Betalingsforespørsler i Spond Club lar deg sende betalingskrav direkte til ett eller flere medlemmer, enten det gjelder kontingent, treningsavgift eller andre innbetalinger. Du setter opp hva det skal faktureres for, velger hvem som skal motta kravet og til hvilken pris, og Spond sender kravet automatisk til de valgte medlemmene.
Slik oppretter du en betalingsforespørsel i Spond Club
For å komme til betalingsforespørsler i Spond Club klikker du Økonomi i sidemenyen → Under Klubb velger du Betalingsforespørsler.
Opprett en betalingsforespørsel
Opprett en betalingsforespørsel
Klikk knappen "Legg til betalingsforespørsler" øverst til høyre.
Betalingsdetaljer
Skriv inn en tittel på betalingsforspørselen.
Du kan også legge inn en beskrivelse hvis du vil.
Bruk nedtrekksmenyen for å velge hvilken klubbkonto innbetalingene skal gå til. Les mer om klubbkontoer.
Valgfritt: kryss av for «Godta Friskus-betalinger». Da kan mottakerne dekke hele eller deler av beløpet med støtte fra kommunen sin. Friskus kan ikke kombineres med delbetaling, fordi et Friskus-tilskudd dekker én faktura. Friskus-valget vises bare hvis klubben har aktivert Friskus. Les hvordan du aktiverer Friskus.
Velg type betaling. Her bestemmer du hvordan beløpet skal betales. Engangsbetaling er valgt fra før, så du trenger bare gjøre noe her hvis du vil ha en av de andre.
Engangsbetaling (Standard): hele beløpet betales samlet.
Delbetaling: beløpet deles opp i månedlige, automatiske trekk. Velger du delbetaling, deles totalbeløpet automatisk opp i avdrag. Mottakeren betaler det første avdraget selv. Resten trekkes fra samme betalingskort, én gang i måneden, regnet fra datoen det første avdraget ble betalt.
💡 Friskus fungerer ikke sammen med delbetaling.
Frist for første delbetaling: hvor mange dager mottakerne har på seg til å betale det første avdraget. Dagene regnes fra du sender ut betalingsforespørselen, så skriver du inn 14, er fristen to uker etter utsending.
Antall delbetalinger: hvor mange avdrag beløpet deles i, fra 2 til 12. Totalbeløpet fordeles likt utover avdragene.
Sluttdato for betalingen: siste dag nye medlemmer kan bli med på betalingsforespørselen. Datoen trenger ikke ligge etter siste avdrag. Setter du den før avdragsplanen er ferdig, fortsetter trekkene som normalt, men ingen nye kan legges til etter sluttdatoen.
Fleksibel betaling: mottakerne velger selv om de vil betale samlet eller i månedlige trekk. Velger du Fleksibel betaling, bestemmer mottakerne selv om de vil betale hele beløpet samlet eller følge avdragsplanen du setter opp nedenfor. De som velger delbetaling, betaler det første avdraget selv. Resten trekkes fra samme betalingskort, én gang i måneden, regnet fra datoen det første avdraget ble betalt.
Frist for første delbetaling: hvor mange dager mottakerne har på seg til å betale det første avdraget. Dagene regnes fra du sender ut betalingsforespørselen, så skriver du inn 14, er fristen to uker etter utsending.
Antall delbetalinger: hvor mange avdrag beløpet deles i, fra 2 til 12. Totalbeløpet fordeles likt utover avdragene.
Sluttdato for betalingen: siste dag nye medlemmer kan bli med på betalingsforespørselen. Datoen trenger ikke ligge etter siste avdrag. Setter du den før avdragsplanen er ferdig, fortsetter trekkene som normalt, men ingen nye kan legges til etter sluttdatoen.
Familierabatt (valgfritt). Familierabatt gir lavere pris til familier som betaler for flere medlemmer samlet. Velg type i nedtrekksmenyen under Familierabatt. Rabatten må aktiveres for å gjelde.
Maks totalpris: familien betaler aldri mer enn beløpet du setter.
Prosent: den med det høyeste beløpet betaler full pris, resten får en prosentvis rabatt.
💡 Les mer under Familierabatt lenger ned, der står det hva som må være på plass for at rabatten slår inn.
Rapportering av betaling til NIF. Ser du feltet «Rapportering av betaling til NIF», er klubben koblet til Norges Idrettsforbund. Kryss av for om betalingen inneholder kontingent, treningsavgift eller begge. Kontingenten er den viktigste, siden den påvirker den årlige idrettsregistreringen. Se Rapportering til NIF lenger ned for kravene som må være oppfylt.
💡 Bare engangsbetalinger kan rapporteres til NIF. Har du valgt delbetaling eller fleksibel betaling, må du endre betalingstype til Engangsbetaling først.
Betalingssegmenter
Et betalingssegment bestemmer hvem som skal betale hva. Du velger om prisen skal baseres på medlemstype, gruppe eller undergruppe, og alle som passer i segmentet blir bedt om å betale prisen du skriver inn.
