Die Rechnungslösung im Spond Club ist für Mitglieder gedacht, die entweder finanzielle Unterstützung erhalten oder aus anderen Gründen nicht online oder direkt über Spond bezahlen können.
Wenn du Rechnungen und manuelle Zahlungen nutzt, erstellst du zunächst eine normale Zahlungsaufforderung. Anschließend kannst du für das betreffende Mitglied eine Rechnung generieren, herunterladen und manuell per E-Mail versenden.
⚠️ Hinweis:
Es ist nicht möglich, Rechnungen für mehrere Mitglieder gleichzeitig zu erstellen.
Um eine manuelle Rechnung zu erstellen, müssen Sie zunächst eine Zahlungsaufforderung erstellen und senden. Die Rechnung kann daher erst erstellt werden, nachdem die Zahlungsaufforderung gesendet wurde.
Es ist nicht möglich, eine Papierrechnung zu erstellen, anstatt die Rechnung elektronisch über Spond zu senden.
Sobald ein Mitglied zum Beispiel per Banküberweisung, über Vipps oder auf anderem Wege bezahlt hat, kannst du die Zahlung manuell im System registrieren. Dabei kannst du das Zahlungsdatum eingeben und interne Notizen im Kommentarfeld hinzufügen.
Rechnung erstellen
Um eine Rechnung zu erstellen oder eine manuelle Zahlung für eine Zahlungsaufforderung zu registrieren, öffne die betreffende Zahlungsaufforderung (zum Beispiel: Mitgliedsbeitrag 2025). Wähle dann das Mitglied aus, das die Zahlungsaufforderung erhalten hat, und klicke auf das Dropdown-Menü, wie im folgenden Beispiel beschrieben.
Wie man eine Rechnung erstellt:
Wie man eine Rechnung erstellt:
Klicke im Seitenmenü von Spond Club auf Finanzen.
Klicke anschließend auf Zahlungsaufforderungen.
Suche die betreffende Zahlungsaufforderung und wähle sie aus.
Scrolle zu dem Mitglied, für das du eine manuelle Rechnung erstellen möchtest, und klicke auf den Namen des Mitglieds.
Im Menü Aktive Forderungen klicke auf die drei Punkte rechts neben der Schaltfläche Bearbeiten und wähle Rechnung erstellen.
Setzen Sie das Fälligkeitsdatum der Rechnung.
Im Feld Kontonummer muss eine gültige Bankkontonummer eingegeben werden. Dies ist das Konto, auf das die Mitglieder die Zahlung überweisen, wenn die Rechnung verschickt wird.
⚠️ HINWEIS: Überprüfen Sie immer sorgfältig, ob die Kontonummer korrekt eingegeben wurde, bevor Sie die Rechnung erstellen.
Geben Sie die Organisationsnummer ein, falls diese relevant ist.
In der Liste der Zahlungssegmente können Sie Produkte markieren oder die Markierung entfernen, je nachdem, welche Produkte in die Zahlung aufgenommen werden sollen.
Preise anpassen: Wenn Sie Preise ändern möchten, muss dies über die Bearbeitung der ursprünglichen Zahlungsaufforderung erfolgen, die das Mitglied erhalten hat.
Optionale Produkte: Wenn Sie sich unsicher sind, welche optionalen Produkte das Mitglied kaufen möchte, sollte dies vor der Rechnungserstellung geklärt werden. Sie können dann alle Produkte abwählen, die nicht in Rechnung gestellt werden sollen.
Sobald die richtige Kontonummer eingegeben und alles überprüft wurde, klicken Sie unten rechts im Fenster auf Rechnung generieren.
Wie kann man zuvor erstellte Rechnungen einsehen?
Wenn Sie auf eine zuvor erstellte Rechnung zugreifen müssen, kann dies ganz einfach erfolgen, indem Sie den Anweisungen in den untenstehenden Anleitungen folgen. Die Rechnung kann entweder über die Seitenmenüoption Mitglieder → Aktiv oder über Finanzen gefunden werden. Die Anleitungen zeigen außerdem, wie Sie eine zuvor erstellte Rechnung finden, herunterladen oder bei Bedarf löschen können.
Frühere Rechnungen über Mitglieder → Aktiv finden
Frühere Rechnungen über Mitglieder → Aktiv finden
Öffnen Sie im Seitenmenü von Spond Club Mitglieder → Aktiv.
Suchen Sie nach dem Mitglied, für das Sie eine zuvor erstellte Rechnung abrufen möchten, und klicken Sie auf den Namen des Mitglieds.
Scrollen Sie nach unten, bis Sie den Abschnitt Zahlungsaufforderungen sehen.
Klicken Sie auf die betreffende Zahlungsanfrage.
Unter dem Menü Generierte Rechnungen sehen Sie alle zuvor erstellten Rechnungen für das ausgewählte Mitglied in dieser Zahlungsaufforderung.
Wenn Sie auf die Schaltfläche mit den drei Punkten rechts neben der Rechnung klicken, öffnet sich ein Menü mit zwei Optionen.
Download Rechnung: Lädt die Rechnung als PDF auf Ihr Gerät herunter.
Löschen: Löscht die Rechnung. Das Löschen einer Rechnung hat keinen Einfluss auf die ursprüngliche Zahlungsanfrage. Beachten Sie: Sobald eine Rechnung gelöscht wurde, ist sie dauerhaft entfernt und kann nicht wiederhergestellt werden.
