Mit Zahlungsanforderungen in Spond Club kannst du Zahlungen direkt bei einem oder mehreren Mitgliedern anfordern, zum Beispiel für Mitgliedsbeiträge, Trainingsgebühren oder andere Zahlungen. Du legst fest, wofür du abrechnest, wer die Anforderung erhält und zu welchem Preis, und Spond sendet die Anforderung automatisch an die ausgewählten Mitglieder.
So erstellst du eine Zahlungsanforderung in Spond Club
Um zu den Zahlungsanforderungen in Spond Club zu kommen, klicke im Seitenmenü auf Finanzen. Wähle unter Verein den Punkt Zahlungsanforderungen.
Eine Zahlungsanforderung erstellen
Eine Zahlungsanforderung erstellen
Klicke oben rechts auf Zahlungsanforderung hinzufügen.
Zahlungsdetails
Gib einen Titel für die Zahlungsanforderung ein.
Optional: Füge eine Beschreibung hinzu.
Wähle im Dropdown-Menü das Vereinskonto aus, auf das die Zahlungen gehen sollen. Mehr dazu findest du unter Vereinskonten.
Wähle die Zahlungsart. Sie bestimmt, wie der Betrag bezahlt wird. Standardmäßig ist Einmalzahlung ausgewählt, du musst sie also nur ändern, wenn du eine der anderen Optionen möchtest.
Einmalzahlung (Standard): Der gesamte Betrag wird auf einmal bezahlt.
Ratenzahlung: Der Betrag wird in automatische monatliche Abbuchungen aufgeteilt. Wenn du Ratenzahlung wählst, wird der Gesamtbetrag automatisch auf die Raten verteilt. Die erste Rate bezahlt der Empfänger selbst. Die übrigen Raten werden einmal im Monat von derselben Zahlungskarte abgebucht, gerechnet ab dem Tag, an dem die erste Rate bezahlt wurde.
Frist für die erste Rate: Wie viele Tage die Empfänger Zeit haben, die erste Rate zu bezahlen. Die Tage werden ab dem Moment gezählt, in dem du die Zahlungsanforderung sendest. Wenn du 14 eingibst, endet die Frist also zwei Wochen nach dem Senden.
Anzahl der Raten: In wie viele Raten der Betrag aufgeteilt wird, von 2 bis 12. Der Gesamtbetrag wird gleichmäßig auf die Raten verteilt.
Enddatum der Zahlung: Der letzte Tag, an dem neue Mitglieder der Zahlungsanforderung beitreten können. Das Datum muss nicht nach der letzten Rate liegen. Wenn du es vor dem Ende des Ratenplans setzt, laufen die Abbuchungen normal weiter, aber nach dem Enddatum können keine neuen Mitglieder mehr hinzugefügt werden.
Flexible Zahlung: Die Empfänger entscheiden, ob sie den vollen Betrag oder in monatlichen Raten zahlen. Wenn du flexible Zahlung wählst, entscheiden die Empfänger, ob sie den vollen Betrag auf einmal bezahlen oder dem Ratenplan folgen, den du unten einrichtest. Wer sich für Raten entscheidet, bezahlt die erste Rate selbst. Die übrigen Raten werden einmal im Monat von derselben Zahlungskarte abgebucht, gerechnet ab dem Tag, an dem die erste Rate bezahlt wurde.
Frist für die erste Rate: Wie viele Tage die Empfänger Zeit haben, die erste Rate zu bezahlen. Die Tage werden ab dem Moment gezählt, in dem du die Zahlungsanforderung sendest. Wenn du 14 eingibst, endet die Frist also zwei Wochen nach dem Senden.
Anzahl der Raten: In wie viele Raten der Betrag aufgeteilt wird, von 2 bis 12. Der Gesamtbetrag wird gleichmäßig auf die Raten verteilt.
