Om du navigerer deg til Medlemmer og Aktive medlemmer i sidemenyen vil du øverst til høyre se to knapper som lar deg legge til nytt medlem eller importere nye medlemmer til klubben din.
Nytt medlem
Opprette nytt medlem manuelt
Opprette nytt medlem manuelt
Gå til "Medlemmer" i menyen og velg "Aktive medlemmer"
Klikk på Nytt medlem på høyre side.
Velg "Medlemstype". Hvis medlemmet skal tilhøre en bestemt medlemstype, velger du ønsket type.. Les mer om medlemstyper her.
Fyll videre ut feltene som navn, kontaktinfo, adresse, fødselsdato osv.
⚠️ MERK! Disse feltene omhandler kún informasjon om selve medlemmet.
Eventuelle foresattes kontaktinformasjon som e-post og/eller telefonnummer skal ikke legges inn i disse feltene men i egne felter for foresatte lenger ned.
Foresatte: Om medlemmet skal ha foresatte klikker du "+ Legg til ekstra foresatt" og fyller ut feltene.
Du kan legge til flere foresatte ved å klikke knappen på nytt.
Betalingskontakt: Betalingskontakt er den personen som er ansvarlig for å betale medlemsavgifter, påmeldingsavgifter og/eller andre type gebyrer for et medlem i klubben.
Dette kan være medlemmet selv, en foresatt eller en annen person. Medlemmer eller foresatte som har telefonnummer eller e-postadresse kan angis som betalingskontakt. Du kan også sette en egendefinert betalingskontakt med et navn og e-postadresse.
Les mer her om egendefinert betalingskontakt.
Gruppenavn: Velg deretter hvilke gruppe(r) medlemmet skal være med i ved å klikke knappen "+ Legg til i gruppe". Når du velger en gruppe vil vinduet utvidet seg med flere valg.
Velg hvilke type gruppemedlemsskap medlemmet skal ha i gruppen:
Gruppemedlem: Medlemmet vil motta meldinger og invitasjoner til arrangementer.
Gruppeadministrator: Medlemmet vil få administrative rettigheter spesielt for denne gruppen, men mottar ikke meldinger eller invitasjoner til arrangementer.
Gruppeadministrator og medlem: Medlemmet vil få administrative rettigheter spesielt for denne gruppen, og vil i tillegg motta meldinger og invitasjoner til arrangementer.
Om gruppen har undergrupper kan du velge å legge til medlemmet i en eller flere undergrupper
Om medlemmet skal være med i flere grupper gjentar du steg 5-6.
Når medlemmet har fått tildelt riktige grupper, kan det være lurt å gå gjennom feltene på nytt for å sikre at all informasjon er korrekt.
Avslutt med å Lagre
Importer medlemmer
Du kan importere medlemmer ved å bruke vår Excel-mal. Den laster du ned ved å klikke knappen "Last ned Excel-mal". Når du har åpnet malen vil du se at den har to faner, hvor av en av de heter "Valideringsregler". Her vil du se hvilke parametere du kan fylle inn i f.eks. feltene medlemstype, gruppe, kjønn osv. Det som skrives inn i disse feltene må stemme overens med hva som står i fanen valideringsregler.
Når du er ferdig med å fylle ut malen i Excel lagrer du den og laster du den opp ved å klikke på knappen "Last opp ferdig medlemsliste (Excel)"
💡Tips
Malen må åpnes i Microsoft Excel, og du kan ikke flytte eller legger til kolonner.
Det er viktig at du laster ned malen på nytt hver gang du skal importere medlemmer.
Skal du lage grupper, grupperoller og egendefinerte medlemsfelter bør dette gjøres før du laster ned Excel-malen ettersom de blir inkludert valideringsregler.
Vanlige årsaker til at import av medlemmer feiler
Når du importerer medlemmer i Spond Club, må importfilen følge malen helt nøyaktig. Selv små avvik kan føre til at importen stoppes. Nedenfor finner du en oversikt over de vanligste feilene som oppstår, hvorfor de skjer og hvordan du unngår dem.
Feil som kan hindre import av medlemmer
Feil som kan hindre import av medlemmer
Bruk av formler
Formler støttes ikke i importfilen. Dersom dataene dine inneholder formler, må du lime inn innholdet som verdier før opplasting.
Endringer i kolonner
Malens struktur må ikke endres. Dette betyr:
ikke flytt kolonner
ikke endre kolonnenavn
ikke slett eller legg til kolonner
Last alltid ned en ny mal før du starter en import for å sikre at strukturen og valideringen er oppdatert.
Ugyldig input i felter med valideringsregler
Enkelte felt tillater kun spesifikke verdier. Hvis inputen ikke oppfyller kravene, vil raden avvises. Eksempler på dette er:
bruk av medlemstyper som ikke lenger finnes
bruk av en eldre importmal med utdaterte regler
💡 Løsning: Last ned en oppdatert mal før hver import.
Valg av gruppe og rolle
For at importen skal godkjennes, må gruppe og rolle samsvare:
hvis du velger en gruppe, må du også velge en rolle
hvis ingen gruppe er valgt, kan heller ikke en rolle velges
Dette er en av de vanligste årsakene til at importen feiler.
Egendefinerte felt
Nummerfelt
tillater kun tall (0–9)
mellomrom, bokstaver og symboler (inkludert bindestreker) er ikke tillatt
eventuelle ledende nuller fjernes automatisk
Eksempel: Hvis et telefonnummer krever mellomrom eller innledes med nuller, bør det legges inn som tekstfelt i stedet.
Nedtrekksfelt
kun forhåndsdefinerte alternativer i feltinnstillingene kan brukes
feltet skiller mellom store og små bokstaver
nye alternativer kan ikke legges til i importfilen
Oppsummert: Slik unngår du feil ved importering
Last ned en ny mal før hver import
Ikke bruk formler
Ikke endre kolonneoppsettet
Følg alle valideringsregler
Kontroller at gruppe og rolle henger sammen
Formater egendefinerte felter korrekt