Funktionen von Veranstaltungen

Wenn du als Administrator eine Veranstaltung erstellst, hast du viele mögliche Einstellungen und Funktionen. Wir haben all diese entwickelt, um dir so viel Flexibilität wie möglich zu bieten, damit die Veranstaltungsfunktion für die meisten Zwecke funktioniert.

Sobald du begonnen hast, eine neue Veranstaltung zu erstellen, siehst du die folgenden Einstellungen:

Die erste Einstellung ist, ob es sich um ein Spiel oder eine andere Veranstaltung handeln soll. Wenn du hier Spiel auswählst, erhältst du mehrere Funktionen, die für Spiele relevant sind. Dazu gehören der Spieltyp, die Möglichkeit, Tore zu erfassen, und für den Spieler des Spiels abzustimmen. Lies hier mehr über Spielveranstaltungen.

Hier gibst du das Datum und die Uhrzeit an, zu der das Spiel beginnen soll. Der Zeitpunkt für ein eventuelles Treffen vor dem Spiel wird in einem späteren Schritt ausgewählt.

⚠️ HINWEIS! Veranstaltungen können nur mit zukünftigen Daten erstellt und bearbeitet werden. Es ist nicht möglich, eine Veranstaltung auf ein bereits vergangenes Datum zu legen oder zu verschieben.

Die Anwesenheit ist die Zeit, zu der die Eingeladenen erscheinen sollen. Wenn es sich um ein Spiel handelt, das um 17:00 Uhr beginnt, kannst du die Anwesenheit der Spieler auf 16:30 Uhr festlegen, wenn du möchtest. Im Feld Ort kannst du beginnen zu tippen und dann den Ort aus dem Dropdown-Menü auswählen. Deine Mitglieder können den Ort dann direkt in ihrer bevorzugten Karten-App öffnen.

Wenn du einen wiederkehrenden Termin ausgewählt hast, hast du Zugriff auf zusätzliche Einstellungen, die auf diese Art von Termin zugeschnitten sind.
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Hier kannst du Aufgaben eintragen und zuweisen, die am Tag der Veranstaltung benötigt werden. Dazu könnten das Fahren zu und von der Veranstaltung, das Mitbringen von Essen, das Waschen von Trikotsätzen oder andere freiwillige Dienste gehören. Die Funktion ist flexibel, um den meisten Bedürfnissen gerecht zu werden. Aufgaben können bestimmten Personen zugewiesen werden und erscheinen dann als Warten auf Bestätigung, bis sie angenommen werden. Du kannst auch die Aufgabe offen lassen, damit Freiwillige die Möglichkeit haben, sie auszuwählen. Weitere Informationen zu dieser Funktion findest du hier.

⚠️ HINWEIS! Es ist nicht möglich, Aufgaben hinzuzufügen, wenn du ein wiederkehrendes Ereignis erstellst. Du kannst jedoch Aufgaben zu jedem einzelnen Ereignis in der Serie hinzufügen, indem du das Ereignis für ein bestimmtes Datum öffnest.

Dann:

• Tippe auf die drei Punkte oben rechts in der Spond-App, oder

• Klicke auf Ändern in der Spond-Webversion.

Wähle „Nur diese Veranstaltung“, und du erhältst die Möglichkeit, Aufgaben hinzuzufügen.

Wenn du eine Veranstaltung erstellst, ist die Sichtbarkeit standardmäßig auf „Sichtbar für Eingeladene“ gesetzt. Du hast jedoch die Möglichkeit, „Sichtbar für alle Mitglieder“ auszuwählen.

Wenn du dich dafür entscheidest, dass die Veranstaltung für alle sichtbar sein soll, kann die gesamte Gruppe sie sehen, sobald sie zur Gruppe navigiert.

⚠️ HINWEIS! Die Veranstaltung wird nur auf der Startseite der eingeladenen Mitglieder angezeigt.

Wenn du eine Veranstaltung erstellst, siehst du "Standard-Antwortstatus". Hier kannst du zwischen "Unbeantwortet" und "Teilnehmend" wählen. Wir empfehlen die automatische Anmeldung für wöchentliche Trainingseinheiten.

Wenn der Administrator "Automatisch angemeldet" auswählt, werden die eingeladenen Mitglieder kontinuierlich als für die Veranstaltungen angemeldet festgelegt (wenn die Einladungen versendet werden). Das bedeutet, dass Spieler/Athleten (und/oder Eltern) sich nur abmelden müssen, wenn sie an einer Trainingseinheit nicht teilnehmen können. Diese können dies auch tun, bevor die Einladung versendet wird.

⚠️ HINWEIS!

Es ist nicht möglich, diese Einstellung zu ändern, nachdem die Veranstaltung bereits erstellt wurde. Wenn du eine andere Einstellung wünschst, musst du die Veranstaltung löschen und eine neue erstellen.

Du kannst eine automatische Erinnerung einrichten, die an Teilnehmer gesendet wird, die entweder 48 Stunden nach Versand der Einladung oder 48 Stunden vor Beginn der Veranstaltung noch nicht geantwortet haben. Dies geschieht automatisch. Es ist auch möglich, eine Erinnerung manuell zu einem von dir gewählten Zeitpunkt zu versenden. Öffne dazu die Veranstaltung und wähle "🔔 Erinnerung senden". Mit dieser Funktion kannst du Erinnerungen an diejenigen senden, die noch nicht geantwortet haben.

Du kannst dem Termin Anhänge hinzufügen, wenn du Informationen mit den Teilnehmenden teilen möchtest. Akzeptierte Dateiformate sind PDF, JPEG, XLSX, PNG und CSV. Du kannst mehrere Dateien an einen Termin anhängen, solange die gesamte Dateigröße 100 MB nicht überschreitet.

Du kannst eine Anmeldefrist sowohl für einmalige als auch für wiederkehrende Veranstaltungen festlegen. Sobald die Frist abgelaufen ist, kann sich niemand mehr für die Veranstaltung anmelden oder abmelden, ohne eine Nachricht an den Administrator zu senden. (Wenn ein Mitglied bis zur Frist nicht geantwortet hat, kann es die Veranstaltung dennoch ablehnen, um die App zu bereinigen). Der Administrator kann den Status der Teilnehmer auch nach Ablauf der Frist noch ändern.

⚠️ HINWEIS!

Die Einstellung "Anmeldeschluss" ist nur für Veranstaltungen verfügbar, bei denen der "Standard-Antwortstatus" auf "Unbeantwortet" gesetzt ist.

Du kannst eine maximale Teilnehmerzahl für eine Veranstaltung festlegen. Wenn du Maximale Anzahl auswählst, gilt: Wer zuerst kommt, mahlt zuerst. Wenn die Teilnehmerzahl erreicht ist, werden die nächsten Anmeldungen auf eine Warteliste gesetzt. Sollte sich jemand vor der Frist abmelden, erhält die erste Person auf der Warteliste eine Push-Benachrichtigung, dass ein Platz verfügbar ist. Wenn die erste Person ablehnt, erhält die zweite Person auf der Warteliste das Angebot, und so weiter.

Wenn du eine Anmeldefrist festlegst, ist es nach Ablauf der Frist nicht mehr möglich,teilnehmen zu antworten, aber die Mitglieder, die noch nicht geantwortet haben, haben weiterhin die Möglichkeit, die Veranstaltung abzulehnen.

Wenn du möchtest, kannst du eine Teilnahmegebühr festlegen. Die Mitglieder müssen dann bei der Anmeldung bezahlen. Es ist auch möglich, nachträglich Zahlungen für Veranstaltungen zu versenden. Du kannst mehr über beide Funktionen hier erfahren.