Enddatum der Zahlung: Der letzte Tag, an dem neue Mitglieder der Zahlungsanforderung beitreten können. Das Datum muss nicht nach der letzten Rate liegen. Wenn du es vor dem Ende des Ratenplans setzt, laufen die Abbuchungen normal weiter, aber nach dem Enddatum können keine neuen Mitglieder mehr hinzugefügt werden.
Optional: Richte einen Familienrabatt ein. Ein Familienrabatt gibt Familien, die für mehrere Mitglieder gemeinsam zahlen, einen günstigeren Preis. Wähle die Art im Dropdown-Menü unter Familienrabatt. Der Rabatt muss aktiviert sein, damit er gilt.
Max. Gesamtpreis: Die Familie zahlt nie mehr als den Betrag, den du festlegst.
Prozent: Das Mitglied mit dem höchsten Betrag zahlt den vollen Preis, die übrigen erhalten einen prozentualen Rabatt.
💡 Mehr dazu findest du weiter unten unter Familienrabatt. Dort steht, was gegeben sein muss, damit der Rabatt gilt.
Meldung an NIF. Wenn du das Feld Meldung der Zahlung an NIF siehst, ist der Verein mit dem Norwegischen Sportverband (NIF) verbunden. Setze das Häkchen, wenn die Zahlung Mitgliedsbeiträge, Trainingsgebühren oder beides enthält. Der Mitgliedsbeitrag ist am wichtigsten, weil er die jährliche Sportregistrierung beeinflusst. Welche Voraussetzungen erfüllt sein müssen, steht weiter unten unter Meldung an NIF.
💡 Nur Einmalzahlungen können an NIF gemeldet werden. Wenn du Ratenzahlung oder flexible Zahlung gewählt hast, musst du die Zahlungsart zuerst auf Einmalzahlung ändern.
Zahlungssegmente
Ein Zahlungssegment legt fest, wer was bezahlt. Du wählst, ob der Preis auf Mitgliedstyp, Gruppe oder Untergruppe basieren soll, und alle, die zum Segment passen, werden aufgefordert, den Preis zu zahlen, den du eingibst.
Die meisten Vereine senden Trainingsgebühren auf Basis von Gruppen und Mitgliedsbeiträge auf Basis des Mitgliedstyps, aber das entscheidest du. Du kannst alle Mitgliedstypen oder Gruppen gleichzeitig einbeziehen und ihnen trotzdem unterschiedliche Preise geben.
Klicke auf Zahlungssegmente hinzufügen.
Wähle Gruppe, Untergruppe oder Mitgliedstyp.
Gruppen: Der Preis wird pro Gruppe festgelegt. Passend für Trainingsgebühren, bei denen der Preis davon abhängt, in welcher Gruppe das Mitglied ist.
Untergruppen: Der Preis wird pro Untergruppe festgelegt. Passend, wenn nur einige Untergruppen zahlen sollen oder wenn sie unterschiedliche Beträge zahlen sollen.
Mitgliedstypen: Der Preis wird pro Mitgliedstyp festgelegt. Passend für Mitgliedsbeiträge, bei denen der Preis vom Mitgliedstyp abhängt.
Setze ein Häkchen bei den Mitgliedstypen, Gruppen oder Untergruppen, die zahlen sollen.
Gib unter Produkt ein, wofür die Zahlung ist, zum Beispiel Mitgliedsbeitrag.
Gib den Preis unter Preis ein. Alle, die zum Segment passen, erhalten denselben Preis.
Optional: Klicke auf Zusätzliches Produkt hinzufügen, wenn das Segment mehr als ein Produkt enthalten soll.
Setze ein Häkchen im Kästchen rechts neben dem Preisfeld, um ein zusätzliches Produkt optional zu machen. Der Zahlende entscheidet dann, ob er das Produkt hinzufügt. Wenn das Kästchen leer ist, müssen alle, die zahlen, das Produkt mit einbeziehen.Klicke auf Erstellen. Die Zahlung wird noch nicht gesendet.
