So ändern Sie die Bankkontonummer eines Clubkontos

Wenn Ihr Verein die Bank wechselt oder eine neue Kontonummer erhält, die die aktuell verwendete Kontonummer unter der Zahlungsmethode Clubkonten in Spond Club ersetzen soll, gibt es einige Punkte zu beachten und Schritte durchzuführen.

Prüfen Sie zunächst, ob das Clubkonto aktiv für Ratenzahlungen, Abonnementzahlungen oder Anmeldeformulare mit Abonnement genutzt wird.

⚠️ HINWEIS! Nehmen Sie alle notwendigen Änderungen zuerst unter Einstellungen → Finanzen → Clubkonten vor. Nehmen Sie keine Änderungen direkt an einzelnen Zahlungsaufforderungen oder Anmeldeformularen vor.

Wählen Sie die richtige Vorgehensweise basierend auf dem jeweiligen Kontotyp.

Clubkonto, das in einer Zahlungsaufforderung mit aktiven Raten oder in einem Anmeldeformular mit Abonnement verwendet wird

Ändern Sie nicht, welches Clubkonto in aktiven Zahlungsaufforderungen oder Anmeldeformularen verwendet wird. Wenn Sie das tun, werden alle laufenden Zahlungsanforderungen (Raten und Abonnements) beendet. Sie können nicht reaktiviert werden.
Wenn Sie bei einer Zahlung mit Raten oder einem Abonnement zu einem neuen Clubkonto wechseln, müssen Sie eine neue Zahlungsaufforderung oder ein neues Anmeldeformular erstellen und alle Mitglieder erneut hinzufügen. Das bedeutet zusätzliche Arbeit für den Verein.

So ändern Sie die Kontonummer und stellen sicher, dass Raten und Abonnements weiterlaufen

Wenden Sie sich an den Spond-Support. Wir aktualisieren die Kontonummer direkt in unserer Zahlungsplattform Stripe für Sie. Teilen Sie uns mit, welches Konto geändert werden soll (ein Link zum Konto in Ihrer Nachricht ist hilfreich), und was die neue Kontonummer ist.
Wir aktualisieren die Einstellungen, sodass Zahlungen auf das neue Konto überwiesen werden. Das bestehende Clubkonto in Spond Club wird umbenannt, um die Änderung widerzuspiegeln. Behandeln Sie dieses Konto ab sofort als inaktiv. Verwenden Sie es nur noch für laufende Zahlungsaufforderungen oder Anmeldeformulare, bis alle Zahlungsanforderungen abgeschlossen sind.
Erstellen Sie ein neues Clubkonto mit der neuen Kontonummer.
Kopieren Sie Ihre aktiven Zahlungsaufforderungen und alle verwendeten Anmeldeformulare, und verknüpfen Sie diese mit dem neuen Clubkonto. Verwenden Sie die neuen Aufforderungen und Formulare für alle neuen Mitglieder. Fügen Sie keine neuen Mitglieder zu den alten Zahlungsaufforderungen oder Anmeldeformularen hinzu.
Öffnen Sie die alten Zahlungsaufforderungen und befreien Sie alle, die noch nicht begonnen haben.
In den Abrechnungsberichten für dieses Konto wird in allen früheren Berichten jetzt die neue Kontonummer angezeigt. Welches Konto das ursprüngliche war, ist im Titel des alten Clubkontos angegeben. Clubadministratoren sollten sich davon Kenntnis nehmen und ihren Buchhalter informieren. Das ist ein weiterer Grund, so viele Mitglieder wie möglich zur neuen, aktiven Zahlungsaufforderung zu wechseln.

Clubkonto, das für Abonnementzahlungen verwendet wird

Wenn das Konto nur für normale Zahlungsaufforderungen und Abonnementzahlungen genutzt wird, kann der Spond-Support die Kontonummer auf dem entsprechenden Clubkonto aktualisieren.

Das Geld geht auf das neue Konto, aber Spond Club zeigt weiterhin die alte Kontonummer an.

Das kann eine gute vorübergehende Lösung sein. Sie können zum Beispiel die bestehende Abonnementzahlung zum Semesterwechsel (z. B. am 1. Januar oder 1. Juli) beenden und dann eine neue Abonnementzahlung erstellen, die mit der neuen Kontonummer verknüpft ist. Die richtige Kontonummer wird dann in Spond Club angezeigt.

