Um eine Zahlungsafforderung zu erstellen, gehen Sie zu Finanzen → Zahlungsaufforderungen und klicken Sie auf Zahlungsafforderung hinzufügen in der oberen rechten Ecke.
Am oberen Rand der Seite finden Sie zwei Registerkarten: Zahlungsdetails und Zahlungssegmente. In diesem Artikel gehen wir die verschiedenen Optionen und Funktionen in diesen Registerkarten durch.
Zahlungsdetails
Auszahlungsskonto
Das Konto, das Sie als Auszahlungskonto in einer Zahlungsanforderung einrichten, ist das Konto, auf das das gesammelte Geld ausgezahlt wird. Wenn kein Konto bereits eingerichtet ist, müssen Sie zuerst zu Vereinseinstellungen und dann zu Auszahlungskonto gehen und dies einrichten.
Typ
Geben Sie an, ob die Zahlungsafforderung eine Einmalige zahlung, Ratezahlung oder flexibel sein soll - den Empfängern erlauben, alles vollständig oder in gleichen monatlichen Raten zu zahlen. Sie können hier mehr über die Zahlungstypen lesen.
Zahlungsfrist und Enddatum
Zahlungsfrist: Dies ist die Anzahl der Tage, die das Mitglied hat, um zu zahlen, ab dem Zeitpunkt, an dem die Zahlung an das Mitglied gesendet wurde. Wenn ein Mitglied zu einem späteren Zeitpunkt hinzugefügt wird, hat es dennoch dieselbe Anzahl an Tagen zur Zahlung.
Enddatum: Dies hat nichts mit dem Fälligkeitsdatum zu tun. Nach dem Enddatum werden Sie nicht mehr gefragt, ob Sie neue Mitglieder hinzufügen möchten, die die von Ihnen festgelegten Kriterien erfüllen. Daher ist es ratsam, das Enddatum auf den letzten Tag des Jahres oder der Saison zu setzen.
Familienrabatt
Sie haben zwei verschiedene Rabattstrukturen, die im Dropdown-Menü unter Familienrabatt verfügbar sind. Entweder basierend auf Prozent oder Max. Gesamtpreis. Dies muss aktiviert werden, damit Mitglieder den Familienrabatt erhalten.
Prozent: Ab dem zweiten Familienmitglied wird ein prozentualer Rabatt gewährt, wenn alle zusammen zahlen. Das Mitglied mit dem höchsten Betrag zahlt den vollen Preis.
Max Gesamtpreis: Dieser wird aktiviert, wenn eine oder mehrere Personen den Gesamtbetrag für die Zahlung überschreiten. Wenn der Max Gesamtpreis z. B. auf 500 EUR festgelegt ist, zahlt eine Familie nie mehr als diesen Betrag, unabhängig davon, wie viele Familienmitglieder sie sind.
⚠️ Hinweis! Der Rabatt gilt nicht für Einzelzahlungen bei der Anmeldung. Alle Mitglieder müssen denselben Zahlungskontakt haben und zusammen zahlen, damit der Rabatt gilt.
In Spond betrachten wir alle mit demselben Zahlungskontakt als Familie. Das bedeutet, dass Sie gleichzeitig an Familienmitglieder und andere Mitglieder senden können - der Rabatt gilt nur für denjenigen, der Zahlungskontakt für mehrere ist. Sie können Familienmitgliedern immer noch unterschiedliche Preise basierend auf Gruppenzugehörigkeit oder Mitgliedstyp geben, auch wenn sie zur selben Zahlungsafforderung hinzugefügt werden.
Wenn Sie nur einen Rabatt auf die Trainingsgebühr oder den Mitgliedsbeitrag haben, können Sie diese beiden nicht gleichzeitig senden, da der Rabatt für alle Produkte in der Aussendung gilt. Wenn Sie unterschiedliche Rabattarten für die beiden haben, können sie auch nicht zusammen gesendet werden.
Zahlungssegmente
In den Zahlungssegmenten wählen Sie, ob der Preis auf Mitgliedstyp, Gruppen oder Untergruppen basieren soll. Der Preis, den Sie für ein Segment eingeben, entspricht dem Betrag, den Mitglieder zahlen müssen, die diesem Segment „zugeordnet“ sind.
In der Regel werden Trainingsgebühren auf Basis von Gruppen und Mitgliedsbeiträge auf Basis des Mitgliedstyps gesendet, aber dies liegt ganz im Ermessen des Vereins/der Organisation. Sie können alle Mitgliedstypen oder Gruppen gleichzeitig auswählen und ihnen dennoch unterschiedliche Preise geben.