Verpflichtende und optionale zusätzliche Produkte
Du entscheidest, ob ein zusätzliches Produkt verpflichtend oder optional sein soll. Wenn du das Kästchen rechts neben dem Preisfeld ankreuzt, kann der Zahlende wählen, ob er das Produkt hinzufügt. Wenn das Kästchen leer ist, müssen alle, die zahlen, das Produkt mit einbeziehen.
Mitgliedsbeiträge und Trainingsgebühren als getrennte Segmente hinzufügen
Wenn dieselbe Zahlung sowohl Trainingsgebühren als auch Mitgliedsbeiträge enthalten soll, füge sie als zwei Segmente hinzu. Wenn du stattdessen Zusätzliches Produkt hinzufügen verwendest, kannst du ein Mitglied später nicht nur vom Mitgliedsbeitrag oder nur von der Trainingsgebühr befreien.
Gruppenadministratoren erhalten die Zahlung nicht automatisch
Wenn du auf Basis von Gruppe oder Untergruppe sendest, erhalten Gruppenadministratoren die Zahlungsanforderung nicht. Sie müssen zusätzlich als Mitglieder der Gruppe hinzugefügt werden, um sie zu erhalten.Wenn der Verein mit NIF verbunden ist
Kreuze an, welcher Teil der Mitgliedsbeitrag und welcher Teil die Trainingsgebühr ist, bevor du zusätzliche Produkte hinzufügst. Du kannst die zusätzlichen Produkte trotzdem als optional festlegen.
Mitgliedsbeiträge werden einmal im Jahr bezahlt
Mitgliedsbeiträge, die an NIF gemeldet werden, werden einmal im Jahr bezahlt. Wenn du mehrere Zahlungsanforderungen oder eine Verlängerung mit Mitgliedsbeitrag an dasselbe Mitglied sendest, wird nur eine davon behalten. Die anderen werden automatisch entfernt, du musst also nicht selbst aufräumen.
Es gibt eine Ausnahme. Wenn sich ein bestehendes Mitglied erneut als neues Mitglied anmeldet, erkennt das System nicht, dass der Mitgliedsbeitrag für das Jahr bereits bezahlt wurde. Das Duplikat wird dann nicht entfernt, und du musst es manuell nachverfolgen.
Die Zahlung an Mitglieder senden
Die Zahlung ist erstellt, aber noch nichts wurde gesendet. Jetzt wählst du anhand der Segmente aus dem vorherigen Schritt aus, wer sie erhalten soll.
Öffne die Empfängerliste.
Klicke auf Verarbeiten. Du siehst dann alle, die anhand deiner Segmente für die Zahlung infrage kommen. Nutze die Filter oder suche nach Namen, um die Mitglieder zu finden, bei denen du etwas ändern möchtest.
💡 Tipp! Anpassungen werden nicht gespeichert. Nimm sie in derselben Runde vor, in der du sendest, sonst musst du von vorn anfangen.
Passe an, was anders sein soll.
Für jedes Mitglied kannst du das Datum ändern, den Preis ändern oder es befreien. Du befreist ein Mitglied, indem du das Häkchen neben dem Produkt entfernst.
Wenn ein Mitglied in mehreren Gruppen ist, passt es zu mehreren Segmenten und erhält für jedes davon eine Zahlung.
Wenn das Mitglied nur für eine der Gruppen zahlen soll, musst du es vor dem Senden von den übrigen befreien.
Wähle, wer die Zahlung erhalten soll.
Setze links bei jedem Mitglied ein Häkchen und klicke auf Senden. Mit dem obersten Kästchen wählst du alle in der Liste aus. Wenn das Kästchen vor einem Namen leer bleibt, erhält dieses Mitglied die Zahlung nicht.
⚠️ HINWEIS! Eine gesendete Zahlung kann nicht gelöscht werden. Wenn ein Mitglied doch nicht zahlen soll, musst du es befreien. Das geht nur für ein Mitglied nach dem anderen.
Das Mitglied erhält die Zahlung in der App oder per E-Mail.
