Comment modifier le numéro de compte bancaire d'un Compte Club

Si votre association change de banque ou obtient un nouveau numéro de compte pour remplacer celui utilisé sous la méthode de paiement Comptes Club dans Spond Club, il y a plusieurs points à prendre en compte et quelques étapes à suivre.

Commencez par vérifier si le Compte Club est utilisé activement pour des paiements échelonnés, des paiements par abonnement ou des formulaires d'inscription avec abonnement.

⚠️ REMARQUE ! Effectuez toutes les modifications nécessaires d'abord sous Paramètres → Finance → Comptes du club. N'apportez pas de modifications directement sur les demandes de paiement individuelles ou les formulaires d'inscription.

Choisissez l'approche adaptée en fonction du type de compte concerné.

Compte Club utilisé dans une demande de paiement avec des versements échelonnés actifs, ou dans un formulaire d'inscription avec abonnement

Ne changez pas le Compte Club utilisé dans les demandes de paiement ou les formulaires d'inscription actifs. Cela met fin à toutes les demandes de paiement en cours (versements échelonnés et abonnements), et elles ne peuvent pas être réactivées.
Si vous passez à un nouveau Compte Club pour un paiement avec versements échelonnés ou un abonnement, vous devez créer une nouvelle demande de paiement ou un nouveau formulaire d'inscription et ajouter à nouveau tous les membres. Cela représente du travail supplémentaire pour l'association.

Comment modifier le numéro de compte tout en maintenant les versements échelonnés et les abonnements

Contactez l'assistance Spond. Nous mettons à jour le numéro de compte directement dans notre plateforme de paiement Stripe. Indiquez-nous quel compte doit être modifié (un lien vers le compte dans votre message est utile) et quel est le nouveau numéro de compte.
Nous mettons à jour les paramètres pour que les paiements soient transférés vers le nouveau compte. Le Compte Club existant dans Spond Club est renommé pour refléter le changement. Considérez ce compte comme inactif désormais. Utilisez-le uniquement pour les demandes de paiement ou formulaires d'inscription en cours jusqu'à ce que toutes les demandes soient terminées.
Créez un nouveau Compte Club avec le nouveau numéro de compte.
Copiez vos demandes de paiement actives et les formulaires d'inscription utilisés, et associez-les au nouveau Compte Club. Utilisez les nouvelles demandes et formulaires pour tous les nouveaux membres. N'ajoutez pas de nouveaux membres aux anciennes demandes de paiement ou formulaires d'inscription.
Ouvrez les anciennes demandes de paiement et exemptez tous ceux qui n'ont pas encore commencé.
Dans les rapports de règlement de ce compte, tous les rapports antérieurs affichent désormais le nouveau numéro de compte. Le compte d'origine est indiqué dans le titre de l'ancien Compte Club. Les administrateurs de club doivent en être informés et peuvent en avertir leur comptable. C'est une raison supplémentaire de transférer autant de membres que possible vers la nouvelle demande de paiement active.

Compte Club utilisé pour les paiements par abonnement

Si le compte est uniquement utilisé pour des demandes de paiement standard et des paiements par abonnement, l'assistance Spond peut mettre à jour le numéro de compte sur le Compte Club concerné.

L'argent va sur le nouveau compte, mais Spond Club affiche toujours l'ancien numéro de compte.

Cela peut être une bonne solution temporaire. Vous pouvez par exemple choisir de terminer le paiement par abonnement existant au changement de semestre (par exemple le 1er janvier ou le 1er juillet), puis créer un nouveau paiement par abonnement lié au nouveau numéro de compte. Le bon numéro de compte apparaît alors dans Spond Club.

