Die Mitgliedschaftsverlängerung im Spond Club vereinfacht den Verlängerungsprozess und spart Zeit für Vereinsadministratoren und Mitglieder. Die Funktion wurde entwickelt, um den Verwaltungsaufwand zu reduzieren und die Effizienz im Vereinsbetrieb zu steigern.
Mit dieser Lösung verbringen Vereinsadministratoren weniger Zeit mit Papierkram und mehr Zeit mit den tatsächlichen Vereinsaktivitäten. Ein vereinfachter Verlängerungsprozess sorgt zudem dafür, dass Mitglieder eine reibungslose Erfahrung machen und engagiert sowie zufrieden im Verein bleiben.
Was ist eine Mitgliedschaftsverlängerung?
Die Mitgliedschaftsverlängerung macht den Prozess zur Erneuerung bestehender Mitgliedschaften einfach und effizient. Die Funktion sendet einen personalisierten Link an bestehende Mitglieder, der bereits vorausgefüllte Informationen enthält. So können Mitglieder ihre Registrierung schnell abschließen, ohne dieselben Daten mehrfach eingeben zu müssen.
Das spart Zeit, verringert das Risiko von Fehlern und doppelten Einträgen und stellt gleichzeitig sicher, dass die Mitgliederdaten aktuell bleiben, einschließlich der Zustimmung zu den Vereinsbedingungen und der Fotoerlaubnis.
Leitfaden zur Verwendung der Mitgliedschaftsverlängerung
Leitfaden zur Verwendung der Mitgliedschaftsverlängerung
Klicke im Seitenmenü des Spond Clubs auf Vereinsanmeldungsformulare
Wähle das Formular aus, das du verwenden möchtest
Scrolle nach unten, bis du das Menü „Mitglieder einladen“ siehst. Klicke auf die Schaltfläche rechts: „Mitglieder einladen“.
Empfänger auswählen
Mitglieder und Erziehungsberechtigte
Nur Mitglieder
Nur Erziehungsberechtigte der Mitglieder
Zahlungskontakt des Mitglieds
Finde oder suche nach der Person bzw. den Personen, die du auswählen möchtest. Setze ein Häkchen in das Kästchen links neben dem Namen. Wenn du die Auswahl abgeschlossen hast, klicke unten rechts auf „Hinzufügen“.
Klicke auf „Weiter“
Wähle die Gültigkeitsdauer aus, also wie lange der Anmeldelink gültig bleibt (die Zeit, die das Mitglied hat, um zu reagieren):
1 Tag
1 Woche
2 Wochen
1 Monat
6 Monate
Anschließend gib an, ob der Empfänger auf die Verlängerungsnachricht selbst antworten darf. Wenn diese Option aktiviert ist, wird eine Schaltfläche „Antworten“ angezeigt, über die eine E-Mail an die sendende Verwaltungsperson erstellt wird.
Beachte, dass diese Einstellung keinen Einfluss auf den Registrierungsprozess selbst hat. Sie legt lediglich fest, ob das Mitglied auf die Nachricht antworten kann.
Füge einen Betreff und eine kurze Beschreibung hinzu. (Es ist nur eine kurze Einleitung erforderlich. Die vollständige Beschreibung aus dem Formular sowie der personalisierte Link werden automatisch erstellt.)
Klicke unten rechts auf „Senden“.
Mitgliedschaftstypen im Erneuerungsprozess
Damit ein Mitglied die Verlängerung abschließen kann, muss sein aktueller Mitgliedschaftstyp als Option im versendeten Formular verfügbar sein.
Das System verlangt, dass das Mitglied seinen bestehenden Mitgliedschaftstyp auswählen kann, damit die Verlängerung korrekt mit seinem Mitgliedsprofil verknüpft wird. Das Mitglied kann während der Verlängerung einen anderen Mitgliedschaftstyp wählen, aber sein aktueller Mitgliedschaftstyp muss immer zu den verfügbaren Optionen im Formular gehören.
Status eingeladener Mitglieder / Mitgliedschaftsverlängerung
Sobald eine Einladung zu einem Anmeldeformular oder einer Mitgliedschaftsverlängerung versendet wurde, erscheint am unteren Ende des jeweiligen Formulars eine Übersicht der eingeladenen Mitglieder. Dort kannst du auch den Status jeder einzelnen Einladung oder Verlängerung einsehen.
Gesendet:
Mit aktivierter automatischer Genehmigung: Das Mitglied hat die Einladung oder Verlängerung erhalten und muss die Registrierung abschließen. Sobald dies erfolgt ist, ändert sich der Status automatisch zu Registriert.