Wenn das Mitglied die App nutzt, kommt die Zahlung dort an. Andernfalls wird sie per E-Mail gesendet. Damit das Mitglied sie in der App erhält, muss es außerdem in einer Gruppe sein.
Eine Zahlungsanforderung in einem Anmeldeformular verwenden
Wenn du die Zahlungsanforderung mit einem Anmeldeformular verbindest, gibt es zwei Einschränkungen, die du beachten solltest:
Ratenzahlung wird zur Einmalzahlung
Wenn das Mitglied bei der Anmeldung bezahlt, zahlt es den vollen Betrag auf einmal, auch wenn die Anforderung als Ratenzahlung eingerichtet ist. Wenn das Mitglied in Raten zahlen soll, musst du es auf die übliche Weise zur Zahlungsanforderung hinzufügen. Wenn dir Ratenzahlung wichtig ist, kann die Verbindung der Anforderung mit dem Formular daher ihrem Zweck entgegenwirken.
Verlängerungen können vor Ablauf der Frist nicht neu bepreist werden
Wenn die Verlängerung mit einem Anmeldeformular verbunden ist, kannst du den Preis nicht ändern, bevor die Zahlungsfrist abgelaufen ist. Wenn der Preis geändert werden muss, musst du warten, bis die Frist abgelaufen ist.
Mitglieder, die eine Einladung zur Verlängerung erhalten haben, erscheinen erst in der Empfängerliste, wenn sie die Anmeldung abgeschlossen haben. Bis dahin kannst du in der Zahlungsanforderung nicht sehen, wer die Einladung erhalten hat.
Häufig gestellte Fragen
Warum funktioniert der Familienrabatt nicht?
Warum funktioniert der Familienrabatt nicht?
Fast immer liegt die Ursache in der Einrichtung, nicht an einem Fehler in Spond. Am häufigsten wurde eine Familienmitgliedschaft als eigener Mitgliedstyp eingerichtet. Das funktioniert nicht. Jedes Mitglied sollte seinen gewöhnlichen Mitgliedstyp mit dem passenden Preis haben, und der Rabatt wird ausschließlich über die Rabatteinstellungen gesteuert, also Prozent oder Max. Gesamtpreis.
Wenn du Max. Gesamtpreis verwendest, gib den maximalen Gesamtpreis der Familie ein. Der Rabatt gilt dann, wenn drei Dinge gegeben sind:
Die Familienmitglieder sind in derselben Zahlungsanforderung.
Sie zahlen gleichzeitig.
Sie haben denselben Zahlungskontakt.
Fehlt eine davon, zahlen die Mitglieder den vollen Preis. Deshalb zahlt auch ein Familienmitglied den vollen Preis, das hinzugefügt wird, nachdem die erste Zahlung abgeschlossen wurde. Du musst dann den Betrag anpassen oder das Mitglied manuell befreien.
Wenn du ein norwegischer Sportverein bist, muss das Mitglied mindestens 50 NOK zahlen, um bei NIF zu zählen. Wenn du ein Familienmitglied vollständig befreist, zählt es nicht. Eine Alternative ist, 50 NOK aus der ersten Zahlungsanforderung zu erstatten, bei der die Familie den Höchstpreis erreicht hat.
Kann ich eine Zahlungsanforderung bearbeiten, nachdem sie gesendet wurde?
Kann ich eine Zahlungsanforderung bearbeiten, nachdem sie gesendet wurde?
Ja, vieles lässt sich ändern, du musst die Anforderung also nicht neu erstellen, wenn etwas schiefgelaufen ist. Was du tun kannst, hängt davon ab, ob du etwas für ein einzelnes Mitglied oder in der Einrichtung selbst änderst.