Vorher erstellte Rechnungen über Finanzen finden
Vorher erstellte Rechnungen über Finanzen finden
Klicken Sie im Seitenmenü in Spond Club auf Finanzen.
Klicken Sie anschließend auf Zahlungsaufforderungen.
Suchen und wählen Sie die entsprechende Zahlungsaufforderung aus.
Scrollen Sie nach unten zu dem Mitglied, für das Sie eine zuvor erstellte Rechnung einsehen möchten, und klicken Sie auf den Namen des Mitglieds.
Unter dem Menü Generierte Rechnungen sehen Sie alle zuvor erstellten Rechnungen für das ausgewählte Mitglied in dieser Zahlungsaufforderung.
Wenn Sie auf die Schaltfläche mit den drei Punkten rechts neben der Rechnung klicken, öffnet sich ein Menü mit zwei Optionen.
Download Rechnung: Lädt die Rechnung als PDF auf Ihr Gerät herunter.
Löschen: Löscht die Rechnung. Das Löschen einer Rechnung hat keinen Einfluss auf die ursprüngliche Zahlungsanfrage. Beachten Sie: Sobald eine Rechnung gelöscht wurde, ist sie dauerhaft entfernt und kann nicht wiederhergestellt werden.
Manuelle Zahlung registrieren
Wenn Sie eine manuelle Zahlung für ein Mitglied erfassen möchten, gehen Sie wie folgt vor:
Melden Sie sich bei Spond Club an.
Klicken Sie im Seitenmenü auf Finanzen → Zahlungsaufforderung.
Suchen Sie nach der entsprechenden Zahlungsaufforderung.
Scrollen Sie nach unten zu Empfänger.
Suchen Sie die entsprechende Person und klicken Sie auf ihren Namen.
Klicken Sie im Abschnitt „Aktive Forderungen“ ganz rechts auf die drei Punkte.
Wählen Sie Zahlung manuell registrieren.
Gehen Sie dann wie folgt vor: Geben Sie das Zahlungsdatum und eine Notiz zur Zahlung ein, zum Beispiel „bar bezahlt …“, „direkt per Bank überwiesen …“, „durch Vereinsarbeit bezahlt …“ usw.
Markieren Sie die Zahlungssegmente und gegebenenfalls optionale Produkte, die die Person bezahlt hat. Wenn die Person einen anderen Betrag als den auf der Rechnung angegebenen bezahlt hat (zum Beispiel aufgrund einer mündlichen Vereinbarung), müssen Sie den Preis in der ursprünglichen Forderung anpassen, bevor Sie die manuelle Zahlung registrieren, damit die Buchführung für die Zahlung korrekt ist.
Sie können pro Zahlungsaufforderung nur eine manuelle Zahlung registrieren, also nur eine Zahlung pro Mitglied und Zahlung. Das funktioniert genauso wie bei Kartenzahlungen (VISA/MasterCard): Pro Mitglied und Zahlungsaufforderung kann nur eine Zahlung durchgeführt werden. Es ist nicht möglich, eine manuelle Registrierung zu ändern, nachdem sie vorgenommen wurde.
Wenn Sie eine Zahlung für eine Familie registrieren, die einen Familienrabatt erhalten hat, muss der bezahlte Betrag auf alle Familienmitglieder aufgeteilt und für jedes einzelne Familienmitglied manuell registriert werden.
Häufig gestellte Fragen
Wird die Rechnung automatisch versendet?
Wird die Rechnung automatisch versendet?
Nachdem Sie eine Rechnung generiert haben, erhalten Sie eine PDF-Datei, die in Ihrem Download-Ordner auf dem PC gespeichert wird.
Diese wird nicht automatisch versendet, kann aber dem Mitglied auf verschiedene Weise zugestellt werden:
in einer Nachricht aus Spond Club
per E-Mail über Ihr übliches E-Mail-Programm
in einer Nachricht auf spond.com / in der App
Kann ich mehrere Rechnungen auf einmal erstellen?
Kann ich mehrere Rechnungen auf einmal erstellen?
Es ist nicht möglich, Rechnungen für mehrere Mitglieder gleichzeitig zu generieren. Die Erstellung muss für jede einzelne Person separat erfolgen.
Wie kann ich überprüfen, ob Mitglieder eine erstellte Rechnung bezahlt haben?
Wie kann ich überprüfen, ob Mitglieder eine erstellte Rechnung bezahlt haben?
Wenn Mitglieder eine erstellte Rechnung in ihrem Online-Banking bezahlen, wird das Geld auf deinem Konto eingehen. Du kannst dies in deinem Online-Banking überprüfen und anschließend die Zahlung manuell in Spond Club registrieren, damit sie auch dort aktualisiert wird.
Ich habe einen Fehler in einer manuell erstellten Rechnung entdeckt. Wie kann ich diesen korrigieren?
Ich habe einen Fehler in einer manuell erstellten Rechnung entdeckt. Wie kann ich diesen korrigieren?
Wenn eine manuell erstellte Rechnung einen Fehler enthält, können Sie eine neue Rechnung für dasselbe Mitglied erstellen.
Die neue Rechnung ersetzt automatisch die alte und erhält eine neue fortlaufende Nummer.
Auf diese Weise wird der Fehler behoben, ohne dass Sie die ursprüngliche Rechnung ändern müssen.