Ohne aktivierte automatische Genehmigung: Das Mitglied hat die Einladung oder Verlängerung erhalten und die Registrierung möglicherweise bereits abgeschlossen. In diesem Fall muss ein Administrator das Mitglied über Mitglieder → Anmeldungen entweder genehmigen oder ablehnen. Sobald das Mitglied genehmigt wurde, wird der Status im Formular zu Registriert geändert.
Registriert: Das Mitglied hat die Registrierung abgeschlossen und wurde entweder automatisch oder manuell von einem Administrator genehmigt. Datum und Uhrzeit der Registrierung werden rechts neben dem Status angezeigt.
Abgelaufen: Das Mitglied hat die Einladung oder Verlängerung nicht rechtzeitig abgeschlossen, und der Registrierungslink ist abgelaufen.
Wenn ein Mitglied die Registrierung abgeschlossen hat
Wenn die automatische Genehmigung nicht aktiviert ist, erscheint die Mitgliedschaftsverlängerung in der Liste unter: Mitglieder → Anmeldungen, sobald das Mitglied den Verlängerungsprozess abgeschlossen hat (gekennzeichnet mit dem Verlängerungssymbol).
Hier können Administratoren die Anfrage(n) verwalten: genehmigen, nach Zahlung genehmigen oder ablehnen.
💡 Wenn die automatische Genehmigung aktiviert ist, erscheint die Verlängerung nicht an derselben Stelle wie oben beschrieben.
Stattdessen wird die Registrierung automatisch genehmigt und das Mitglied erscheint direkt unter Mitglieder → Anmeldungen → Akzeptierte Anmeldungen.
Vorteile der Mitgliedschaftsverlängerung
Effizienz: Spart Zeit und Aufwand bei der Verwaltung des Verlängerungsprozesses.
Genauigkeit: Verringert Fehler und verhindert doppelte Mitgliedseinträge.
Mitgliederzufriedenheit: Sorgt für einen reibungslosen und unkomplizierten Verlängerungsprozess für Mitglieder.
Administrative Kontrolle: Trotz Automatisierung behalten Sie den vollen Überblick über die Mitglieder und den gesamten Verlängerungsprozess.
Häufig gestellte Fragen
Können mehrere Geschwister in derselben Familie denselben Verlängerungslink verwenden?
Können mehrere Geschwister in derselben Familie denselben Verlängerungslink verwenden?
Nein. Der Verlängerungslink ist persönlich und kann nicht von Geschwistern genutzt werden. Jedes Mitglied muss seinen eigenen, einzigartigen Link verwenden.
Kann man eine Mitgliedschaft über das normale Anmeldeformular des Vereins verlängern?
Kann man eine Mitgliedschaft über das normale Anmeldeformular des Vereins verlängern?
Nein, Sie können eine Mitgliedschaft nicht über das normale Anmeldeformular des Vereins verlängern.
Wenn Sie dies tun, wird eine völlig neue Registrierung erstellt, anstatt dass die Verlängerung mit dem bestehenden Mitgliedsprofil verknüpft wird. Damit Ihre Mitgliedschaft korrekt verlängert wird, müssen Sie den einzigartigen Verlängerungslink verwenden, den Sie erhalten haben.
Warum erhält ein Mitglied eine Fehlermeldung, wenn es versucht, seine Mitgliedschaft zu verlängern?
Warum erhält ein Mitglied eine Fehlermeldung, wenn es versucht, seine Mitgliedschaft zu verlängern?
Wenn ein Mitglied während der Verlängerung eine Fehlermeldung erhält, liegt das in der Regel daran, dass sein aktueller Mitgliedschaftstyp im erhaltenen Formular nicht als Option verfügbar ist. Das System verlangt, dass das Mitglied seinen bestehenden Mitgliedschaftstyp auswählen kann, damit die Verlängerung korrekt mit seinem Profil verknüpft wird.
Beispiel:
Wenn ein Mitglied den Mitgliedschaftstyp „Mitglied 2025“ hat, das Formular jedoch nur „Mitglied 2026“ anbietet, funktioniert die Verlängerung nicht.
So lässt es sich beheben:
Fügen Sie den aktuellen Mitgliedschaftstyp des Mitglieds dem Formular hinzu, oder
Aktualisieren Sie den Mitgliedschaftstyp des Mitglieds, sodass er den verfügbaren Optionen im Formular entspricht.
Sobald der richtige Mitgliedschaftstyp im Formular verfügbar ist, funktioniert die Verlängerung wie vorgesehen.