Ceci est un exemple d'un club britannique où la devise est définie en livre, mais vous verriez évidemment votre devise locale.
Cette solution de facturation s'adresse aux membres qui reçoivent un soutien financier ou aux membres qui, pour diverses raisons, ne peuvent pas payer en ligne.
La facturation et le paiement manuel dans Spond Club vous permettront de créer une demande de paiement ordinaire, puis de créer une facture que vous téléchargez et envoyez manuellement par e-mail ou impression. Quand quelqu'un a payé via par exemple par transfert de compte ou d'autres méthodes, vous pouvez enregistrer manuellement ce paiement avec la date de paiement et le champ de commentaire à usage interne.
Vous pouvez créer une facture et enregistrer un paiement manuel pour une demande de paiement en saisissant un paiement (par exemple, abonnements annuels 2020), en sélectionnant un membre qui a reçu une demande, puis en appuyant sur le menu déroulant comme indiqué ci-dessous.
Ici, vous obtenez les options Créer une facture et Enregistrer un paiement manuel.
Remarque : Afin de générer une facture ou d'enregistrer un paiement manuel, vous devez d'abord avoir envoyé une demande de paiement à la personne.
Créer une facture
Lorsque vous créez une facture, vous pouvez ajuster la date d'échéance.
Par défaut, la description de la facture contiendra "Marquer le paiement avec le numéro de facture : xxxxxxxx".
Le but de ce texte standard est de permettre au club d'identifier plus facilement un paiement.
Vous pouvez choisir les segments de paiement et les produits optionnels à inclure dans la facture. Si vous souhaitez modifier l’un des prix vous pouvez le faire en éditant la demande originale que la personne a envoyé.
Si vous ne savez pas quels produits optionnels le destinataire souhaite acheter, vous devez clarifier cela avant d'envoyer la facture afin de pouvoir cocher ces produits.
Vous pouvez créer une nouvelle facture même si vous en avez déjà créé une précédente. La nouvelle facture écrasera alors l'ancienne et portera un nouveau numéro de série.
Une fois que vous avez correctement configuré la facture, vous pouvez la télécharger au format PDF et la transmettre par e-mail, Spond Club ou d'autres canaux.
Enregistrer un paiement manuel
Entrez la date de paiement et la note de paiement, par exemple "payé en espèces ...", "transfert directement via la banque" ... etc.
Cochez ensuite les segments de paiement et tous les produits optionnels pour lesquels la personne a payé. Si la personne en question a payé un prix différent de celui sur la facture (par exemple en raison d'un accord oral), vous devez alors modifier le prix dans la demande d'origine avant d'enregistrer le paiement manuel afin que les comptes pour le paiement soient corrects.
Vous ne pouvez enregistrer qu'un seul paiement manuel par demande de paiement, c'est-à-dire un seul paiement par membre et par paiement. C'est le même fonctionnement que les paiements par carte (VISA / MasterCard), à savoir qu'un seul paiement peut être effectué par membre et par demande de paiement.
Si vous souhaitez enregistrer un paiement qui s'applique à une famille qui a reçu une réduction familiale, le montant payé doit être distribué à tous les membres de la famille et enregistré manuellement pour chaque membre de la famille.