De fleste klubber sender treningsavgift basert på grupper og kontingent basert på medlemstype, men dere velger selv. Du kan ta med alle medlemstyper eller grupper på én gang og fortsatt gi dem ulik pris.
Klikk Legg til betalingssegmenter.
Velg gruppe, undergruppe eller medlemstype.
Grupper: Prisen settes per gruppe. Passer til treningsavgift, der prisen varierer med hvilken gruppe medlemmet er i.
Undergrupper: Prisen settes per undergruppe. Passer når bare noen undergrupper skal betale, eller når de skal betale ulikt.
Medlemstyper: Prisen settes per medlemstype. Passer til kontingent, der prisen varierer med medlemstypen.
Kryss av for de medlemstypene, gruppene eller undergruppene som skal betale.
Skriv inn hva betalingen gjelder under Produkt, for eksempel kontingent.
Skriv inn prisen under Pris. Alle som passer i segmentet får samme pris.
Valgfritt: klikk Legg til tilleggsprodukt hvis segmentet skal inneholde mer enn ett produkt.
Kryss av i boksen til høyre for prisfeltet for å gjøre et tilleggsprodukt valgfritt. Da velger betaleren selv om produktet skal legges til. Står boksen tom, må alle som betaler ta med produktet.
Klikk Opprett. Betalingen sendes fortsatt ikke ut.
Obligatoriske og valgfrie tilleggsprodukter
Du bestemmer selv om et tilleggsprodukt skal være obligatorisk eller valgfritt. Krysser du av i boksen til høyre for prisfeltet, kan betaleren velge om produktet skal legges til. Står boksen tom, må alle som betaler ta med produktet.
Legg kontingent og treningsavgift inn som egne segmenter
Skal samme betaling inneholde både treningsavgift og kontingent, legg dem inn som to segmenter. Bruker du «Legg til tilleggsprodukt» i stedet, kan du ikke frita et medlem fra bare kontingenten eller bare treningsavgiften senere.
Gruppeadministratorer får ikke betalingen automatisk
Sender du basert på gruppe eller undergruppe, får ikke gruppeadministratorene betalingsforespørselen. De må også være lagt til som medlemmer i gruppen for å få den.
Er klubben integrert med NIF
Kryss av for hva som er kontingent og hva som er treningsavgift før du legger til tilleggsprodukter. Tilleggsproduktene kan du fortsatt sette som valgfrie.
Kontingenten betales én gang per år
Medlemskontingent som rapporteres til NIF, betales én gang per år. Sender du flere betalingsforespørsler eller en fornyelse med kontingent til samme medlem, beholdes bare én av dem. De andre fjernes automatisk, så du trenger ikke rydde opp selv.
Det finnes ett unntak. Registrerer et eksisterende medlem seg på nytt som nytt medlem, ser ikke systemet at kontingenten allerede er betalt for året. Da blir ikke duplikatet fjernet, og det må dere følge opp manuelt.
Sende ut betalingen til medlemmer
Betalingen er opprettet, men ingenting er sendt ennå. Nå velger du hvem som skal få den, basert på segmentene fra forrige steg.
Åpne listen over mottakere.
Klikk knappen Behandle. Da får du opp alle som er kvalifisert for betalingen ut fra segmentene dine. Bruk filtrene eller søk på navn for å finne fram til dem du vil endre noe for.
💡 Tips! Tilpassingene lagres ikke. Gjør dem i samme runde som du sender ut, ellers må du gjøre alt på nytt.
Tilpass det som skal være annerledes.
For hvert medlem kan du endre dato, endre pris eller frita. Du friter et medlem ved å fjerne avkrysningen ved produktet.
Er et medlem med i flere grupper, passer det i flere segmenter og får betaling for hver av dem.
Skal medlemmet bare betale for én av gruppene, må du frita resten før du sender.
Velg hvem som skal få betalingen.
Kryss av i boksen til venstre for hvert medlem, og klikk Send. Kryss av i den øverste boksen for å velge alle i listen. Lar du boksen stå tom foran et navn, får medlemmet ikke betalingen.
⚠️ MERK! En betaling som er sendt, kan ikke slettes. Skal et medlem likevel ikke betale, må du frita det, og det kan bare gjøres for ett medlem om gangen.
Medlemmet får betalingen i appen eller på e-post.
Bruker medlemmet appen, kommer betalingen dit. Ellers går den på e-post. For å få den i appen må medlemmet også ligge i en gruppe.
Bruke betalingsforespørselen i et innmeldingsskjema
Kobler du betalingsforespørselen til et innmeldingsskjema, er det to begrensninger å være klar over:
Delbetaling blir en engangsbetaling.
Betaler medlemmet mens det registrerer seg, betaler det hele summen samlet, selv om forespørselen er satt opp som delbetaling. Skal medlemmet betale i avdrag, må du legge det til i betalingsforespørselen på vanlig måte. Er delbetaling viktig for dere, kan det derfor virke mot sin hensikt å koble forespørselen til skjemaet.
Fornyelser kan ikke prisjusteres før fristen er ute.
Er fornyelsen koblet til et innmeldingsskjema, kan du ikke endre prisen før betalingsfristen har gått ut. Skal prisen endres, må du vente til fristen er ute.
