Det er under "Innsending til NIF" at klubben behandler innsending av nye medlemmer til NIF slik at medlemmene får tilsendt en verifiseringsepost fra NIF og kan bekrefte medlemskap i klubben. Når det er gjort vil medlemmer kunne finnes i andre systemer som er knyttet til KlubbAdmin(f.eks. FIKS, sportsadmin ifm. lisenser osv.).
Alle medlemmer som har en medlemstype i Spond club som er synkronisert med NIF vil dukke opp på "Innsending til NIF" under fanen "Venter på innsendelse" og klubben må manuelt sende de inn. Innsending av medlemmer til NIF skjer IKKE automatisk.
Dersom medlemmer ikke har all informasjon som NIF krever for å bli sendt inn, vil de havne under fanen "Mangler informasjon". Disse medlemmene må klubben kontakte for å få innhentet denne informasjonen. Alle disse som dere har epost til kan dere sende et skjema til fra Spond club for å innhente denne informasjonen.
Alle norske idrettsklubber er pålagt å sende inn medlemmer til NIF. Å holde medlemsmassen ajour innebærer å jevnlig sende medlemmer inn til NIF. En god huskeregel er å gjøre det når du godkjenner nye medlemmer eller en gang i uken/måneden litt avhengig av størrelsen på klubben.
Sende inn medlemmer til NIF
Gå til "Medlemmer" → "Innsending til NIF" for å sende inn medlemmer. Du kan også gjøre det direkte på medlemmet på medlemssiden deres.
Her har du to faner:
"Venter på Innsendelse" - her ligger alle som er klare til å sendes inn, som feiler eller venter på medlemmets godkjennelse. Når du sender de inn vil medlemmet få en epost fra NIF om å godkjenne medlemskapet, de har da 24 t å svare på.
"Mangler informasjon" - her er medlemmer som av en eller annen grunn ikke har nok informasjon på medlemssiden sin for å bli sendt inn. Kanskje de mangler nasjonalitet, eller fødselsdato.
Venter på Innsendelse
Her kan du velge å sende inn alle medlemmene på én gang, eller én og én. Hvis du vil sende alle på en gang, så kan du huke av i avkryssingsboks foran "Fornavn" i menylinjen.
NIF behandler deretter dataen og sender en verifiseringsepost til medlemmet hvor de må godta. Alle verifiserings epost med medlemsforespørsler sendes i Spond Club automatisk fra NIF til medlemmet eller til betalingskontakten til medlemmet om det er et barn.
Dersom NIF ikke gjenkjenner personen, vil ingenting skje. Gå til medlemmets medlemsside for å se hvilken epost det er sendt til. Dersom denne ikke stemmer med det som står i Minidrett, vil det ikke skje noe og det kan være lurt å be medlem/foresatte om å oppdatere Minidrett.
Frem til medlemmet har godtatt står det "venter på godkjennelse" på medlemmet.
Når medlemmet har godkjent forsvinner medlemmet fra denne listen og du vil kunne se informasjon fra NIF inne på selve medlemsinformasjonen deres.
Prosessen med at medlemmet må godkjenne styres utelukkende av NIF og vi anbefaler at du kontakter NIF på [email protected] hvis du har noen spørsmål knyttet til verifiseringen. For bistand med duplikater skal Spond henvende seg til NIF på vegne av klubben, kontakt oss.
Hvis du har sendt ut betaling allerede og krysset av for at disse skal inn til NIF vil disse bli det bli registrert innbetaling på medlemmet direkte til NIF fra Spond Club. systemet.
Status for innsendingene
"Ikke sendt inn" - klar til å sendes
"Venter på Godkjennelse" - Verifisering må gjøres innen 24 t og dersom den ikke gjennomføres innen det må klubbadmin sende inn vedkommende på ny.
"Innsending feilet" - Må feilsøkes. Det er viktig å lese feilmeldingene nøye slik at dere ser hva dere skal gjøre med det.
Mangler informasjon
For å be medlemmene fylle ut manglende informasjon til NIF, gå til "Innsending til NIF" → "Manglende informasjon". Her vil dere ha oversikt over medlemmer som ikke har nok informasjon til å sendes inn til NIF.
Alle medlemmer som skal sendes inn trenger følgende informasjon:
Fornavn og eventuelt mellomnavn (som i Folkeregisteret)
Etternavn (som i Folkeregisteret)
Adresse (som i Folkeregisteret)
Fødselsdato
Nasjonalitet
Mobilnummer (Til foresatte om barn ikke har eget)
Epost (Til foresatte om barn ikke har eget)
Be om manglende informasjon
Huk av avkryssingsboks foran medlemmene som dere ønsker å sende ut melding til i listen over “Mangler informasjon” og klikk på “Be om manglende informasjon”. Du kan også gjøre dette enkeltvis på hvert medlemsside.
Medlemmet mottar nå en epost fra Spond som starter på "no reply" og får en lenke de skal følge for å oppgi den informasjonen som mangler. Når medlemmet er fullstendig utfylt vil de forsvinne fra listen “Mangler informasjon”, og målet er at denne listen skal være tilnærmet tom. Slik ser e-posten som medlemmene mottar ut.
Under er et bilde av e-posten som medlemmene mottar.
I mailen vil de bli bedt om å Klikke på en knapp for å tas til et skjema. Her vil informasjonen som klubben allerede har være utfylt, slik at medlemmet kun trenger å fylle inn informasjonen dere ikke har fra før, f.eks. nasjonalitet.
Dersom medlemmer i denne listen ikke har epost, vil dere ikke kunne be om manglede informasjon. Da må dere få tak i den først.
Krav fra NIF for å sende inn medlemmer
Alle medlemmer som skal sendes inn trenger følgende informasjon:
Fornavn og eventuelt mellomnavn (som i Folkeregisteret)
Etternavn (som i Folkeregisteret)
Adresse (som i Folkeregisteret)
Fødselsdato
Nasjonalitet
Mobilnummer (til foresatte om barn ikke har eget)
Epost (til foresatte om barn ikke har eget)