Wie man ein Segment hinzufügt
Wie man ein Segment hinzufügt
Klicken Sie auf Zahlungssegmente hinzufügen
Wählen Sie eine der Optionen: Mitgliedstyp, Gruppe oder Untergruppe
Kreuzen Sie die Mitgliedstypen, Gruppen oder Untergruppen an, an die Sie eine Zahlung senden möchten
Unter Produkt geben Sie ein, wofür die Rechnung gestellt wird, z. B. Mitgliedsbeitrag
Unter Preis geben Sie den Preis ein, den die Mitglieder zahlen sollen (alle, die diesem Segment entsprechen, zahlen denselben Preis)
Falls gewünscht, können Sie auf „Zusätzliches Produkt hinzufügen“ klicken, um weitere Produkte hinzuzufügen, die entweder als obligatorisch oder optional festgelegt werden können
Beenden Sie den Vorgang, indem Sie auf „Erstellen“ klicken – die Zahlung wird noch nicht versendet.
Im nächsten Abschnitt „Versenden der Zahlung an Mitglieder“ erfahren Sie, wie Sie auswählen können, an welche Mitglieder die Zahlungsaufforderungen basierend auf den von Ihnen gewählten Segmenten gesendet werden sollen.
⚠️ Hinweis!
Wenn Sie basierend auf einer Gruppe oder Untergruppe senden, erhalten Gruppenadministratoren keine Zahlungsanforderung, es sei denn, sie sind auch als Mitglieder der Gruppe hinzugefügt.
Wenn Sie Trainingsgebühren und Mitgliedsbeiträge in derselben Zahlung senden, müssen Sie oben rechts erneut gehen. Wenn Sie nur "zusätzliches Produkt hinzufügen" verwenden, können Sie ein Mitglied nicht nur von der Mitgliedsgebühr oder der Trainingsgebühr befreien.
Versenden der Zahlung an Mitglieder
Im nächsten Schritt können Sie auswählen, an welche Mitglieder Sie die Anfragen senden möchten - basierend auf den Segmenten, die Sie im vorherigen Schritt ausgewählt haben. Sie finden alle, die für diese Zahlung qualifiziert sind (basierend auf dem Zahlungssegment), indem Sie oben auf der Seite auf "Bearbeiten" klicken.
Sie erhalten dann eine Liste aller Empfänger. Hier können Sie die Filterfunktion verwenden, um diejenigen zu finden, die angepasst werden müssen, oder nach Namen suchen. Hinweis! Anpassungen werden nicht gespeichert, also tun Sie dies in derselben Operation wie den eigentlichen Versand.
Wenn ein Mitglied für mehrere Segmente qualifiziert ist, z. B. wenn es in mehreren Gruppen ist, erhält es die Zahlung für beide Gruppen, es sei denn, Sie passen die Anforderung vor dem Versand an.
Wenn Sie diejenigen gefunden haben, die Sie anpassen möchten, können Sie entweder das Datum ändern, den Preis ändern oder sie befreien. Hier können Sie diejenigen befreien, die in mehreren Gruppen sind, wenn sie nur für eine davon zahlen sollen. Um sie zu befreien, entfernen Sie das Häkchen neben dem Produkt.
⚠️ Hinweis: Sobald eine Zahlung gesendet wurde, kann sie nicht mehr gelöscht, sondern nur noch befreit werden, wenn das Mitglied doch nicht zahlen soll. Dies kann nur für ein Mitglied nach dem anderen gemacht werden.
Nachdem Sie die individuellen Anpassungen vorgenommen haben, können Sie alle Mitglieder markieren, an die Sie die Zahlung senden möchten, und auf "senden" klicken. Wenn es Mitglieder in dieser Liste gibt, die Sie nicht fakturieren möchten, lassen Sie das Häkchen vor dem Namen des Mitglieds einfach weg, und sie erhalten keine Zahlung.
Mitglieder, die die App haben, erhalten die Zahlung direkt in der App. Diejenigen, die die App nicht nutzen, erhalten sie per E-Mail. Wenn Sie möchten, dass die Mitglieder die Zahlung in der App erhalten, müssen sie auch zu einer Gruppe hinzugefügt werden. Andernfalls erhalten sie die Zahlungsanforderung per E-Mail.
Häufig gestellte Fragen
Kann ich die Kontakt-E-Mail bei der Erstellung und nachträglich in einer Zahlungsafforderung ändern?
Kann ich die Kontakt-E-Mail bei der Erstellung und nachträglich in einer Zahlungsafforderung ändern?
Nein, dies kann weder während der Erstellung noch nachträglich geändert werden. Es gibt kein Feld dafür, da es automatisch mit dem Administrator verknüpft wird, der die Anfrage erstellt. Dies ist derzeit eine bewusste Designentscheidung, kein Fehler. Wenn Sie es nachträglich ändern möchten, wenden Sie sich an den Spond-Support, da unser technisches Team dies ändern kann.