Bei einzelnen Empfängern kannst du Folgendes ändern, und die Änderung wird automatisch mit dem Mitglied synchronisiert:
Das Mitglied von der Zahlung befreien
Produkte ändern
Den Betrag ändern
Die Zahlungsart ändern
Die Anzahl der Raten ändern
Das Fälligkeitsdatum ändern, solange das Mitglied noch nicht mit einer Ratenzahlung begonnen hat. Wenn die Raten bereits laufen, kannst du nur einzelne Raten bearbeiten oder befreien.
In der Einrichtung kannst du zum Beispiel das Auszahlungskonto und die Anzahl der Tage bis zur Zahlung ändern, aber diese Änderungen gelten nur für neue Mitglieder, die danach hinzugefügt werden. Mitglieder, die die Anforderung bereits erhalten haben, behalten, was galt, als sie sie erhielten. Wenn eines davon eine neue Zahlungsfrist erhalten soll, musst du sie beim Mitglied ändern.
Wie finde ich heraus, wer nicht bezahlt hat?
Wie finde ich heraus, wer nicht bezahlt hat?
Derzeit gibt es keine Übersicht über unbezahlte Zahlungen auf Vereinsebene. Du musst in jede Zahlungsanforderung gehen und dort filtern. Den Zahlungsstatus pro Mitglied siehst du außerdem in der Mitgliederliste.
Wie gehen wir mit der Transaktionsgebühr um?
Wie gehen wir mit der Transaktionsgebühr um?
Du entscheidest, ob der Verein oder das Mitglied die Gebühr trägt.
Gebühr im Preis enthalten. Das Mitglied zahlt den Preis, den du festgelegt hast, und der Verein erhält den Preis abzüglich der Gebühr. Die Berechnung lautet Produktpreis x prozentuale Gebühr + feste Gebühr. Bei einem Produkt für 1000 NOK sind das 1000 NOK x 2,99 % + 2 NOK, also etwa 32 NOK. Das Mitglied zahlt 1000 NOK, und der Verein erhält 968 NOK.
Gebühr zum Preis hinzufügen. Die Gebühr wird aufgeschlagen, und der Verein erhält den vollen Produktpreis. Die Berechnung lautet Gesamtpreis inklusive Gebühr x prozentuale Gebühr + feste Gebühr. Wenn der Verein 1000 NOK erhalten soll, sind das 1033 NOK x 2,99 % + 2 NOK, also etwa 33 NOK. Das Mitglied zahlt 1033 NOK, und der Verein erhält 1000 NOK.
Gilt dasselbe für Mitgliedsbeiträge, die an NIF gemeldet werden? 🇳🇴
Gilt dasselbe für Mitgliedsbeiträge, die an NIF gemeldet werden? 🇳🇴
Nein, hier gibt es mehrere Dinge zu beachten. Lies Wie du Zahlungsanforderungen einrichtest, die mit NIF synchronisiert werden und Was ist die Transaktionsgebühr in Spond Club?, bevor du sendest.
⚠️ HINWEIS! Der Verein ist dafür verantwortlich, das Kästchen anzukreuzen, wenn ein Mitgliedsbeitrag an NIF gemeldet werden soll. Wenn das nicht korrekt geschieht, hilft Spond dir bei der Korrektur, aber dem Verein werden die zusätzlichen Kosten pro Mitglied nach Mitgliederzahl sowie eine Verwaltungsgebühr von 10.000 NOK in Rechnung gestellt. Es lohnt sich, das Kästchen vor dem Senden noch einmal zu prüfen.
Kann ich die Kontakt-E-Mail einer Zahlungsanforderung ändern?
Kann ich die Kontakt-E-Mail einer Zahlungsanforderung ändern?
Nicht selbst. Die E-Mail-Adresse ist automatisch mit dem Administrator verknüpft, der die Anforderung erstellt, und es gibt weder bei der Erstellung noch danach ein Feld, um sie zu ändern. Das ist eine bewusste Designentscheidung, kein Fehler.
Wenn du bei einer bereits gesendeten Anforderung eine andere Adresse brauchst, kann der Spond-Support sie für dich ändern. Melde dich bei uns, dann kümmern wir uns darum.