Medlemmer som har fått invitasjon til fornyelse, kommer inn i mottakerlisten først når de har fullført registreringen. Frem til det ser du ikke hvem som har fått invitasjonen i betalingsforespørselen.
Ofte stilte spørsmål
Hvorfor fungerer ikke familierabatten?
Hvorfor fungerer ikke familierabatten?
Nesten alltid er det oppsettet som er årsaken, ikke en feil i Spond. Den vanligste er at familiemedlemskap er satt opp som en egen medlemstype. Det fungerer ikke. Hvert medlem skal ha sin ordinære medlemstype med tilhørende pris, og rabatten styres bare gjennom rabattinnstillingene, altså Prosent eller Makspris.
Bruker du Makspris, legger du inn familiens samlede makspris. Da slår rabatten inn når tre ting er på plass:
Familiemedlemmene ligger i samme betalingsforespørsel.
De betaler samtidig.
De har samme betalingskontakt.
Mangler én av dem, får medlemmene full pris. Det er også derfor et familiemedlem som legges til etter at den første betalingen er gjennomført, får full pris. Da må du justere beløpet eller frita medlemmet manuelt.
Er dere en norsk idrettsklubb, må medlemmet betale minst 50 kr for å være tellende hos NIF. Friter du et familiemedlem helt, blir det ikke tellende. Et alternativ er å refundere 50 kr fra den første betalingsforespørselen der familien fikk makspris.
Kan jeg redigere en betalingsforespørsel etter at den er sendt ut?
Kan jeg redigere en betalingsforespørsel etter at den er sendt ut?
Ja, en god del kan endres, så du behøver ikke opprette forespørselen på nytt om noe ble feil. Hva du får til, avhenger av om du endrer for et enkelt medlem eller i selve oppsettet.
For enkeltmottakere kan du endre, og endringen synkroniseres automatisk til medlemmet:
Frita medlemmet fra betalingen
Endre produkter
Endre beløp
Endre betalingstype
Endre antall avdrag
Endre forfallsdato, så lenge medlemmet ikke har startet en avdragsbetaling. Er avdragene i gang, kan du bare redigere eller frita enkeltavdrag.
I oppsettet kan du endre blant annet utbetalingskonto og antall dager til forfall, men de endringene gjelder bare nye medlemmer som legges til etterpå. Medlemmer som allerede har fått forespørselen, beholder det som gjaldt da de fikk den. Skal en av dem ha ny betalingsfrist, må du endre det på medlemmet.
Hvordan finner jeg ut hvem som ikke har betalt?
Hvordan finner jeg ut hvem som ikke har betalt?
Foreløpig finnes det ingen samlet oversikt over ubetalte betalinger på klubbnivå. Du må inn på hver enkelt betalingsforespørsel og filtrere der. Du kan også se betalingsstatus per medlem i medlemslisten.
Hvordan håndterer vi transaksjonsgebyret?
Hvordan håndterer vi transaksjonsgebyret?
Dere velger selv om gebyret skal tas av klubben eller av medlemmet.
Inkludere gebyret i prisen. Medlemmet betaler prisen du har satt, og klubben mottar prisen minus gebyret. Regnestykket er produktpris x prosentavgift + fast avgift. På et produkt til 1000 kr blir det 1000 kr x 2,99 % + 2 kr, altså rundt 32 kr. Medlemmet betaler 1000 kr, og klubben får 968 kr.
Legge gebyret til prisen. Gebyret legges på toppen, og klubben mottar hele produktprisen. Regnestykket er totalpris inkludert gebyr x prosentavgift + fast avgift. Skal klubben få 1000 kr, blir det 1033 kr x 2,99 % + 2 kr, altså rundt 33 kr. Medlemmet betaler 1033 kr, og klubben får 1000 kr.
Gjelder det samme for medlemskontingent som rapporteres til NIF? 🇳🇴
Gjelder det samme for medlemskontingent som rapporteres til NIF? 🇳🇴
Nei, her er det flere ting å tenke på. Les Hvordan sette opp betalingsforespørsler som synkroniserer med NIF og Hva er transaksjonsgebyret i Spond Club? før du sender ut.
⚠️ MERK! Klubben har selv ansvar for å krysse av når en medlemskontingent skal rapporteres til NIF. Blir det ikke gjort riktig, hjelper Spond dere med å rette det opp, men klubben blir fakturert tilleggskostnaden per medlem ut fra antall medlemmer, og et administrasjonsgebyr på 10 000 kr. Det er verdt et ekstra blikk på avkrysningen før du sender.
Kan jeg endre kontakt-e-posten på en betalingsforespørsel?
Kan jeg endre kontakt-e-posten på en betalingsforespørsel?
Ikke selv. E-posten kobles automatisk til administratoren som oppretter forespørselen, og det finnes ikke noe felt for å endre den, verken under opprettelsen eller i ettertid. Det er en bevisst designbeslutning, ikke en feil.
Trenger dere en annen adresse på en forespørsel som alt er sendt, kan Spond support endre den for dere. Ta kontakt, så ordner vi det.