Når dere har fullført NIF-integrasjonen, vil dere finne medlemmer som NIF mener tilhører deres klubb under "Medlemmer" → "Medlemmer fra NIF". Dette er medlemmer som pr dags dato er registrert hos NIF som klubbens medlemmer.
Å behandle medlemmer i denne listen er vanligvis en engangsjobb som krever litt innsats, men så fort dere har gått igjennom denne listen etter at integrasjonen er fullført, skal dere ikke få flere medlemmer som dukker opp her - fordi all inn- og utmelding skjer via Spond Club etter at integrasjonen er fullført.
Hvorfor det er viktig å behandle "Medlemmer fra NIF"?
Norges Idrettsforbund (NIF) registrerer medlemmer i alle idrettsorganisasjoner i Norge. En klubb er forpliktet til å rapportere hvem som er deres medlemmer og hvilken idrettsgren (NIF-gren) de er knyttet til. Dette gir staten mulighet til å gi klubber og bransjeforeninger midler pr medlem, og dette er viktig for klubbens økonomi, men også for medlemshåndtering, lisenser og forsikringer av medlemmer under 12 år.
Å behandle medlemmene under "Medlemmer til NIF" fanen er viktig. Som regel er det mange duplikater her hvis dere har importert grupper eller medlemmer fra appen eller selv. Disse duplikatene vil antakelig også ligge under "Innsending til NIF". Hvis du slår sammen et duplikater her vil det bli færre medlemmer å sende inn til NIF under "Innsending til NIF"( Disse vil antakelig stå oppført som "Invalid response" og kan ikke sendes inn under "Innsending til NIF", ord i NIF allerede har registrert dem). Så det anbefales å alltid behandle medlemmene i denne listen, og være ajour med den. Da får dere mindre problemer med innsending, doble betalinger og doble gruppemedlemskap osv.). Å først gå igjennom "Medlemmer fra NIF" kan spare dere for en del arbeid totalt sett.
Hvordan behandle "Medlemmer fra NIF"?
Gå til menypunktet "Medlemmer fra NIF"
Velg hvilke medlemmer du vil behandle først:
Du har ingen medlemmer importert fra før. Så du kan bare starte øverst.
Du har allerede medlemmer i Spond Club og det er mange duplikater. Det kan være en god idé å starte med de som er duplikater(altså allerede ligger i Spond som medlemmer).
Klikk på "Vis duplikater" og se gjennom en og en av disse. Du må angi medlemstype, betalingskontakt og om vedkommende skal legges til i en gruppe når du går gjennom medlemmet.
Hvis du trykker på "Se gjennom" kan du velge mellom godkjenn, deaktivere og "vis duplikat og slå sammen".
Godkjenne, deaktivere og slå sammen
Godkjenne
Hvis det ikke er duplikatvarsel og du mener medlemmet hører til klubben så kan du godkjenne det ved å trykke på "Godkjenn". Når du godkjenner medlemmet blir medlemmet lagt inn som medlem i klubben og de vil få en invitasjon til Spond-gruppen, hvis du legger de til i en gruppe.
Deaktivere (utmelding av NIF)
Hvis du får opp personer som klubben ikke har kjennskap til eller som ikke skal være medlem fremover, kan du deaktivere disse. Da vil de bli utmeldt av NIF og få varsel om det.
Når et medlem deaktiveres er det det samme som å melde ut medlemmet hos NIF, og det vil automatisk bli utmeldt fra deres klubb i NIF sitt medlemsregister. Så ikke gjør det med mindre dere er sikker på at de ikke er med i klubben lengre.
Medlemmer som ikke blir lagt til i en gruppe vil ikke motta en Spond-invitasjon, så du kan lage en egen medlemstype på medlemmer du er usikker på om du skal deaktivere og beholde de etter at du har godkjent dem under "Medlemmer fra NIF".
Vis duplikat og slå sammen
Når det finnes duplikater, bør du løse disse før du godtar medlemmet. Du kan enten åpne to faner eller se de ved siden av hverandre.
Duplikater skal slås sammen, ikke slette en av dem. Hvis du sletter en av personene som den er duplisert på mister gruppen all historien til vedkommende, men hvis de blir slått sammen blir historikken beholdt. Dersom du ikke slår sammen duplikater, men sletter en av dem, kan du risikere å slette den profilen som medlemmet bruker i Spond og på den måten kaste medlemmet ut av gruppen.
Vær varsom med duplikater, du kan ikke reversere en sammenslåing av medlemmer.
Ofte stilte spørsmål
Hvordan slå sammen duplikat for person som har to NIF ID?
Hvordan slå sammen duplikat for person som har to NIF ID?
Hvis en person har to ulike NIF-id må du kontakte Spond support for å få slått sammen. Vi kontakter NIF på vegne av klubben. Kontakt oss via chatten nederst i høyre hjørne når du er innlogget i Spond Club. For kortere behandlingstid, oppgi navnet på medlemmet, begge NIF IDer som er registrert på medlemmet og fødselsdatoen når du kontakter oss.
Hvorfor blir en person foreslått som duplikat med en annen person?
Hvorfor blir en person foreslått som duplikat med en annen person?
Av og til blir en person foreslått som duplikat med en annen person(f.eks søsken/foresatte).
Det kan være ulike grunner til dette:
De er tvillinger og har samme data på det meste bortsett fra fornavn.
Hvis begge er registrert med foresattes e-post i NIF, tror systemet at de er samme person. Det skal de ikke være og du kan da godkjenne vedkommende som et eget medlem.
Hvis foresattes epost står i barnets epost felt og foresatt er et eget medlem i systemet, kan systemet tro det er samme person. Barn skal aldri ha foresattes epost. Foreldre må legges som foresatt på barnet og barnets epost felt skal være tomt til de selv skal bruke Spond og har egen epost.
Hvorfor blir det ikke foreslått duplikat for profiler som er samme person?
Hvorfor blir det ikke foreslått duplikat for profiler som er samme person?
Hvis duplikatene ikke har oppført de samme dataene kan det skje at de ikke blir foreslått som duplikat.
Hvis den ene har både mellomnavn og etternavn i Etternavn-feltet og den andre kun selve etternavnet, da vil ikke systemet(eller NIF) gjenkjenne personen. (Eks skal det kun være ett etternavn i etternavn feltet( navn med bindestrek regnes som ett etternavn).
En person der navn eller fødselsdato er ulikt skrevet vil heller ikke automatisk gjenkjennes.
Hvis du endrer dette vil personen som oftest dukke opp som duplikat. Husk at det alltid er bedre å slå sammen enn å deaktivere en av dem. Da kan du risikere å deaktivere den aktive profilen til en person.