So verwalten Sie Abonnementzahlungen

Wenden Sie sich an den Spond-Support. Wir aktualisieren die Kontonummer direkt in unserer Zahlungsplattform Stripe für Sie. Teilen Sie uns mit, welches Konto geändert werden soll (ein Link zum Konto in Ihrer Nachricht ist hilfreich), und was die neue Kontonummer ist.
Wir aktualisieren die Einstellungen, sodass Zahlungen auf das neue Konto überwiesen werden. Das bestehende Clubkonto in Spond Club wird umbenannt, um die Änderung widerzuspiegeln. Behandeln Sie dieses Konto ab sofort als inaktiv. Verwenden Sie es nur noch für laufende Zahlungsaufforderungen oder Anmeldeformulare, bis alle Zahlungsanforderungen abgeschlossen sind.
Erstellen Sie ein neues Clubkonto mit der neuen Kontonummer. Optional: Erledigen Sie das später, wenn es besser passt.
Beenden Sie die laufende Abonnementzahlung, die unter der alten Kontonummer aufgeführt ist, wenn es passt.
Kopieren Sie die bestehende Abonnementzahlung und verknüpfen Sie sie mit dem neuen Clubkonto. Alle Mitglieder erhalten eine neue Zahlungsaufforderung. Das Abonnement wird ab dem Tag wieder aktiv, an dem sie die erste Forderung manuell bezahlen.
Wenn Ihr Verein aktive Zahlungsaufforderungen ohne Raten hat, können Sie entweder eine neue Aufforderung erstellen, die mit dem neuen Clubkonto verknüpft ist, oder das Konto direkt in der bestehenden Zahlungsaufforderung ändern.
Wenn Sie das Letztere wählen, befreien Sie alle, die noch nicht bezahlt haben, und aktivieren Sie sie dann erneut, um Zahlungsaufforderungen zu senden, die auf das neue Clubkonto gehen.
Das Datum der Änderung ist im Titel des alten, inaktiven Clubkontos angegeben. Clubadministratoren sollten sich davon Kenntnis nehmen und ihren Buchhalter informieren.
Wir empfehlen, neue Zahlungsaufforderungen zu erstellen und so viele Mitglieder wie möglich zur neuen, aktiven Aufforderung zu wechseln.

Clubkonto, das nicht für Zahlungsaufforderungen mit aktiven Raten oder Abonnements oder für Anmeldeformulare mit einem Abonnement verwendet wird

Wenn das Konto nicht für laufende Raten oder Abonnements oder in einem Anmeldeformular mit Abonnement verwendet wurde, empfehlen wir, es nicht zu löschen.

Benennen Sie das Clubkonto stattdessen um, sodass deutlich ist, dass es nicht mehr verwendet wird.

Der Grund: Ihr Verein behält damit alle Abrechnungsberichte, die mit diesem Konto verknüpft sind.

In Gruppen in der Spond-App eingerichtete Konten

Wir empfehlen, dass Ihr Verein alle Bankkonten in Spond Club als separate Clubkonten einrichtet und diese mit den einzelnen Gruppen teilt. Aktivieren Sie gleichzeitig die Einstellung "Keine privaten Konten erlauben" unter Einstellungen und Gruppeneinstellungen. Dadurch können Gruppenadministratoren keine Konten in der App einrichten. Ihr Verein hat dann die volle Kontrolle über alle Konten, und die gesamte Historie erscheint in den Abrechnungsberichten in Spond Club.

Wenn Sie Zahlungsmethoden in der App für Gruppenadministratoren beibehalten, muss jeder Administrator entweder den Spond-Support kontaktieren, um dies zu ändern, oder eine neue Zahlungsmethode mit dem neuen Bankkonto erstellen. Damit die Zahlungsmethode in Spond Club sichtbar ist, muss das Konto als Organisationskonto und nicht als privates Konto registriert sein.

Häufig gestellte Fragen

Was passiert, wenn wir das Clubkonto auf einer aktiven Zahlungsaufforderung wechseln?

Alle laufenden Zahlungsanforderungen werden beendet, sowohl Raten als auch Abonnements, und sie können nicht reaktiviert werden. Sie müssten eine neue Zahlungsaufforderung erstellen und alle Mitglieder erneut hinzufügen. Wenden Sie sich stattdessen an den Spond-Support, und wir aktualisieren die Kontonummer, ohne dass die Zahlungsanforderungen gestoppt werden.

Sollten wir das alte Clubkonto löschen?

Nein, benennen Sie es stattdessen um, sodass deutlich ist, dass es nicht mehr verwendet wird. Ihr Verein behält damit alle Abrechnungsberichte, die mit diesem Konto verknüpft sind.

Warum zeigt Spond Club weiterhin die alte Kontonummer an?

Das ist zu erwarten, wenn der Spond-Support die Kontonummer auf einem bestehenden Clubkonto aktualisiert hat. Das Geld geht auf das neue Konto, auch wenn die Anzeige nicht aktualisiert wurde.

Was muss der Buchhalter wissen?

Dass frühere Abrechnungsberichte für das Konto jetzt die neue Kontonummer anzeigen. Welches Konto das ursprüngliche war, ist im Titel des alten Clubkontos angegeben.

Warum ist das Bankkonto aus der App nicht in Spond Club sichtbar?

Das Konto muss als Organisationskonto registriert sein, nicht als privates Konto.

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