som allergier, medisinske behov, eller andre relevante opplysninger som klubben trenger å være klar over. Dette gjør det mulig å tilpasse medlemshåndteringen etter klubbens spesifikke behov.
Foresatte
For yngre medlemmer vil du også finne informasjon om foresatte eller betalingskontakter. Dette er nyttig for kommunikasjon og fakturering, slik at man alltid vet hvem en skal kontakte ved behov for informasjon eller betalinger.
Les her om hvordan du fjerner en foresatt fra et medlem, og hvordan foresatte er tilknyttet medlemmer i grupper.
NIF medlem
For norske idrettsklubber vil medlemmer som er sendt inn til NIF ha en egen seksjon for dette på medlemssiden.
Grupper og undergrupper
Videre vil man også kunne se hvilke grupper og undergrupper medlemmet er med i. Dette inkluderer både hovedgrupper og eventuelle undergrupper de er tilknyttet. Denne informasjonen hjelper klubbens administratorer å holde oversikt over medlemmets deltakelse i ulike aktiviteter og lag.
Via "Legg til gruppe" kan du plassere medlemmet i andre grupper innen klubben. Denne funksjonen viser også hvilke grupper medlemmet allerede tilhører.
Samtykke
I denne visningen kan du se klubbens vilkår og samtykke til bruk av bilder. Hver oppføring inneholder en kort beskrivelse av samtykket, nåværende status (om medlemmet har samtykket), og en lenke til relevant nettside eller dokument URL.
##BILDE##
Tilleggsvilkår
I denne visningen kan du se eventuelle egendefinerte eller tilleggsvilkår som er opprettet i Innmelding i klubb og eller Påmeldingsskjemaer i sidemenyen. Du får en oversikt over vilkårets tittel, en beskrivelse, datoen det ble akseptert, typen vilkår, om det er obligatorisk, eventuelle valgmuligheter, og en lenke til relevant nettside eller dokument.
##BILDE##
Betalingsforespørsler
Her vises betalingsforespørsler medlemmet har mottatt i Spond Club og status på disse. Man kan se hvilke betalinger som er sendt til medlemmet, hvilke som er betalt, og hvilke som ikke er betalt. Detaljene inkluderer navnet på forespørselen og de ulike statusene, som for eksempel "Fritatt", "Betalt", "Ikke betalt" og "Feilet".
Har medlemmet mottatt en betalingsforespørsel som er medlemskontigent vil det dukke opp en egen knapp for å kun vise medlemskontingenter.
Kurs og påmeldinger
Medlemmets deltakelse i kurs og påmeldinger til arrangementer vil også være tilgjengelig i deres profil. Dette gir en oversikt over medlemmets aktiviteter innenfor klubben, samt historikk over tidligere kurs og arrangementer de har deltatt på. Her vil du også se betalt beløp og eventuell utestående sum. Dersom kurset eller påmeldingen inkluderer en betaling, vises også betalingsstatus.
App-betalinger
Her vises betalingsforespørslene som medlemmet har mottatt i Spond-appen. Du kan se informasjon om betalingstype, beløp, betalingsstatus, arrangement/frist.
⚠️ MERK! Informasjonen i App-betalinger er kun tilgjengelig for visning og kan ikke redigeres herfra. Eventuelle endringer må gjøres i Spond-appen av personen som opprettet betalingsforespørselen.
Synkronisering med overordnet Spond-profil
Når medlemmer og foresatte legges inn i Spond club skjer en av to ting:
Hvis personen ikke har benyttet Spond før, så får vedkommende en invitasjon til å opprette en overordnet Spond-profil som kobles mot klubbens Spond Club.
Hvis personen allerede har en overordnet Spond-profil så synkroniseres personens Spond-profil med Spond club og klubbadmin vil se en Spond logo knyttet til medlemmet på medlemssiden i Spond Club.
Det er den enkelte person som selv administrerer Spond-profilen sin. Personen kan ha flere epostadresser knyttet til profilen sin, for eksempel ulik epost for ulike grupper/klubber. Epostene som legges på profilen skal kun være persones egne eposter og ikke andre i familien sine eposter - dette for at hver person skal kunne ha sin egen unike Spond-profil.
Det er også viktig å være klar over at hver Spond profil har en primær epost og at alle varsler og meldinger sendes til personens primære epost. Denne kan være ulik den de bruker i din klubb.
Klubbadmin kan ikke se i Spond club hvilke eposter og navn en person har registrert i sin overordnede Spond Profil. Det er den enkelte personen selv og Spond support som har oversikt over dette.
Utfordringer for klubbadmin knyttet til synkronisering med overordnet Spond Profil:
Dersom et barn i Spond club står med foresattes epost/mobil som sin egen, så bør dette fjernes samtidig og heller legge til foreldre som foresatte med sin egen informasjon. Dersom foresattes epost/mobil står på barnet så kan det føre til feil på duplikatvarsler, innsending til NIF osv. Det kan også føre til at barnet i gruppen i appen får foresattes navn fremfor sitt eget.
