Innmeldinger gir deg en oversikt over både nye og godkjente innmeldinger. Du kan se hvilke medlemmer som nylig har søkt om medlemskap og administrere disse forespørslene. I tillegg kan du holde oversikt over de medlemmene som allerede er godkjent, slik at du alltid har en oppdatert medlemsliste.
Nye innmeldinger
Når du er i menyen "innmeldinger" vil du finne en oversikt over alle "Nye innmeldinger" i fanen med samme navn.
Bruk filtreringsfunksjonen for å filtrere frem til ønsket innmelding hvis man har behov for det.
Ved å markere en, flere eller alle medlemmene kan du godta eller avvise flere samtidig.
Du har også muligheten til å gå inn på hvert enkelt medlem for å godkjenne etter medlemmet har betalt, godkjenne, redigere og lagre(uten å godkjenne med en gang) eller avvise innmeldingen, du vil også kunne legge til, endre eller slette én gruppe for medlemmet. Dette kan du gjøre på to måter:
Merk av i boksen til venstre for navnet og klikk på "rediger-knappen" lenger opp på siden.
Klikk direkte på navnet til personen du vil redigere. Da åpnes en ny side med en oversikt over informasjonen medlemmet har oppgitt. "Rediger-knappen" finner du øverst over medlemsinformasjonen.
Redigering og godkjenning er vanligvis nødvendig hvis medlemmet ikke har valgt hvilken eller riktig gruppe de ønsker å være med i, eller hvis informasjonen er feil som for eksempel ved feil stavet navn eller lignende.
Når du eventuelt har gjort endringer og klikket Lagre, vil du på neste side se både informasjonen medlemmet opprinnelig oppga ved innmelding og endringene klubben har gjort.
Dette gjør det enkelt for administratorer å få oversikt over hva medlemmet har registrert, samt hvilke justeringer som er gjort av klubben før godkjenning.
⚠️ MERK! Du kan ikke tildele et medlem flere enn en gruppe i redigeringsmodus.
For å tildele et aktivt medlem flere grupper, søk opp det godkjente medlemmet under “Medlemmer” → “Aktive medlemmer”, scroll ned til “Grupper”, og klikk på “Legg til i gruppe”.
Innmelding statuser
Når du har navigert til “Innmeldinger”, vil du se en liste over personer som har meldt seg inn. I oversikten kan de ulike innmeldingene ha forskjellige statuser:
Venter på godkjenning: Dette betyr at medlemmet har søkt om medlemskap i klubben via klubbens innmeldingsskjema, og nå venter på at klubben skal behandle den nye innmeldingen. Som klubbadministrator har dere da tre valg; godkjenne medlemmet med en gang, avvise den nye innmeldingen, eller sende en betalingsforespørsel ("godkjenn etter betaling"). Ved sistnevnte vil medlemmet automatisk bli godkjent som nytt medlem i klubben og få tilgang til Spond-gruppen, så fort de har fullført betalingen.
Venteliste: Denne registreringen er på venteliste på grunn av gruppe- eller undergruppekapasitet. Andre har meldt seg inn i samme gruppe før dette medlemmet. Man kan fortsatt godkjenne denne registreringen, men det vil forskyve påmeldingen til medlemmet som ligger foran i køen.
Betalingen er utløpt: Den avtalte tiden for å gjennomføre eller fullføre betalingen har gått ut.
Betalingen behandles: Dette betyr at medlemmet har mottatt betalingsforespørselen, og at det nå ventes på at betalingen skal gjennomføres. (Det er ikke mulig å sende et nytt krav eller avvise forespørselen).
Du har imidlertid mulighet til å justere prisen, fjerne enkeltprodukter eller slette hele betalingen fra påmeldingen/innmeldingen.
Les mer her om hvordan du gjør dette.
Medlemskapsfornyelser
Denne varsler om antall medlemmer som har fornyet sitt medlemskap via medlemssfornyelse funksjonen i Spond club og som kun venter godkjenning.