Comment gérer les paiements par abonnement

Contactez l'assistance Spond. Nous mettons à jour le numéro de compte directement dans notre plateforme de paiement Stripe. Indiquez-nous quel compte doit être modifié (un lien vers le compte dans votre message est utile) et quel est le nouveau numéro de compte.
Nous mettons à jour les paramètres pour que les paiements soient transférés vers le nouveau compte. Le Compte Club existant dans Spond Club est renommé pour refléter le changement. Considérez ce compte comme inactif désormais. Utilisez-le uniquement pour les demandes de paiement ou formulaires d'inscription en cours jusqu'à ce que toutes les demandes soient terminées.
Créez un nouveau Compte Club avec le nouveau numéro de compte. Facultatif : faites-le plus tard si cela vous convient mieux.
Terminez le paiement par abonnement en cours répertorié sous l'ancien numéro de compte quand c'est pratique.
Copiez le paiement par abonnement existant et associez-le au nouveau Compte Club. Tous les membres reçoivent une nouvelle demande de paiement, et l'abonnement redevient actif à partir du jour où ils paient manuellement la première demande.
Si votre association a des demandes de paiement actives sans versements échelonnés, vous pouvez soit créer une nouvelle demande liée au nouveau Compte Club, soit modifier le compte directement dans la demande de paiement existante.
Si vous choisissez la seconde option, exemptez tous ceux qui n'ont pas encore payé, puis réactivez-les pour envoyer des demandes de paiement allant vers le nouveau Compte Club.
La date du changement est indiquée dans le titre de l'ancien Compte Club inactif. Les administrateurs de club doivent en être informés et peuvent en avertir leur comptable.
Nous recommandons de créer de nouvelles demandes de paiement et de transférer autant de membres que possible vers la nouvelle demande active.

Compte Club non utilisé pour des demandes de paiement avec des versements échelonnés ou abonnements actifs, ni pour des formulaires d'inscription avec abonnement

Si le compte n'a pas été utilisé pour des versements échelonnés ou abonnements en cours, ni dans un formulaire d'inscription avec abonnement, nous vous recommandons de ne pas le supprimer.

Renommez plutôt le Compte Club pour indiquer clairement qu'il n'est plus utilisé.

La raison : votre association conserve ainsi tous les Rapports de Règlement liés à ce compte.

Comptes configurés dans des groupes dans l'application Spond

Nous recommandons que votre association configure tous les comptes bancaires dans Spond Club comme des Comptes Club séparés et les partage avec les groupes individuels. Activez en même temps le paramètre "Ne pas autoriser les comptes privés" sous Paramètres et Paramètres du groupe. Cela empêche les administrateurs de groupe de configurer des comptes dans l'application. Votre association a alors le contrôle total de tous les comptes, et tout l'historique apparaît dans les Rapports de Règlement dans Spond Club.

Si vous choisissez de conserver des méthodes de paiement dans l'application pour les administrateurs de groupe, chaque administrateur doit soit contacter l'assistance Spond pour modifier cela, soit créer une nouvelle méthode de paiement avec le nouveau compte bancaire. Pour que la méthode de paiement soit visible dans Spond Club, le compte doit être enregistré comme compte d'organisation et non comme compte privé.

Questions fréquentes

Que se passe-t-il si nous changeons de Compte Club sur une demande de paiement en cours ?

Toutes les demandes de paiement en cours sont clôturées, versements échelonnés et abonnements compris, et elles ne peuvent pas être réactivées. Vous devriez créer une nouvelle demande de paiement et ajouter à nouveau tous les membres. Contactez plutôt l'assistance Spond, et nous mettrons à jour le numéro de compte sans interrompre les demandes en cours.

Faut-il supprimer l’ancien Compte Club ?

Non, renommez-le pour indiquer qu’il n’est plus utilisé. Votre association conserve ainsi tous les Rapports de Règlement liés à ce compte.

Pourquoi Spond Club affiche-t-il toujours l’ancien numéro de compte ?

C’est normal lorsque l’assistance Spond a mis à jour le numéro de compte sur un Compte Club existant. L’argent va sur le nouveau compte, même si l’affichage n’a pas été mis à jour.

Que doit savoir le comptable ?

Que les anciens Rapports de Règlement du compte affichent désormais le nouveau numéro de compte. Le compte d’origine est indiqué dans le titre de l’ancien Compte Club.

Pourquoi le compte bancaire de l’application n’est-il pas visible dans Spond Club ?

Le compte doit être enregistré comme compte d’organisation, et non comme compte privé.