Hvis en mann har lagt inn konas epost som en sekundær epost på sin egen spond-profil og klubbadmin legger inne kona som medlem i klubben med hennes epost, så vil navnet hennes og eposten endres til mannens fordi eposten ligger koblet til mannens overordnede spond-profil.
Hvis en person feilaktig legger til andre foresattes eller barns epost på sin egen profil, så vil det kunne skape forvirring både for personen selv, andre i familien og for gruppe- og klubbadministratorer. Noen ganger kan en klubbadministrator oppleve at når de legger inn en person som medlem eller foresdatt , så kan navn eller eposter forandre seg, og de forsøker å endre det men det endres kun tilbake av seg selv. Da er det fordi dette synkroniserer med personens Spond profil. En klubb administrator vil ikke kunne endre en persons epost i Spond club, det må personen selv gjøre i appen eller på www.spond.com.
Foresatte har laget en profil i barnets navn med sin egen epost/mobil.
Ofte stilte spørsmål
Hvordan kan jeg oppdatere en medlems kontaktinformasjon i Spond Club?
Hvordan kan jeg oppdatere en medlems kontaktinformasjon i Spond Club?
For å oppdatere en medlems kontaktinformasjon, naviger til medlemmets profil og klikk på Rediger-alternativet i grunnleggende informasjon-delen. Her kan du gjøre nødvendige endringer i medlemmets kontaktinformasjon, som telefonnummer, e-postadresse eller adresse, og deretter lagre oppdateringene.
Kan jeg legge til egendefinerte felt i en medlemsprofil i Spond Club?
Kan jeg legge til egendefinerte felt i en medlemsprofil i Spond Club?
Ja, du kan legge til egendefinerte felt i en medlemsprofil for å samle spesifikk informasjon, som allergier, medisinske behov eller tilleggs-kontaktdetaljer. Disse tilpassede feltene kan settes opp i klubbinnstillingene og vil vises i hver medlemsprofil for enkel administrasjon.
Hvordan kan jeg tildele et medlem til flere grupper i klubben?
Hvordan kan jeg tildele et medlem til flere grupper i klubben?
For å tildele et medlem til flere grupper, gå til medlemmets profil og velg Legg til i gruppe-alternativet. Derfra kan du velge de ekstra gruppene medlemmet skal bli med i. Gjenta denne prosessen for hver gruppe du vil legge til medlemmet i, og husk å lagre endringene.
Jeg prøver å fjerne e-posten til en foresatt fra medlemmet og legge til barnets egen e-post, men den dukker opp igjen. Hvorfor skjer dette?
Jeg prøver å fjerne e-posten til en foresatt fra medlemmet og legge til barnets egen e-post, men den dukker opp igjen. Hvorfor skjer dette?
I Spond kan en profil ha både en e-postadresse og et telefonnummer tilknyttet. Hvis et barns medlemsprofil i Spond Club ved en feil viser foresattes e-post og telefonnummer som sitt eget, må du fjerne både telefonnummeret og e-posten samtidig og lagre endringene i én operasjon for å fullstendig koble medlemmet fra foresattes profil. Hvis du ikke gjør dette, vil e-posten dukke opp igjen fordi koblingen til foresattes profil ikke er helt brutt. Når både foresattes e-post og telefonnummer er fjernet og profilen er lagret, kan du legge til barnets egen e-post ved å redigere profilen på nytt.
Jeg prøver å legge til en foresatt, men systemet endrer det til et annet navn. Hvorfor skjer dette?
Jeg prøver å legge til en foresatt, men systemet endrer det til et annet navn. Hvorfor skjer dette?
I Spond Club, når du legger til en foresatt ved å oppgi deres navn, e-post og telefonnummer, vil Spond synkronisere denne informasjonen med brukerprofilen som er koblet til de oppgitte kontaktopplysningene. Navnet hentes automatisk fra den brukerprofilen. Hvis feil navn vises når du legger til en foresatt, skyldes det at feil navn er registrert på den tilknyttede brukerprofilen (noen foreldre registrerer feilaktig en profil med foreldrenes e-post, men barnets navn).
Hvis dette skjer, bør du be foresatte om å rette opp profilen sin slik at den viser deres eget navn. Hvis de ønsker at barnet også skal bruke Spond, må barnet opprette en egen profil med sin egen e-post (og telefonnummer).
En klubbadministrator kan ikke oppdatere dette i Spond club på vegne av medlem eller foresatte, det er personen(medlem/foresatt) selv som må gå inn i sin app og rette dette siden dette er knyttet opp til den overordnede Spond-profilen de benytter i ulike klubber eller grupper i Spond.