Godkjente innmeldinger
Godkjente innmeldinger gir en oversikt over medlemmer som har fullført innmeldingsprosessen og blitt formelt registrert i klubben. Her vil du kunne se informasjon som navn, medlemstype, innmeldingsdato og eventuelle andre relevante detaljer knyttet til hver enkelt medlems registrering.
Klikker du på et medlem i listen vil du se en oversikt over informasjonen som er registrert på medlemmet. Har du gjort endringer på medlemmet før/ved godkjenning vil du se både informasjonen medlemmet opprinnelig oppga ved innmelding og endringene klubben har gjort.
Dette gjør det enkelt for administratorer å få oversikt over hva medlemmet har registrert, samt hvilke justeringer som er gjort av klubben.
Importer Innmeldinger
Slik importer du innmeldinger
Slik importer du innmeldinger
Velg å bruk en Excel-mal eller et ferdig utfylt Excel-skjema for å importere innmeldinger fra et ønsket innmeldingsskjema. Ved å bruke en forhåndsdefinert Excel-mal, sikrer du at alle nødvendige felter er inkludert og formatert riktig, noe som gjør importprosessen enkel og effektiv. Alternativt om man har et ferdig utfylt Excel-skjema som allerede inneholder all relevant informasjon kan man bruke "Last opp fullført fil"
Om det er en feil i skjemaet, vil en feilmelding gi deg en pekepinn på hva som må rettes.
Eksport
Under fanen "Nye innmeldinger" kan du eksportere alle eller utvalgte personer fra listen til en Excel-fil.
⚠️ MERK! Det er foreløpig ikke mulig å eksportere listen over godkjente påmeldinger til en Excel-fil.
Eksportere alle nye innmeldinger
Eksportere alle nye innmeldinger
For å eksportere alle nye innmeldinger, klikker du i avhukingsboksen øverst på listen, over det første medlemmet.
Alle medlemmene vil da bli markert, og nye knapper vises øverst på siden.
Klikk på "Eksporter", så lastes filen ned automatisk.
Eksportere utvalgte medlemmer
Eksportere utvalgte medlemmer
For å eksportere utvalgte medlemmer fører du pilen til venstre for personen du vil ha med i eksporten, da vil en avhukingsboks dukke opp
Klikk i boksen og meldemmet blir markert. Gjør det samme på den eller de andre medlemmene du ønsker å ha med i eksporten.
Nye knapper vises øverst på siden. Klikk på "Eksporter", så lastes filen ned automatisk.
Ofte stilte spørsmål
Hva gjør jeg hvis en innmelding får duplikatvarsel?
Hva gjør jeg hvis en innmelding får duplikatvarsel?
Hvis du får et duplikatvarsel på en innmelding, betyr det at systemet har oppdaget at innmeldingen kan være knyttet til et eksisterende medlem. Før du godkjenner innmeldingen, bør du derfor sjekke om dette faktisk er et duplikat.
Sjekk først om det er et reelt duplikat
Vurder om innmeldingen gjelder:samme person som allerede finnes i medlemslisten, eller
et annet medlem som ved en feil har brukt samme kontaktinformasjon
Hvis det er to forskjellige personer
Da er kontaktinformasjonen feil registrert på enten det nye eller det eksisterende medlemmet.
Du kan da gjøre én av følgende:Oppdater kontaktinformasjonen på det eksisterende medlemmet, og godkjenn innmeldingen etterpå.
Bruk funksjonen Rediger og godkjenn og korriger kontaktinformasjonen direkte på innmeldingen før du lagrer.
Hvis det er samme person
Da anbefales det å gjøre én av disse:
Alternativ 1
Overfør eventuelle nye opplysninger fra innmeldingen til den eksisterende profilen.
Avslå deretter innmeldingen.
Alternativ 2
Velg Rediger og godkjenn, fjern kontaktinformasjonen og lagre.
Gå til medlemslisten og finn begge profilene.
Bruk funksjonen Slå sammen for å samle profilene til én.